Po powrocie pracowników z delegacji zawsze żądamy, aby przekazali nam bilety komunikacji miejskiej, potwierdzające, że ponieśli koszty jazd lokalnych. Na tej podstawie wypłacamy ryczałty. Pracownik zarzucił nam, że niepotrzebnie żądamy tych dokumentów. Czy ma rację? – pyta czytelnik.

Tak.

Ryczałt przeznaczony na przejazdy środkami komunikacji miejscowej przysługuje bez konieczności potwierdzenia jakimikolwiek dokumentami poniesienia wydatków na te przejazdy. Pracodawca może pobrać jedynie oświadczenie pracownika wskazujące na to, czy ponosił on koszty takich przejazdów.

Czytaj także: Nie trzeba płacić ryczałtu na jazdy lokalne za każdy dzień delegacji

Zgodnie z § 9 rozporządzenia MPiPS z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (DzU poz. 167), ryczałt na przejazdy środkami komunikacji miejscowej w delegacji krajowej przysługuje w wysokości 20 proc. aktualnej kwoty diety. Obecnie wynosi on zatem 6 zł. Nalicza się go za każdą rozpoczętą dobę trwania podróży służbowej.

Ryczałt ten nie przysługuje w dwóch grupach sytuacji:

- jeśli pracownik nie ponosi kosztów przejazdów lokalnych (np. miejsce spotkania, na które został wysłany, znajduje się obok dworca kolejowego),

- gdy pracodawca wyrazi, na wniosek pracownika, zgodę na pokrycie udokumentowanych kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej; w tym przypadku pracownik musi przedstawić dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków – najczęściej są to bilety za przejazdy lokalne, ale może to być również np. rachunek czy paragon za przejazd taksówką.

U czytelnika mamy niejako odwrócenie sytuacji. Z przepisów rozporządzenia wynika, że ryczałt przysługuje co do zasady zawsze. Dopiero spełnienie wymienionych warunków negatywnych skutkuje brakiem do niego prawa. Tymczasem u czytelnika pracownicy muszą udowodnić, że przysługuje im rozliczenie jazd lokalnych. Faktycznie pracodawca powinien dowiedzieć się, czy pracownik ponosił koszty jazd lokalnych, ale nie może domagać się konkretnych dokumentów (tak jak w tym przypadku – skasowanych biletów na przejazdy komunikacją miejską). W tym celu powinien pobierać jednak od pracownika oświadczenie.

Autopromocja
Historia Uważam Rze

Teraz z darmową dostawą i e‑wydaniem gratis!

ZAMÓW

Co istotne, dojazdy środkami komunikacji miejscowej to pojęcie szerokie, które obejmuje wszystkie środki komunikacji. W tym zaś przypadku pracodawca ogranicza je jedynie do komunikacji miejskiej, transportu zbiorowego. Rozporządzenie delegacyjne w § 5 wręcz wyłącza obowiązek dołączania do rozliczenia kosztów podróży takich dokumentów. ?

—Marek Rotkiewicz, prawnik