Zwiastun szybszego procesu

Jednym z priorytetów informatyzacji postępowania cywilnego powinno być usprawnienie czynności procesowych oraz przyspieszenie rozpoznawania spraw poprzez wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań technologicznych usprawniający przepływ informacji.  Docelowo odpowiedzią na potrzeby obywateli i sądów będzie Elektroniczne Biuro Podawcze, które umożliwi aktywną wymianę danych w toku postępowania poprzez doręczenia elektroniczne, a także pism procesowych. Pierwszym zwiastunem nowego modelu jest Portal Informacyjny Sądów Powszechnych, który w swoim obecnym kształcie urzeczywistnia ideę pojedynczego punktu kontaktowego udostępniającego statycznie uprawnionym lub upoważnionym na podstawie przepisów szczególnych podmiotom informację sądową.

Prezes sądu wyda zarządzenie

Pierwsze portale dostępowe powstały już w 2008 r. Przez długi czas o takim sposobie udostępniania informacji sądowej decydował każdorazowo prezes sądu, wydając   zarządzenie. Dopiero 1 października 2012 r. weszło w życie rozporządzenie ministra sprawiedliwości zmieniające regulamin urzędowania sądów powszechnych. Zgodnie z art. 90a tego regulaminu prezes sądu może zarządzić udostępnienie danych o sprawie stronom i ich przedstawicielom za pośrednictwem kont w systemie teleinformatycznym.

Za zgodą prezesa sądu strony mogą także udzielić dostępu do danych o sprawie innym osobom, posiadającym konta w systemie, jeżeli tym osobom przysługuje uprawnienie do ich przeglądania. System teleinformatyczny zapewnia m.in. dostęp do informacji o sprawie, wyszukiwanie danych i ich sortowanie, możliwość odtworzenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, a także zabezpieczenie przed nieautoryzowanym dostępem oraz wprowadzeniem nieuprawnionych zmian (art. 98b regulaminu). W danym sądzie Portal Informacyjny (PI) powoływany jest na podstawie zarządzenia prezesa sądu. Warunki korzystania oraz opis funkcjonalności określone zostały w regulaminie, który stanowi załącznik do zarządzenia.

Oszczędza czas ?i pieniądze

Za jego pośrednictwem podmiot upoważniony lub uprawniony w myśl obowiązujących przepisów prawa, w szczególności strona postępowania i jej pełnomocnik, a także sędzia lub prokurator, może sprawnie i szybko uzyskać informację sądową. Portal to alternatywa dla tradycyjnych metod komunikacji z sądem, czyli za pośrednictwem telefonu bądź listownie. PI prezentuje wszystkie czynności sądu, które zostały odnotowane w systemie repertoryjno-biurowym, oraz pozwala zapoznać się z elektroniczną postacią dokumentów sądowych.

Tym samym użytkownik może na bieżąco śledzić stan sprawy (tzn. na jakim etapie procedowania znajduje się obecnie sprawa), czynności podejmowane przez sąd wraz z określeniem daty ich wykonania, wyznaczone terminy posiedzeń (wraz z możliwością naniesienia ich na spersonalizowany kalendarz elektroniczny). Za pośrednictwem PI zalogowany użytkownik ma możliwość nie tylko biernego zapoznania się ze stanem sprawy oraz z treścią pism sądowych (pisma wychodzące, wyroki, postanowienia, uzasadnienia, protokoły z rozpraw), ale także zapisania ich na prywatnym komputerze.

Gdy z rozprawy został sporządzony protokół elektroniczny, możliwe jest jego odsłuchanie, a także zapisanie na dysku i odsłuchanie przy wykorzystaniu programu ReCourt Player, bez potrzeby składania dodatkowego wniosku do sądu.

Ten model udostępniania e-protokołu pozwala oszczędzić czas i pieniądze zarówno   sądu, jak i zainteresowanego, ponieważ uwalnia od konieczności wnoszenia opłat sądowych, nagrywania, zakupu płyt CD i ich odbioru. System automatycznie generowanych powiadomień mailowych zapewnia informowanie użytkownika o statusie jego konta, zmianach dokonanych w sprawach, nadchodzących posiedzeniach oraz pojawieniu się nowych spraw na liście.

Do korzystania z PI konieczna jest uprzednia rejestracja użytkownika drogą elektroniczną oraz potwierdzenie tożsamości podczas osobistego stawiennictwa w sądzie. Dotychczas, aby korzystać z portali przeznaczonych dla danej apelacji, konieczne było każdorazowe przejście procedury rejestracji.

Obecnie uruchomiona została nowa funkcja, która umożliwia identyfikację za pośrednictwem zaufanego konta. Osoba, która przeszła procedurę weryfikacyjną w jakimkolwiek sądzie, gdzie jest uruchomiony PI, zyskuje status zaufanego użytkownika i może się logować w pozostałych portalach przy wykorzystaniu swojego loginu i hasła.

Funkcja ta dotyczy jedynie zintegrowanych ze sobą portali informacyjnych. Użytkownik może za pośrednictwem systemu udzielić dostępu do danych o sprawie innym osobom posiadającym konta w tym systemie, o ile osobom tym przysługuje uprawnienie do ich przeglądania (np. aplikantowi), jednakże dostęp jest ograniczony do przeglądania danych o sprawie.

Ważne wsparcie

PI niewątpliwie wspomaga  pracę sądów oraz profesjonalnych pełnomocników, a także przyczynia się do przyspieszenia postępowania. Do sądów w 2012 r. wpłynęło łącznie ok. 14 040 tys. spraw (o 456 tys. więcej niż w 2011 r.). Przeciętny czas postępowania kształtuje się w sądach okręgowych w granicach do sześciu miesięcy (65,4 proc.), a w rejonowych do trzech miesięcy (51,7 proc.). W każdej z tych spraw konieczne jest, zgodnie z przepisami ustaw procesowych, udzielanie informacji o sprawie, co tworzy ogromne koszty obsługi korespondencji i angażuje bezpośrednio pracowników sądów, gdy konieczne jest odbieranie telefonów lub realizowanie uprawnień stron bezpośrednio w sekretariacie. Podobnie rosną koszty uczestników postępowania i ich pełnomocników. Większość zapytań dotyczy aktualnego stanu sprawy lub zapoznania się z dokumentami sądowymi, w szczególności z protokołami sądowymi.