Bazy danych dla firm. Porady

Zmiana zarządu firmy to, jak wiedzą specjaliści od marketingu, dogodna okazja dla dostawców towarów i usług, by zyskać nowego klienta. Często bowiem w takiej sytuacji dochodzi do małej rewolucji w zarządzaniu przedsiębiorstwem. Podejmowane są np. decyzje o outsourcingu niektórych obszarów działalności czy o inwestycjach, choćby takich jak zakup nowocześniejszego sprzętu biurowego.

Doświadczeni handlowcy zwracają też baczną uwagę na firmy, które właśnie zmieniają adres. Jest bardzo prawdopodobne, że po przeprowadzce do nowej siedziby będą potrzebować mebli albo usług budowlanych.

Warto też przyjrzeć się szefowi firmy i jego współpracownikom. Jeśli nowe funkcje łączą się z awansem i wyższym statusem, osoby te mogą stać się atrakcyjnymi klientami dostawców usług i dóbr luksusowych.

Reklama czy informacja

Informacje o zmianach zarządów firm czy ich siedzib – a także wiele innych danych potencjalnie ważnych dla dostawców i partnerów handlowych przedsiębiorstwa – można znaleźć w profesjonalnych bazach danych przeznaczonych dla biznesu. Bazy takie są szczególnie cenne dla firm nowych lub wchodzących na nowe rynki.

Przedsiębiorstwa zagraniczne rozpoczynające działalność w Polsce lub dopiero się do tego przymierzające z zasady sięgają po dostępne u nas zasoby informacji o firmach, które mogą być ich klientami, dostawcami czy kooperantami. Polscy przedsiębiorcy robią to rzadziej i często bez przekonania.

– Większość z nich woli polegać na osobistych kontaktach, znajomości branży i doświadczeniu. I wielu nie potrafi posługiwać się bazami danych – twierdzi Jarosław Nowrotek, prezes firmy Centralny Ośrodek Informacji Gospodarczej, oferującej specjalistyczne bazy danych na nośnikach elektronicznych.

Uwagi te dotyczą także firm nowo zakładanych, dla których możliwie szybkie zaistnienie na rynku i dotarcie do klientów jest sprawą kluczową. Szefowie przedsiębiorstw bardziej wierzą w reklamę, choć jej koszty niejednokrotnie są wyższe. Bo jak twierdzi wielu ekspertów, w Polsce wolimy tradycyjne, pasywne sposoby kontaktowania się z rynkiem.

Aktywne korzystanie z bazy danych, czyli nawiązywanie bezpośrednich kontaktów z potencjalnymi klientami, wymaga dodatkowej pracy i kosztów. Trzeba posadzić pracownika przy telefonie albo przygotować i wysłać pisma lub przynajmniej e-maile.

Specjalistyczne bazy danych, choć powoli, zyskują jednak na popularności. Niektóre oferujące je firmy notują w ostatnich latach wzrost liczby klientów i obrotów nawet o 20 proc. rok do roku. Należy do nich np. spółka HBI Polska.

– Rośnie zapotrzebowanie na przejrzystość w biznesie – ocenia Tomasz Starzyk z HBI.

Wzrost zainteresowania bazami danych przypisuje się m.in. powszechności Internetu. Z drugiej strony popularność wyszukiwarek internetowych może w pewnym stopniu hamować rozwój tego typu usług. Mniejsze przedsiębiorstwa zadowalają się wyszukiwaniem na własną rękę potrzebnych im danych w Google. W najlepszym razie sięgają po ogólnodostępne i darmowe zasoby Polskich Książek Telefonicznych czy Panoramy Firm.

Za dużo też niedobrze

Przydatność Google czy Polskich Książek Telefonicznych w marketingu albo w ogóle w komunikacji zewnętrznej firm jest niekwestionowana. Nie umniejsza to jednak znaczenia baz danych, pomyślanych od początku jako specjalistyczne narzędzie wspomagania biznesu. Oba te rodzaje baz wzajemnie się uzupełniają.

Na czym polega różnica między nimi? W sieci można uzyskać ogromną liczbę nazw i adresów firm wszelkich branż, form prawnych i różnej wielkości. Nie da się jednak do nich wszystkich dotrzeć i zwykle nie warto nawet próbować. Nadmiar informacji sprawia, że bywają one niezbyt użyteczne dla większości przedsiębiorstw, może poza dostawcami usług rzeczywiście powszechnych, np. telekomunikacyjnych.

Kontaktów zewnętrznych nie należy nadmiernie rozszerzać. Wręcz przeciwnie, lepiej je ograniczyć do rzeczywiście efektywnych i dobrze rokujących. Jeśli wysyłamy ofertę czy list z propozycją współpracy, powinien on trafić do firmy, która rzeczywiście może stać się naszym klientem czy partnerem w biznesie. Aby je wytypować, potrzebna jest analiza szczegółowych kryteriów dotyczących ich statusu i działalności, zawartych w bazach danych.

Czego potrzebuje biegły rewident

W Polsce działa ok. 200 tys. spółek z o.o. Jednak tylko ok. 13 tys. z nich musi składać sprawozdania finansowe zatwierdzone przez biegłego rewidenta. Obowiązek ten dotyczy przedsiębiorstw, które spełniają co najmniej dwa z trzech warunków: przychody netto ponad 5 mln euro, suma aktywów powyżej 2,5 mln euro, zatrudnienie przekraczające 50 osób. Tak więc biegły rewident może zidentyfikować potencjalnych klientów dopiero na podstawie tych trzech parametrów. Dla biura rachunkowego najcenniejsze są z kolei informacje o nowych przedsiębiorstwach, które dopiero organizują swoją księgowość. W tym przypadku liczy się przede wszystkim data powstania firmy.

Dla sporej grupy przedsiębiorstw bardzo ważna jest lokalizacja geograficzna podmiotów gospodarczych. Na przykład dostawca wody mineralnej do biur musi szukać klientów w takiej odległości, by wydatki na transport nie pochłonęły zysków. Właściciel nowej restauracji może zamówić bazę danych wszystkich firm, które mieszczą się w odległości nie większej niż np. pół kilometra od lokalu. Wtedy można zaprosić ich szefów na inauguracyjny lunch. Powinno to zaowocować pozyskaniem klientów także wśród pracowników różnych szczebli. Poszukiwanie klientów w taki sposób ma już nawet fachową nazwę: geomarketing.

Rekordy za grosze

Potrzeby przedsiębiorstw są zatem bardzo zróżnicowane. Wiele zależy od tego, do jakich celów informacje mają być wykorzystywane. Inne dane będą przydatne, by w końcu roku zwiększyć sprzedaż kalendarzy czy upominków, a inne, by znaleźć np. kooperanta przy produkcji zaawansowanego technologicznie produktu.