Musimy też przedstawić okoliczności uzasadniające reklamację. Gdy zatem nie zgadzamy się np. z kwotą do zapłaty na ostatniej fakturze za telefon, poprośmy najpierw o billingi i dopiero – gdy na ich podstawie jesteśmy pewni swoich racji – zgłośmy żądanie. Jeśli domagamy się zwrotu pieniędzy, podajmy numer konta bankowego, na który mają być przekazane, lub zamieśćmy w naszej reklamacji wniosek o zaliczenie ich na poczet przyszłych należności.
Jeśli reklamację składamy na piśmie, koniecznie ją podpiszmy. Gdy się okaże, że pominiemy jakiś szczegół, dostawca usług – o ile uzna to za konieczne dla prawidłowego rozpatrzenia reklamacji – wezwie nas do jej uzupełnienia, wyznaczając nam w tym celu stosowny termin (nie krótszy jednak niż siedem dni).
Obowiązują terminy
Z reklamacją nie można też czekać w nieskończoność. Wolno ją wnieść w ciągu 12 miesięcy. Termin ten liczy się od końca okresu rozliczeniowego, którego ona dotyczy.
Dostawca usług powinien się zająć naszą reklamacją w ciągu 30 dni od jej złożenia. W tym czasie powinniśmy otrzymać odpowiedź. Powinno z niej wynikać, jakie rozstrzygnięcie zapadło (uznanie naszych żądań bądź odmowa) i jakiej formy zadośćuczynienia możemy się spodziewać (zwrot pieniędzy, odszkodowanie itp.). Jeśli przed przygotowaniem reklamacji klient zażądał billingu rozmów i reklamacja została uwzględniona, należy się mu zwrot opłaty, jaką musiał w związku z tym uiścić.
Jeśli dostawca usług nie rozpatrzy reklamacji we wspomnianym terminie, przyjmuje się, że została uwzględniona. Pamiętajmy jednak, aby do tych 30 dni nie wliczać czasu, jaki był potrzebny np. na uzupełnienie naszej reklamacji. Wtedy termin na jej rozpatrzenie liczy się od momentu uzupełnienia.
Grożą odsetki
Pamiętajmy też, że jeśli kwestionujemy np. tylko część rachunku za telefon, to zapłaćmy koniecznie za tę, którą akceptujemy. W przeciwnym razie narażamy się na zapłacenie odsetek (dostawca może je nam naliczyć za okres spóźnienia).
