System ten ma charakter automatyczny. Po spełnieniu obu wymogów (opóźnienie pociągu i osiągnięcie progu wypłaty) odszkodowanie przysługuje niezależnie od przyczyn, nawet jeśli nie wynikają one z winy kolei. Ma to jednak zastosowanie wyłącznie do opóźnień krajowych pociągów dalekobieżnych kategorii EIP, EIC, IC, TLK, IR, wszystkich międzynarodowych w przejazdach pomiędzy krajami UE oraz komercyjnych, dalekobieżnych pociągów przewoźników regionalnych (np. „Słoneczny" spółki Koleje Mazowieckie, musicREGIO „Przewozów Regionalnych", „Sprinter" Łódzkiej Kolei Aglomeracyjnej, letnich pociągów nad morze Arrivy RP oraz pociągów Kolei Dolnośląskich „Kulturzug"). Ograniczenia te wynikają z tego, że Polska – zgodnie z możliwościami zawartym w rozporządzeniu - bezterminowo wyłączyła stosowanie rekompensat dla pociągów miejskich, podmiejskich i regionalnych.
Wysokość rekompensaty oblicza się zgodnie z kwotą, jaką zapłacił pasażer. Wniosek o jej wypłatę wraz z kopią biletu powinniśmy skierować pisemnie do przewoźnika, z którego usług korzystaliśmy (załączenie poświadczenia o opóźnieniu pociągu nie jest konieczne). Reklamację można wysłać także pocztą bądź złożyć w kasie biletowej, w której prowadzona jest sprzedaż biletów danego przewoźnika. Jeżeli przewoźnik dopuszcza taką możliwość, można też złożyć reklamację przez internet.
Kodeksowe odszkodowania – dostępne dla pasażerów wszystkich pociągów
Pasażerowie wszystkich pociągów mają prawo ubiegać się o zwrot należności z tytułu naprawy szkody związanej z opóźnieniem pociągu. Ten system odszkodowań regulują przepisy krajowe: kodeks cywilny (w szczególności art. 363 i 471-471) oraz ustawa – Prawo przewozowe (art. 62 ust. 2). Nie ma tu jakichkolwiek ograniczeń kwotowych.
Zgodnie z tym ostatnim przepisem „przewoźnik odpowiada za szkodę, jaką poniósł podróżny wskutek opóźnionego przyjazdu lub odwołania regularnie kursującego środka transportowego". Warto pamiętać, że na podstawie wyroku Trybunału Konstytucyjnego z dnia 2 grudnia 2008 r. (sygn. K 37/07) utraciła ważność jego końcowa część, tj. fragment „jeżeli szkoda wynikła z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa przewoźnika". Ewentualne powoływanie się przez przewoźnika na brak winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa będzie bezpodstawne.
W przypadku dochodzenia roszczeń na podstawie wskazanych przepisów krajowych konieczne jest udowodnienie poniesionej straty (np. przedstawienie rachunków mających związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy opóźnieniem pociągu a powstałą szkodą). Nie jest to więc odszkodowanie za sam fakt opóźnienia środka transportowego, lecz za udokumentowaną stratę materialną powstałą wskutek opóźnionego przyjazdu pociągu do stacji docelowej naszej podróży, zgodnej z danymi na bilecie.
Co istotne, przewoźnik może uwolnić się od odpowiedzialności, jeżeli opóźnienie pociągu i powiązana z nim szkoda wynikły z przyczyn całkowicie od niego niezależnych, tj. ze zdarzeń nadzwyczajnych:
