Michał Serzycki, generalny inspektor, podkreśla, że zwolnienie z obowiązku rejestracji nie dotyczy zbiorów danych osobowych, które są specjalnie utworzone, aby gromadzić informacje o klientach składających reklamacje. Nie można się tu powołać na art. 43 ust. 1 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166335]ustawy o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)[/link], zwłaszcza jego pkt 8. Przewiduje on zwolnienie z rejestracji takich zbiorów, w których dane przetwarzane są jedynie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości finansowej. Dlatego administratorzy danych osobowych, którzy przetwarzają dane do celów reklamacyjnych, podlegają ogólnej zasadzie określonej w art. 40 ustawy, czyli muszą rejestrować takie zbiory.
– Wielu przedsiębiorców dostrzega te kwestie i nie ignoruje obowiązku rejestracji takich zbiorów. Tak właśnie zrobiły np. PepsiCo, Telekomunikacja Polska i wiele innych znanych koncernów – podkreśla Serzycki.
Zgłoszenia dokonuje się w biurze generalnego inspektora ochrony danych osobowych (GIODO), które mieści się w Warszawie. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 21 kwietnia 2006 r. (I OSK 726/05) uznał, że [b]obowiązek zgłoszenia zbioru danych osobowych powstaje już wtedy, kiedy zaistnieje sama możliwość ich przetwarzania w celu innym niż taki, który zwalnia z rejestracji. [/b]W sprawie tej chodziło o spółkę, która – bez wcześniejszej rejestracji – gromadziła dane klientów zgłaszających reklamacje. Firma argumentowała, że prowadzi to w ramach ewidencji księgowej odzwierciedlającej operacje gospodarcze wynikające z uznania reklamacji (np. zwrot pieniędzy). Sąd jednak był innego zdania – uzasadniał, że przetwarzanie danych osobowych przez firmę miało inny cel niż wystawianie faktur czy rachunków, dlatego wydanie nakazu zgłoszenia do rejestracji zbioru danych było zasadne.
