Wejście w życie przepisów o RODO od początku budziło wiele emocji i wątpliwości. W konsekwencji wywołuje też dużo sporów. Kolejny w bardzo ważnej kwestii dotyczącej przetwarzania danych z ogólnodostępnych jawnych baz, zwłaszcza przez pracodawców, przesądził właśnie Naczelny Sąd Administracyjny (NSA).
Przetwarzanie danych w związku z wypowiedzeniem umowy o pracę
W tym przypadku chodziło o szkołę podstawową z Wielkopolski. Z uwagi na malejącą liczbę dzieci jej dyrekcja stanęła pod ścianą. Konieczna była reorganizacja i szkoła musiała podjąć decyzję o redukcji zatrudnienia. A nie było to łatwe, bo nikt z kadry pedagogicznej na pierwszy rzut oka nie kwalifikował się do zwolnienia. W tej sytuacji pracodawca postanowił przeanalizować, jak wygląda sytuacja poszczególnych nauczycieli, żeby wytypować tego, dla którego utrata etatu będzie najmniej dotkliwa. Żeby to ustalić, pracodawca sięgnął do danych z publicznych rejestrów, tj. Centralnej Ewidencji Informacji Działalności Gospodarczej (CEIDG), Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz do oświadczenia majątkowego radnego powiatu.
Czytaj więcej:
O wprowadzeniu monitoringu należy poinformować pracowników co najmniej na dwa tygodnie przed jego wprowadzeniem. Informacja ta powinna zostać przek...
Pro
Wypowiedzenie trafiło do rąk nauczycielki zatrudnionej w placówce od 1999 r. W jego uzasadnieniu szkoła jako jedną z przyczyn rozwiązania stosunku pracy przywołała właśnie dane pozyskane z rejestrów publicznych, dotyczące stanu majątku oraz dochodów z działalności gospodarczej i rolniczej. I tak rozpętała się wojna. Kobieta i jej mąż poskarżyli się do prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Małżonek był radnym, a jego oświadczenie majątkowe zostało prześwietlone przez szkołę.
Nauczycielka zarzuciła, że jej były pracodawca dopuścił się nieprawidłowości w procesie przetwarzania danych osobowych. Kobieta wyjaśniła, że w uzasadnieniu wypowiedzenia zawarte były przetworzone dane dotyczące jej oraz jej męża, niebędące w posiadaniu szkoły. Dodała, że nigdy nie przekazywała ich pracodawcy w celu przetwarzania i udostępnienia. Dlatego uznała, że doszło do przetwarzania danych niezgodnie z obowiązującymi przepisami RODO.
Dane z jawnych baz a naruszenie praw byłego pracownika
UODO nie zbagatelizował sprawy i poprosił o wyjaśnienia szkołę. Ta odpowiedziała, że pozyskanie danych z publicznych rejestrów nastąpiło wyłącznie na potrzeby procedury rozwiązania umowy o pracę. Zarzekała się, że dane nie zostały udostępnione osobom trzecim, zostały wykorzystane tylko na potrzeby związane z wypowiedzeniem umowy i znajdują się w aktach osobowych pracownika.
Placówka podkreśliła, że przetwarzanie danych pozyskanych z CEIDG, KRS oraz oświadczenia majątkowego radnego – męża byłej nauczycielki – wynikało z prawnego obowiązku uzasadnienia wypowiedzenia stosunku pracy.
Czytaj więcej
Do przetwarzania danych osobowych nie zawsze potrzebna jest zgoda osoby, której dane te dotyczą. Czasami odbieranie od niej takiej zgody może być n...
To nie przekonało urzędników. Co prawda zgodzili się, że w świetle art. 6 ust. 1 lit. f RODO przetwarzanie co do zasady jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych m.in. przez administratora. W ocenie UODO działania podjęte przez administratora – tu szkołę jako pracodawcę – polegające na zamieszczeniu w treści wypowiedzenia stosunku pracy danych osobowych zwolnionej, pozyskanych z ogólnodostępnych rejestrów publicznych, nie znajdują podstaw w przepisach. I stanowią naruszenie art. 6 ust. 1 RODO.
W konsekwencji decyzją prezesa UODO nakazano szkole usunięcie danych osobowych dotyczących stanu majątku, dochodów z działalności gospodarczej oraz rolniczej zwolnionej nauczycielki.
Dane z CEIDG, KRS, oświadczeń jako uzasadnienie wypowiedzenia umowy o pracę
Pracodawca nie złożył broni. Upierał się, że nie naruszył prawa, bo pozyskanie danych z ogólnodostępnych rejestrów nastąpiło wyłącznie na potrzeby procedury rozwiązania umowy o pracę z nauczycielem i jej szczegółowego uzasadnienia. Szkoła podkreślała, że podejmując decyzję o redukcji zatrudnienia z przyczyn niedotyczących pracowników, stosuje się określone kryteria doboru do zwolnienia. Te muszą być przedstawione zwalnianemu w piśmie wypowiadającym umowę o pracę (art. 30 § 4 kodeksu pracy). Zaś jednym z nich jest sytuacja majątkowa nauczycieli, posiadanie innych źródeł utrzymania itp. W tym także m.in. zatrudnienie małżonka, prowadzenie działalności gospodarczej czy udziały w spółce.
Czytaj więcej
Firma może przechowywać dane dotyczące byłych pracowników na wypadek przyszłych spraw sądowych.
Najpierw rację podstawówce przyznał Wojewódzki Sąd Administracyjny (WSA) w Warszawie. W jego ocenie przetwarzanie przez szkołę danych z jawnych źródeł danych osobowych w celu uzasadnienia wypowiedzenia miało oparcie w spornym art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
Sąd nie miał wątpliwości, że bazy KRS, CEIDG czy informacje zawarte w oświadczeniu majątkowym są jawne. Odniósł się też do art. 22¹ kodeksu pracy, na który powołał się UODO, wskazując, że pracodawca może przetwarzać jedynie wskazane w przepisie dane osobowe pracownika. WSA tego poglądu jednak nie podzielił. Podkreślił bowiem, że zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie danych jest dopuszczalne, gdy spełniona jest co najmniej przesłanka wymieniona w tym przepisie, co zostało spełnione w spornej sprawie.
Interes pracodawcy uzasadnia przetwarzanie danych pracownika z innych baz przy zwolnieniu
Ostatecznie wygraną pracodawcy przypieczętował NSA. Również nie miał cienia wątpliwości, że w spornej sprawie przetwarzanie danych jest podyktowane prawnie uzasadnionym interesem realizowanym przez administratora. A konkretnie jest nim konieczność wykazania w uzasadnieniu wypowiedzenia umowy o pracę okoliczności, dlaczego wręczono je tej, a nie innej osobie.
Mówiąc inaczej, w ocenie sądu informacje dotyczące sytuacji majątkowej (m.in. prowadzenie gospodarstwa rolnego) to okoliczności potwierdzające realizację uzasadnionego interesu przez administratora danych.
W ocenie NSA sporne przetwarzanie było niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora danych osobowych. W tym przypadku administratorem jest szkoła. Jeśli pracodawca chce wypowiedzieć umowę o pracę, ma prawo posiłkować się takimi argumentami, które obronią się przed ewentualnym powództwem osoby zwalnianej z pracy.
Czytaj więcej
To pracodawca odpowiada za wyciek danych osobowych skopiowanych bez jego wiedzy przez upoważnionego do ich przetwarzania pracownika na prywatny lap...
A jak podkreślił sędzia NSA Zbigniew Ślusarczyk, ta argumentacja może również opierać się na jawnych rejestrach i oświadczeniach, w których znajdują się dane osobowe zwalnianego z pracy. Zgodne z prawem przetwarzanie danych osoby, której wypowiada się umowę o pracę, może opierać się więc też na korzystaniu z powszechnie dostępnych, jawnych rejestrów.
Wyrok jest prawomocny.
Sygnatura akt: III OSK 57/22
Co mówią przepisy RODO
Zgodność przetwarzania danych osobowych z prawem
Zgodnie z art. 6 ust. 1 RODO przetwarzanie jest zgodne z prawem wyłącznie w przypadkach, gdy – i w takim zakresie, w jakim – spełniony jest co najmniej jeden z poniższych warunków:
a) osoba, której dane dotyczą, wyraziła zgodę na przetwarzanie swoich danych osobowych w jednym lub większej liczbie określonych celów;
b) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na jej żądanie przed zawarciem umowy;
c) przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze;
d) przetwarzanie jest niezbędne do ochrony żywotnych interesów osoby, której dane dotyczą, lub innej;
e) przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi;
f) przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora lub przez stronę trzecią. Z wyjątkiem, gdy nadrzędny charakter wobec tych interesów mają interesy lub podstawowe prawa i wolności osoby, wymagające ochrony danych osobowych, w szczególności dziecka.
