- Jesteśmy nową firmą. Jak długo musimy przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń i inne dokumenty pracowników, na podstawie których ustala się podstawy wymiaru ich emerytury lub renty? – pyta czytelnik.
Listy płac, karty wynagrodzeń oraz inne dokumenty i dowody, na podstawie których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty, płatnik składek musi przechowywać przez 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u niego. Tak stanowi art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn. DzU z 2016 r., poz. 887 ze zm.).
Jak należy postępować z materiałami archiwalnymi, określa ustawa z 14 lipca 1983 r. o zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2015 r., poz. 1446 ze zm.; dalej: ustawa).
Kiedy niszczenie
Zgodnie z jej art. 5 ust. 2 metody klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji ze względu na okresy jej przechowywania oraz metody i tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, a także szczegółowy tryb brakowania dokumentacji niearchiwalnej określa w rozporządzeniu minister kultury, po zasięgnięciu opinii naczelnego dyrektora archiwów państwowych.
Rozporządzenie ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (DzU z 2015 r., poz. 1743; dalej: rozporządzenie) precyzuje m.in. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej. Natomiast załącznik nr 1 do niego wskazuje sposób oznaczania kategorii archiwalnych. Gdy przepisy szczególne tak stanowią, dopuszcza się inne sposoby liczenia okresów przechowywania dokumentacji niż określone w załączniku 1 do rozporządzenia.
