Wprowadzanie małych zmian
W branży prawniczej, która opiera się na zaufaniu klienta i dużej odpowiedzialności za sferę skutków prawnych wykonywanych na jego rzecz czynności, zmiany technologiczne nie muszą, a nawet nie powinny być zmianami rewolucyjnymi. Zmiany ewolucyjne zdecydowanie lepiej sprawdzają się zarówno dla samej kancelarii jak i jej klientów, którzy nie odczują dyskomfortu nagłej modyfikacji sposobu współpracy. Dlatego warto brać przykład z innych rynków, które już taki sposób wprowadzania zmian dobrze opanowały – IT oraz branża produkcyjna. Stosowany od lat 50 ubiegłego wieku w systemie produkcji Toyoty cykl PDCA - Plan Do Check Act (tj. zaplanuj, wprowadź, sprawdź, dostosuj) opisuje, jak małymi krokami wprowadzać zmiany w organizacji. Każde usprawnienie w sposób usystematyzowany planujemy, a po jego wprowadzeniu sprawdzamy, jak wpłynęło na nasz system pracy. Jeśli efekt jest niewystarczający – dokonujemy dostosowania. Po takim mikrocyklu należy wyciągnąć wnioski i uwzględnić to doświadczenie w każdym kolejnym cyklu zmian. Kwestia wykonywania małych kroków jest niezwykle istotna, bowiem nad takimi zmianami łatwiej zapanować, ze względu choćby na mniejszą ilość zależności i mniejszy stopień skomplikowania w porównaniu do dużej, jednorazowej zmiany. Są one także szybsze do przeprowadzenia, bo nie da się przewidzieć wszystkich skutków, bazując jedynie na obszernym planowaniu. Wiele problemów pojawia się dopiero wtedy, gdy jakąś zmianę zaczynamy wprowadzać.
Perspektywa klienta
Pojawia się jednak pytanie – gdzie zacząć? Skoro zmiany powinny mieć charakter małych kroków, należy zastanowić się, gdzie postawić pierwszy z nich. W tym miejscu ponownie można przywołać techniki znane z branży IT oraz produkcyjnej, a dokładniej ze stosowanego tam podejścia „lean", czyli szczupłego zarządzania. Opiera się ono na eliminowaniu strat – widzianych zawsze z punktu widzenia klienta. Z tej perspektywy wszystko, co nie tworzy dla klienta wartości, jest stratą. Odnosząc się pod tym względem do usług prawnych, czas oczekiwania między wykonywanymi przez prawnika czynnościami (oczekiwanie na rozdzielenie zadań, oczekiwanie na weryfikację merytoryczną, oczekiwanie na przesłanie wykonanej pracy) nie jest dla klienta istotny – jest on zainteresowany dobrym jakościowo produktem wykonanym w umówionym czasie. Jeśli konkurujemy z kancelariami, które, zachowując jakość, są w stanie przygotować zlecenie szybciej, powinniśmy zastanowić się, jak zmniejszyć straty czasowe spowodowane różnymi czynnikami – ludzkimi czy organizacyjnymi.
Analiza sposobu pracy
Żeby stwierdzić, gdzie zmiana może przynieść największe korzyści, pomocne będzie przeprowadzenie analizy przepływu procesu pracy, nazwanego we wspomnianym podejściu „lean" mapowaniem strumienia wartości. Pod skomplikowaną nazwą kryje się proste wyliczenie określające, ile czasu tracimy na czynności, które nie stanowią wartości dla klienta. Aby je wykonać, należy proces pracy nad zleceniem rozpisać na konkretne czynności, a następnie wskazać, ile czasu upływa między poszczególnymi czynnościami, ile czasu trwają same czynności i które z nich są wartościowe dla klienta. W ten sposób odnajdziemy miejsca, które powodują najwięcej strat - i to nimi w pierwszej kolejności należy się zająć. Dodatkowo możemy określić sprawność procesu pracy - dzieląc czas, który jest wartościowy przez całkowity czas procesu. Dzięki temu współczynnikowi możemy porównać, jak zmiany, które wprowadziliśmy, wpłynęły na dany proces pracy - czy zwiększyły tę sprawność lub ją zmniejszyły.
Narzędzia dostosowane do możliwości kancelarii
Po określeniu, które elementy pracy należy priorytetowo zmienić, można przejść do wdrażania nowych narzędzi. Część prawników pracuje w dużych kancelariach, które mogą pozwolić sobie na działy IT, które znajdą, zaproponują i wdrożą takie rozwiązania. Największe firmy o dużych budżetach mogą sobie pozwolić na rozwijanie własnych technologii. Problem pojawia się jednak w przypadku mniejszych organizacji, które nie mają takich możliwości. To nie oznacza jednak, że małe kancelarie stoją na straconej pozycji. Istnieją rozwiązania, takie jak wspomniany na początku inteliLex, które sprawdzą się zarówno w dużej organizacji jak i kilkuosobowym zespole prawników. Ta łatwa w użytkowaniu wtyczka do edytora tekstu podpowiada w trakcie pisania fragmenty innych dokumentów z wewnętrznej bazy kancelarii, które zawierają wpisane przez prawnika słowa. W oparciu o algorytmy uczenia maszynowego, analizuje ona dokumenty stworzone w danej kancelarii i proponuje klauzule najczęściej wykorzystywane i najbardziej przydatne, pozwalając na usystematyzowanie i wykorzystywanie istniejącej bazy wiedzy. Tego rodzaju rozwiązania pozwalają na zdecydowanie szybszą pracę, dając więcej czasu choćby na tworzenie relacji z klientem czy analizę merytoryczną sprawy.
Wnioski, czyli jak kształtuje się przyszłość
Technologia to ogromna szansa dla prawników – nie należy się jej bać. Daje możliwości rozwoju, docierania do nowych rynków i poprawy konkurencyjności na obecnych. Nie ogranicza się także jedynie do największych organizacji, ale może być wykorzystywana również w małych kancelariach. Dzięki niej, część prawników już niedługo stanie się inżynierami prawa pracującymi nie w kancelariach, jakie znamy dziś, a w firmach technologicznych specjalizujących się w branży prawniczej.
- Agnieszka Poteralska, LL.M. aplikantka radcowska w sdzlegal Schindhelm, współtwórczyni inteliLex
