fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Sędziowie i sądy

NIK o dostarczaniu pism sądowych i prokuratorskich

www.sxc.hu
Długotrwałe procedury przetargowe i zbyt późne podpisanie umów sprawiły, że Polska Grupa Pocztowa nie była wystarczająco dobrze przygotowana do świadczenia usług pocztowych na rzecz sądów i prokuratur.

Chociaż usługi pocztowe tradycyjnie uważane są za naturalne monopole państwowe, unijny rynek usług pocztowych został zliberalizowany i 1 stycznia 2013 r. pojawili się na nim tzw. alternatywni operatorzy pocztowi. Z obowiązkowego otwarcia wyłączono jednak m.in. doręczanie przesyłek pocztowych w procedurach sądowych i administracyjnych. Państwa członkowskie mogły same zdecydować, czy także tę część rynku chcą zliberalizować, czy pozostawić ją w gestii państwa. Polska z tego wyłączenia nie skorzystała. W wyniku rozstrzygnięcia przetargu, 1 stycznia 2014 r. po raz pierwszy w historii zmienił się operator świadczący usługi pocztowe na rzecz sądów powszechnych i prokuratury. Pocztę Polską zastąpiła, na dwa lata, Polska Grupa Pocztowa S.A.

Jak wynika z najnowszej kontroli NIK, zmiana operatora pocztowego dostarczającego pisma i przesyłki sądowe oraz prokuratorskie spowodowała poważne zakłócenia w doręczaniu tych przesyłek, w szczególności w I kwartale 2014 r.

W ocenie NIK w momencie rozpoczęcia świadczenia usług pocztowych na rzecz sądów i prokuratur Polska Grupa Pocztowa nie była dostatecznie przygotowana do wykonywania tego zadania. Miało to negatywny wpływ na funkcjonowanie wymiaru sprawiedliwości i spowodowało szereg poważnych problemów w doręczaniu przesyłek sądowych i prokuratorskich, szczególnie w I kwartale 2014 r. Począwszy od II kwartału 2014 r. jakość usług pocztowych świadczonych przez Grupę stopniowo rosła, m.in. dzięki coraz lepszej znajomości procedur sądowych i administracyjnych. Pozwoliło to na systematyczne usuwanie nieprawidłowości i wypracowanie skutecznego modelu doręczeń. Z odpowiedzi udzielonych NIK przez sądy wynika, że w IV kwartale 2014 roku współpraca z Grupą Pocztową uległa znacznej poprawie.

Podstawowe problemy PGP

Najpoważniejsze problemy w świadczeniu usług pocztowych dotyczyły opóźnień w doręczaniu korespondencji i niewłaściwego sposobu obliczania terminów awizowania, w tym przede wszystkim skracania ustawowego terminu drugiej awizacji przesyłek w postępowaniu karnym (nieodebrane przesyłki zwracano do nadawcy już siódmego dnia po drugim awizowaniu, czyli przed upływem ustawowego terminu). W ocenie NIK mogło to prowadzić do nieskuteczności doręczeń i mieć wpływ na przedłużanie postępowań sądowych i prokuratorskich.

Nowy operator nie dotrzymywał także wskazanego w umowach siedmiodniowego terminu przekazania zwrotnych potwierdzeń odbioru do sądów i prokuratur. Opóźnienia te niekorzystnie wpływały na organizację pracy sądów i prokuratur, a w początkowym okresie współpracy nawet ją dezorganizowały (I kwartał 2014 r.). Podczas kontroli stwierdzono przypadki odraczania rozpraw i posiedzeń sądowych oraz czynności prokuratorskich z uwagi na brak potwierdzenia odbioru korespondencji przez uczestników postępowania. Zdarzało się, że pracownicy sądów obdzwaniali strony postępowania, żeby upewnić się, czy otrzymały kierowaną do nich korespondencję. NIK wskazuje, że z uwagi na liczbę procedowanych spraw była to znacząca niedogodność, która przez kilkanaście tygodni komplikowała pracę wymiaru sprawiedliwości.

Nagminnie występowały także braki i błędy w awizowaniu listów, a niedoręczone przesyłki były często niewłaściwie opisywane: liczne skreślenia, adnotacje i niedbałe datowanie utrudniały lub wręcz uniemożliwiały odczytanie rzeczywistych terminów nieskutecznych doręczeń.

Masowe występowanie podobnych nieprawidłowości na terenie całego kraju wskazuje, że przyczyną kłopotów był zbyt krótki okres przejściowy, poprzedzający zmianę operatora. Żadna ze stron - ani operator, ani sądy, ani prokuratury - nie była wystarczająco przygotowana, aby w ciągu 14 dni, jakie pozostały pomiędzy rozstrzygnięciem przetargu a przejęciem doręczeń przez Polską Grupę Pocztową, płynnie dokonać pierwszej w historii zmiany dotychczasowego monopolisty na wymagającym rynku przesyłek sądowych i prokuratorskich. Zabrakło czasu na wypracowanie mechanizmów, struktur oraz na poznanie procedur, terminów, a przede wszystkim specyfiki rynku, na którym terminowość i skuteczność doręczeń są czynnikami kluczowymi. Wynikają one z zapisów ustawowych i muszą być dotrzymywane z uwagi na powagę wymiaru sprawiedliwości oraz ich wpływ na procedury, postępowania i rozstrzygnięcia sądowe.

Terminy

Z powodu problemów z terminowym rozstrzygnięciem przetargu na świadczenie usług pocztowych umowy dla sądów i dla prokuratur z Polską Grupę Pocztową podpisano zbyt późno - niespełna dwa tygodnie przed datą rozpoczęcia świadczenia usług. Decydujący wpływ na przedłużanie procedur miało przede wszystkim zbyt późne dokonanie przez Ministra Sprawiedliwości wyboru instytucji odpowiedzialnej za przetarg (przeprowadzenie przetargu powierzono Sądowi Apelacyjnemu w Krakowie), a także decyzja Prokuratora Generalnego o dołączeniu do przetargu oraz przedłużający się okres przygotowania przetargu.

NIK zwraca uwagę, że umowy zawarte z Polską Grupą Pocztową nie zabezpieczały w pełni interesów państwa w zakresie terminowości doręczeń przesyłek sądowych i prokuratorskich. W umowach zapisano jedynie deklaratywny charakter terminów doręczeń, a obowiązki doręczyciela sformułowano wyłącznie w oparciu o powszechnie obowiązujące przepisy prawa. Przyjęte zapisy - które zdaniem NIK mogły być dokładniej przedstawione - okazały się niewystarczające do wyegzekwowania należnych sądom i prokuraturom uprawnień, np. z tytułu reklamacji.

Dopiero po czterech miesiącach obowiązywania umowy zawarto porozumienie precyzujące jej zapisy, w którym operator zobowiązał się do dotrzymywania terminów - pierwotnie deklaratywny charakter terminów doręczeń zmieniono na gwarantowany (dotyczyło tylko przesyłek sądowych, prokuratura nie widziała potrzeby przystąpienia do porozumienia). Dopiero po podpisaniu dodatkowego porozumienia sądy mogły wykorzystywać uprawnienia dotyczące występowania o zryczałtowane odszkodowania.

Reklamacje

NIK negatywnie oceniła sposób rozpatrywania przez Grupę Pocztową reklamacji składanych przez sądy i prokuratury. Reklamacje rozpatrywano zbyt długo, często udzielano odpowiedzi, które nie spełniały wszystkich wymogów prawa. Jako jedną z przyczyn braków NIK wskazuje m.in. brak szkoleń dla pracowników PGP.

Nadzór

W ocenie NIK nadzór Ministra Sprawiedliwości nad zapewnieniem odpowiedniego poziomu świadczenia usług pocztowych na rzecz sądów był niewystarczający. Pozytywnie natomiast należy ocenić nadzór Prokuratora Generalnego nad realizacją umowy na świadczenie usług pocztowych na rzecz prokuratur.

Minister Sprawiedliwości scedował bezpośredni nadzór nad realizacją umowy na Sąd Apelacyjny w Krakowie, chociaż ten nie miał żadnych uprawnień nadzorczych w odniesieniu do prezesów i dyrektorów sądów pozostałych apelacji. W ocenie NIK powierzenie przez Ministra Sprawiedliwości praktycznie wszystkich zadań związanych z przygotowaniem wyboru operatora pocztowego oraz nadzoru nad realizacją umowy Sądowi Apelacyjnemu w Krakowie, utrudniło sprawne przygotowanie sądów do współpracy z nowym doręczycielem. Pomimo braku odpowiednich instrumentów prawnych do organizowania przez Dyrektora Sądu Apelacyjnego w Krakowie tej współpracy w niezależnych od niego sądach, podejmował on doraźne działania, reagując na zgłaszane nieprawidłowości.

NIK pozytywnie ocenia wdrażanie przez Polską Grupę Pocztową w ścisłej współpracy z Ministerstwem Sprawiedliwości systemu Elektronicznego Potwierdzenia Odbioru (m.in. poprzez wykorzystanie stworzonego przez Ministerstwo systemu informatycznego oraz sprzętu PGP). Do dnia zakończenia kontroli (21 listopada 2014 r.) wdrażanie procedur w kolejnych regionach odbywało się sprawnie. Odnotowano skokowy wzrost rejestrowanych w ten sposób przesyłek (np. w Sądzie Apelacyjnym w Białymstoku o ponad 650 proc.). Elektroniczne Potwierdzenie przynosiło także oczekiwane oszczędności: dostarczenie przesyłki metodą EPO było o 31 gr. tańsze niż wysyłka z tradycyjnym (papierowym) potwierdzeniem odbioru oraz spodziewane korzyści: nadawca otrzymuje potwierdzenie doręczenia każdej przesyłki w czasie rzeczywistym (np. w Sądzie Okręgowym w Białymstoku zastosowanie metody EPO skróciło czas informowania sądu o doręczeniu korespondencji o ponad 9 dni). Według przyjętego planu wdrażanie systemu EPO powinno się zakończyć do końca 2015 r.

W pierwszym roku obowiązywania umów łączne wydatki na usługi pocztowe świadczone przez Polską Grupę Pocztową wyniosły nieco ponad 238 mln zł. Sądy powszechne zaoszczędziły w 2014 r. (w porównaniu do 2013 r.) 4 proc. wydatków (8,5 mln zł), przy czym liczba nadanej korespondencji ogółem zwiększyła się w tym czasie o około 6 proc. Nieco większe oszczędności (procentowo) uzyskały prokuratury: ich wydatki na usługi pocztowe w 2014 r. były o 30 proc. mniejsze niż w 2013 r. (wyniosły 8,1 mln zł), przy korespondencji większej o 13 proc. Trzeba jednak podkreślić, że 10 prokuratur przystąpiło do umowy z PGP później niż 1 stycznia 2014 r.

W toczącym się obecnie nowym przetargu na dostarczanie przesyłek sądowych wciąż istnieje ryzyko, że po raz kolejny procedury nie zakończą się w terminie pozwalającym na płynne wejście zwycięskiego operatora na rynek. Aby uniknąć powtarzania błędów lub powstania nowych nieprawidłowości NIK wskazywała w swoich wystąpieniach pokontrolnych na konieczność objęcia szczególnym nadzorem przygotowań do podpisania umowy na usługi pocztowe dla sądów i prokuratur na kolejne lata.

W ramach dwuletniego kontraktu PGP ma doręczyć ponad 100 mln przesyłek, czyli przeciętnie ponad 4 mln listów, paczek oraz przesyłek kurierskich w obrocie krajowym i zagranicznym miesięcznie. Umowa realizowana jest we współpracy z InPost Sp. z o.o. która korzysta z dalszych podwykonawców (w tym Ruch S.A.). Zgodnie z zawartymi umowami PGP obsługuje łącznie 298 jednostek sądownictwa powszechnego i 421 powszechnych jednostek prokuratury. Rejon działalności InPost obejmuje wszystkie obszary z wyłączeniem rejonu działania PGP, która samodzielnie wykonuje świadczenie usług na terenach Warszawy, Łodzi i Rudy Śląskiej.

Źródło: Najwyższa Izba Kontroli
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA