Tak jak każde inne twierdzenie, również teza o dysfunkcji sądów musi zostać poddana weryfikacji i konkretyzacji. Niniejszy tekst jest poświęcony tej drugiej sprawie i tylko w jednym cząstkowym i swobodnie wybranym aspekcie: w sprawie funkcjonowania sądów jako instytucji oraz zespołowego wykonywania zadań przez zatrudnione tam osoby.
Czasy, w których żyjemy, nie należą do łatwych, bo gwałtowny rozwój technologii oprócz możliwości stwarza także trudności i problemy. O ile szybko i łatwo się przyzwyczajamy do korzyści, o tyle jest odwrotnie z trudnościami i problemami, jakie przynoszą nowe wynalazki. Zapewne z tego powodu sądy dotyka wiele krytycznych ocen, które są niesłuszne i niesprawiedliwe. Trudno np. winić pracowników wymiaru sprawiedliwości za przedłużanie się procesów, kiedy rośnie liczba spraw, a pracowników ubywa. Wobec gwarantowanego konstytucją prawa do sądu nie można nikomu zabronić wniesienia sprawy – z czego obywatele nazbyt skwapliwie korzystają.
Efekt tła powoduje gorsze oceny za lepszą pracę
Osobiste lub zbiorowe przekonania mogą być subiektywne i zrelatywizowane, ponieważ wynikają z konfrontacji z otoczeniem. Na przykład powojenne pokolenia były usatysfakcjonowane ciasnymi mieszkaniami budowanymi w latach 70., ponieważ przenosiły się z gorszych warunków. Standardy społeczeństwa żyjącego już w XXI w. ukształtowane zostały w rozwiniętej gospodarce rynkowej i dodatkowo podniesione wzorcami życia w Unii Europejskiej. Dlatego obywatel współczesnej Rzeczypospolitej uznaje za wzór osiągnięcia najbardziej rozwiniętych krajów lub metody stosowane przez przedsiębiorców. Potem oczekuje tego samego, a swoją rzeczywistość kontestuje. Bo wie, że np. fabryka, do której wpływa za dużo zamówień, najpierw odracza terminy dostaw, a potem wybiera: czy budować drugi zakład i zatrudnić pracowników, a może kupić nowe maszyny i technologie albo poprzestać na podwyższaniu cen.
W przypadku sądów nie ma takich możliwości, więc jako metoda zastępcza pokutuje obowiązek „opanowania wpływu", czyli przymus załatwienia wszystkich spraw, jakie trafiły do danego sądu. W czasach (dawno) minionych sądy nie były tak obciążone – można więc było oczekiwać, że jakoś sobie poradzą. Tak rzeczywiście było, ale przez krótki czas, w którym spożytkowano rezerwy. Dalszy wzrost obciążenia nie jest już możliwy – sądy przestały sobie radzić, bo ogrom nałożonych na nie zadań przerasta ich możliwości. Trzeba uczciwie powiedzieć: zrobiono wiele, ale wciąż za mało. Wprowadzenie komputerów i innej nowoczesności oraz zmiany organizacyjne, jak wprowadzenie referendarzy i asystentów, niestety nie wystarczają. Każdy kryzys musi być kiedyś zażegnany – co można jeszcze zrobić?
Pracę sędziów niesłusznie uznaje się za działalność sądów
Kto pracował w sądzie, ten wie, że w każdej sprawie trzeba biegać po podpis sędziego. To dodatkowo obciąża sędziów oraz spowalnia wszystkie czynności sądu. Bo gotowe dokumenty muszą oczekiwać na sprawdzenie i podpis sędziego. Czy zawsze jest to konieczne? Czy słusznie uznaje się, że osobami statuującymi byt sądów są sędziowie? Popatrzmy na inne instytucje lub organizacje, chociażby samorząd terytorialny. Organem, który wydaje decyzje, jest wójt, burmistrz lub prezydent, ale próżno szukać jego podpisu, kiedy widnieje pieczątka i podpis upoważnionego przez niego urzędnika.
Z pozoru w sądzie jest tak samo, ponieważ otrzymujemy z sądu pisma podpisane przez upoważnionego sekretarza, a nie przez sędziego. Różnica jednak istnieje i jest fundamentalna – urzędnik gminy samodzielnie podejmuje decyzje i je podpisuje w imieniu np. prezydenta miasta, podczas gdy sekretarz sądowy podpisuje i wysyła kopię decyzji podjętej i podpisanej osobiście przez sędziego. W przypadku samorządu da się to tym wyjaśnić, że organ wykonawczy gminy (wójt, burmistrz, prezydent) prowadzi postępowanie administracyjne, więc z ustawy wprost wynika, jaka ma być decyzja po spełnieniu prawem określonych przesłanek. Wójt jest więc zastępowalnym urzędnikiem, a sędzia już nie, skoro podejmuje decyzje, do których jest wyłącznie uprawniony. Taka wykładnia rzeczywistości powinna zostać podważona, ponieważ od dawna obowiązują przepisy pozwalające wykonywać czynności referendarzom w sposób samodzielny jako postanowienia sądu. Wyłączność sędziów na podejmowanie decyzji w sądzie zatem nie obowiązuje. W praktyce organizacyjnej sądów nie przyniosło to istotnych zmian, bo referendarzy jest zbyt mało. Skutkiem jest wydolność sądów ograniczona do wydolności sędziów oraz przyrost dodatkowych czynności wywołanych przemieszczaniem dokumentów nieustannie oczekujących na jakąś czynność i podpis sędziego. Ocena zdolności sędziów do wykonywania powierzonych im zadań jest chyba przesadzona, odbija się więc na funkcjonowaniu całego sądownictwa. Oczywiście nie chodzi tutaj o zarzut braku pracowitości lub odpowiednich zdolności u konkretnych osób sprawujących urząd, ale o statyczną przeciętność, która przekłada się na wydajność całej instytucji.
Podział czynności nie umniejszy wyłącznej władzy sędziów
Z tej perspektywy należy zmienić przekonanie, że nad wszystkimi czynnościami w sprawie pieczę i kontrolę sprawować muszą sędziowie. Przecież referendarze wydają samodzielnie nakazy zapłaty, nadają klauzule wykonalności, a także wydają postanowienia o kosztach. Wyłączną domeną sędziów mogą zatem pozostać tylko wyroki i postępowanie dowodowe, które do niego prowadzi (odpowiednio w postępowaniu nieprocesowym). Warto więc zauważyć, że oprócz czynności powierzonych już referendarzom istnieje jeszcze wiele innych, które można i trzeba powierzyć także innym osobom do samodzielnego wykonania. Właśnie samodzielność potwierdzona odrębnym statusem prawnym przesądza o sensowności takiego rozwiązania. Brak samodzielności (jak w przypadku asystentów) skutkuje faktycznym dublowaniem pracy przez sędziów, którzy muszą przygotowany dokument sprawdzić i zaakceptować podpisem. W taki sposób część wysiłków asystenta zostaje systemowo zmarnowana. Trzeba temu zaradzić poprzez usamodzielnienie asystentów. To samo dotyczy sekretarzy, których rola w pracy sądu pozostaje niedoceniona.
Bez sekretarzy sędziowie i sądy nie mogą wypełniać swoich obowiązków
Jakkolwiek twarzą sądu wydaje się sędzia, faktycznie wszystko, co czyni sąd, dokonuje się z udziałem sekretarza sądowego działającego także w roli protokolanta. Przypomnieć więc wypada czynności lub zadania powierzone sekretarzom:
1) Prowadzenie akt i korespondencji – ponieważ biurokracja jako gwarancja praworządności wymaga akt sprawy, bez czego nie jest możliwe ustalenie przebiegu czynności i kontrola ich treści.
2) Komunikowanie się ze stronami – poprzez udostępnianie dokumentów lub akt, udzielanie informacji o sprawie i inne czynności zwane potocznie prowadzeniem biura i archiwum.
3) Ochrona danych znajdujących się w aktach i ograniczanie dostępu do akt sprawy – jako realizacja praw stron i ochrona osób występujących przed sądem.
4) Wykonywanie zadań organizacyjnych przy organizowaniu rozprawy (doprowadzenia) czy pomocniczych (poszukiwanie adresów) oraz innych niezbędnych do pracy sądu.
Część tych zadań sekretarze wykonują samodzielnie (np. dołączanie korespondencji i prowadzenie akt), część niesamodzielnie na zarządzenie sędziego, a niektóre tylko na polecenie. Warto w tym miejscu wspomnieć, że w sądach istnieje stanowisko woźnego, którego obowiązki to czynności wspierające pracę innych osób (np. sortowanie korespondencji).
Dla dobra wymiaru sprawiedliwości sekretarze powinni być samodzielni
Jest taka przedwojenna anegdota o sekretarzu sądowym, który złożył rezygnację, kiedy usłyszał, że sędzia nie ma do niego zaufania. Obecna praktyka sądowa opiera się na systemowym braku zaufania, a sekretarz nie może wykonać żadnej czynności bez osobnej dekretacji podpisanej przez sędziego. A powinno wystarczyć współdziałanie i zaufanie pomiędzy sędzią a jego sekretarzem. Z merytorycznego punktu widzenia to wystarczy. Sędzia po przejrzeniu akt może tylko powiedzieć (lub napisać kartkę), jakie czynności należy podjąć, ponieważ sekretarz od dawna wie, jak się to robi, więc nie ma sensu pisanie tego samego tysiące razy przez sędziego.
Jeżeli coś będzie inaczej, to sędzia powie, napisze lub sekretarz zapyta – przecież są profesjonalistami. Sekretarz sam wykona odpowiednie czynności i podpisze je z upoważnienia sędziego. Dokument sporządzony i podpisany przez sekretarza powinien wystarczyć, bo dublowanie czynności zasadniczo przyczynia się do zatorów w sądach.
Podobnie odnieść się wypada do protokołowania rozpraw. Sekretarz sądowy ma zapisywać tylko słowo za słowem dyktowane przez sędziego. Takie postępowanie jest nieracjonalne, a każdy doświadczony sekretarz-protokolant potrafi samodzielnie prowadzić protokół i tak właśnie czyni. Zwłaszcza wówczas, gdy ma komputer i na ekranie widać, co zostało zapisane i w jaki sposób. Kiedy rozprawa się kończy, protokolant musi czekać, aż sędzia napisze „zarządzenie", czyli powtórzy jeszcze raz i podpisze to, co zostało wcześniej ustalone na rozprawie. Wprawny sekretarz doskonale to wie, bo przecież przed chwilą zapisał w protokole, ale musi mieć zarządzenie. Tak powtarzając czynności, tracimy czas i przyczyniamy się do niewydolności sądów.
Możliwe są jednak i skutecznie praktykowane inne rozwiązania. We Francji sekretarz samodzielnie i bez pomocy sędziego sporządza protokół, a w sprawach wykonania zarządzeń pełnomocnicy komunikowali się bezpośrednio z sekretarzem. Jak to zostało objaśnione na stronie internetowej e-justice.europa.eu – we Francji sekretarze (greffiers) należą do zawodów prawniczych i zajmują się postępowaniem od strony technicznej. Wspomagają sędziów w działaniach sądu i są odpowiedzialni za uwierzytelnianie oraz poświadczanie czynności sędziowskich pod rygorem nieważności w przypadkach przewidzianych przez prawo.
Jako naturalny współpracownik sędziego (magistrat) pomaga mu w porządkowaniu akt i wyszukiwaniu dokumentów. Może również przyjmować interesantów i informować opinię publiczną. Z pozoru obowiązki greffiers nie różnią się od zadań naszych sekretarzy. Tak jednak nie jest, ponieważ jest między nimi przepaść polegająca na braku podmiotowości i statusu zawodowego (po naszej stronie). W efekcie wydajność greffiers jest znacząco wyższa i przekłada się pozytywnie na sprawność postępowania sądowego oraz odciążenie sędziów (koncentrują się na rozprawie, a nie literówkach w protokole).
Usamodzielnienie sekretarza jest także konieczne, aby zrównać jego status z rzeczywistym zakresem obowiązków. Wszyscy też wiedzą, że sekretarze sądowi muszą być fachowcami zdolnymi do pracy w nowoczesnym, zinformatyzowanym środowisku, a nawet wirtualnej rzeczywistości (słuchanie świadków na odległość). I większość z nich spełnia te wymagania. Czynią to jednak z coraz większą trudnością, kiedy brakuje systemowej spójności, optymalizacji i synchronizacji czynności sekretarza z czynnościami sędziego. Całości dopełnia smutna rzeczywistość przepracowanych i niedostatecznie opłacanych pracowników.
