Zgodnie z nowym art. 45 ust. 1f ustawy o rachunkowości (uor) sprawozdanie finansowe ma być sporządzane w postaci elektronicznej oraz opatrywane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Elektronicznej formy nie należy jednak utożsamiać z elektronicznym odwzorowaniem sprawozdania finansowego sporządzonego w formie papierowej. Zgodnie bowiem z art. 45 ust. 1g uor sprawozdania finansowe jednostek wpisanych do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie udostępnianych w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Od kilku dni są one już dostępne do pobrania w Internecie.
Czytaj także: Składanie sprawozdań finansowych tylko w formie elektronicznej
Nie warto zwlekać
Omawiana zmiana przepisów może jednak stanowić znaczne utrudnienie dla tych przedsiębiorców, którzy - z różnych powodów - nie zdążą złożyć sporządzonego sprawozdania finansowego jeszcze przed 1 października 2018 r. do rejestru przedsiębiorców KRS. Niezłożone przed tą datą sprawozdanie finansowe będzie bowiem musiało być dostosowane do nowych ustawowych wymogów (konieczne będzie zastosowanie podpisu elektronicznego oraz zachowanie określonej struktury logicznej i formatu pliku). To samo będzie dotyczyć sprawozdań dotychczas niesporządzonych. W tym zakresie brak jest jakichkolwiek przepisów przejściowych. Decydująca będzie więc nie data sporządzenia, lecz złożenia sprawozdania finansowego.
Konieczny PESEL
Ci przedsiębiorcy, którzy jednak nie zdążą ze złożeniem sprawozdania finansowego przed 1 października 2018 r., powinni pamiętać o tym, aby numery PESEL wszystkich osób zobligowanych do podpisania sprawozdania finansowego (np. wszystkich członków zarządu) były ujawnione w rejestrze przedsiębiorców KRS. Chociaż zgodnie z art. 19e ust. 2 ustawy z 20 sierpnia 1997 r. o Krajowym Rejestrze Sądowym (tekst jedn. DzU z 2018 r., poz. 986) zgłoszenie sprawozdania finansowego następuje za pośrednictwem platformy „Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych" (https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/) przez co najmniej jedną osobę fizyczną, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, jako członka organu uprawnionego lub wspólnika uprawnionego do reprezentowania spółki osobowej, jak również syndyka albo likwidatora, to nie oznacza to, że ujawnienie w KRS numeru PESEL tylko jednego członka wieloosobowego zarządu będzie wystarczające dla skutecznego złożenia sprawozdania finansowego. Aby system informatyczny obsługujący zgłoszenie sprawozdania mógł zidentyfikować daną osobę – jako uprawnioną do podpisania sprawozdania finansowego u przedsiębiorcy – konieczne będzie bowiem ujawnienie jej numeru PESEL w rejestrze przedsiębiorców. Warto więc o tym pamiętać przed złożeniem sprawozdań finansowych na nowych zasadach.
Tylko podpis wydany w Polsce
Dotychczasowa praktyka funkcjonowania systemu teleinformatycznego, za pomocą którego od 15 marca 2018 r. składane są sprawozdania finansowe do Repozytorium Dokumentów Finansowych, budzi jednak uzasadnione wątpliwości co do możliwości korzystania z innych kwalifikowanych podpisów, niż wydane przez polskich dostawców usług zaufania. Należy przypuszczać, że również po 1 października 2018 r. – w celu podpisania sprawozdania finansowego – konieczne będzie korzystanie z kwalifikowanych podpisów elektronicznych wydanych w Polsce. Z uwagi na architekturę systemu teleinformatycznego, która jest oparta na numerze PESEL, nieodzowne staje się, aby w certyfikacie kwalifikowanego podpisu elektronicznego znalazł się również numer PESEL.
