Jednym z celów niedawnej nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym było zwiększenie skuteczności egzekucji przepisów nakazujących spółkom składanie sprawozdania finansowego i innych dokumentów do sądu rejestrowego. Dokumenty te mają być dostępne w internecie dla wszystkich zainteresowanych. Ustawa wprowadziła więc wymóg elektronicznego składania tych dokumentów.

Czytaj także: Nowe przepisy o Krajowym Rejestrze Sądowym

Podstawowy problem wynika z konieczności osobistego zaangażowania członków zarządu spółki w proces elektronicznego podpisywania dokumentów oraz dokonywania czynności związanych z ich zgłoszeniem sądowi rejestrowemu. Wskutek wprowadzonych zmian w składzie zarządu musi być przynajmniej jedna osoba, której nadano numer PESEL i który to numer został ujawniony w KRS, dysponująca kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP.

Co gorsza, nowe przepisy nie uwzględniają sytuacji, gdy nastąpiła zmiana w składzie zarządu.

Wprawdzie z chwilą podjęcia uchwały (jeżeli sama uchwała nie stanowi inaczej) nowi członkowie uzyskują pełnię praw korporacyjnych, jednak ich dane wciąż wymagają ujawnienia w rejestrze przedsiębiorców KRS. Stosowny wniosek powinien być złożony w ciągu siedmiu dni od chwili, gdy powołanie stało się skuteczne (art. 22 ustawy o KRS), zaś sąd rejestrowy winien rozpoznać go w ciągu siedmiu dni od daty wpływu (art. 20a ust. 1 ustawy o KRS). Teoretycznie więc nie ma przeszkód, by nowo powołani członkowie zarządu zostali wpisani do KRS przed upływem 15-dniowego terminu na zgłoszenie dokumentów finansowych i tym sposobem zarząd mógł wypełnić ciążący na nim obowiązek w ustawowym terminie.

W praktyce postępowanie w sprawie wpisu w KRS trwa średnio od dwóch do sześciu tygodni, a zdarzają się i dłuższe postępowania.

Paradoksalnie więc nowo powołany członek zarządu, choć z chwilą powołania posiada pełnię praw korporacyjnych przynależnych mu z tytułu pełnionej funkcji, nie jest władny dokonać skutecznie zgłoszenia dokumentów finansowych sądowi. Może się nawet zdarzyć (np. gdy w trakcie zwyczajnego zgromadzenia wymieniony został cały skład zarządu), że w spółce nie ma żadnej osoby posiadającej takie uprawnienie. Jednocześnie członkowie zarządu ponoszą formalnie odpowiedzialność karną za niedopełnienie ustawowego obowiązku terminowego zgłoszenia dokumentów.

W takim przypadku dojdzie więc do sytuacji patowej. Z jednej strony wskutek niezłożenia do sądu wymaganych dokumentów w ustawowym terminie członkowie zarządu naruszą art. 69 ust. 1 ustawy o rachunkowości i tym samym będą mogli podlegać odpowiedzialności karnej przewidzianej w art. 79 pkt 4 tej ustawy. Z drugiej zaś to naruszenie będzie od nich niezależne (zakładając, że wniosek o wpisanie ich danych w KRS został złożony w ustawowym terminie). Będzie to oznaczać, że członkowie zarządu będą mogli podnosić, że nie ponoszą winy za naruszenie przepisów ustawy. Okoliczność tę będą jednak mogli wykazać dopiero na etapie prowadzonego przeciwko nim postępowania w sprawie popełnienia czynu zabronionego.

Istniejąca luka prawna wymaga szybkiej interwencji ustawodawcy. Obecnie w razie zmiany zarządu na zwyczajnym zgromadzeniu wspólników albo zwyczajnym walnym zgromadzeniu spółki akcyjnej, jeśli sąd nie zdąży wpisać członków nowego zarządu w terminie wskazanym w art. 20a ust. 1 ustawy o KRS, może się okazać, że nowy zarząd będzie pozbawiony możliwości złożenia sądowi sprawozdania w formie przewidzianej prawem.

W takim przypadku można argumentować, że kierownik jednostki (najczęściej zarząd, a ściślej jego członkowie) wypełnia znamiona występku określonego w art. 79 pkt 4 ustawy o rachunkowości. Mimo to osoba taka nie powinna ponosić odpowiedzialności karnej za wskazany czyn. Trudno bowiem uznać, by można jej było przypisać winę za obiektywną niemożność złożenia sprawozdania, powodowaną zbyt późnym wpisaniem jej do KRS przez sąd, a w konsekwencji niemożnością wypełnienia elektronicznego formularza. Brak zawinienia powinien skutkować zatem odmową wszczęcia postępowania przygotowawczego w sprawie albo, jeśli już się ono toczy, jego umorzeniem. Osoba, której nie można przypisać winy w czasie czynu, nie popełnia bowiem przestępstwa. Okoliczność ta powinna jednak zostać ustalona w toku postępowania. To zaś rodzi dodatkową pracę dla organów ścigania, a dla reprezentantów spółek potencjalne nieprzyjemności, których można byłoby uniknąć w razie zmiany niedomagających regulacji.

Maciej Szewczyk jest radcą prawnym w praktyce transakcji i prawa korporacyjnego kancelarii Wardyński i Wspólnicy, a Jakub Znamierowski jest w tej kancelarii adwokatem w praktyce karnej.