fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Dane osobowe

Co ze zbiorami danych z likwidowanych gimnazjów - poradnik GIODO

Fotorzepa, Bartosz Jankowski
Jak postępować ze zbiorami danych osobowych prowadzonymi przez likwidowane gimnazja? Skala problemu jest znaczna - gimnazja zgłosiły do rejestracji ok. 3700 zbiorów danych, z czego większość została wpisana do jawnego, ogólnokrajowego rejestru zbiorów danych osobowych.

Wydaje się, że co do zasady w wyniku włączenia gimnazjum do innej szkoły nie powstaną nowe zbiory danych osobowych, gdyż każda szkoła prowadzi analogiczne zbiory (np. związane z rekrutacją), w których cel przetwarzania, zakres danych i podstawa prawna są tożsame. Możliwe jest włączenie danych przetwarzanych w dotychczasowych zbiorach danych prowadzonych przez gimnazja do istniejących już zbiorów danych prowadzonych przez szkołę, do której włączono gimnazjum.1 września 2017 r. wejdzie w życie ustawa z 14 grudnia 2016 r. – Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo oświatowe, która zakłada m.in. likwidację gimnazjów. Do Biura GIODO docierają liczne pytania od tych szkół, jakich obowiązków w obliczu nadchodzących zmian powinny one dopełnić w zakresie prowadzonych zbiorów danych osobowych. Przede wszystkim zaś chcą wiedzieć, czy konieczne jest złożenie wniosku o wykreślenie tych zbiorów.

Jak wyjaśnia GIODO, placówki, na które przejdą prawa i obowiązki dotychczasowych gimnazjów, staną się administratorami danych przetwarzanych przez zlikwidowane jednostki.

Od 1 września inny administrator

Wygaszanie gimnazjów ma przebiegać według różnych wariantów. Może polegać na przekształceniu w inną szkołę lub włączeniu do innej szkoły. W art. 129 ust. 1 i 3 ustawy ustawy z 14 grudnia 2016 r. Przepisy wprowadzające ustawę – Prawo oświatowe wymieniono podmioty (szkoły), w które można przekształcić lub do których można włączyć gimnazja. W każdym z tych przypadków dojdzie do likwidacji gimnazjum.

Likwidacja szkoły w Rejestrze Szkół i Placówek Oświatowych następuje z dniem złożenia wniosku, przy czym nie jest możliwe zlikwidowanie szkoły w czasie roku szkolnego. Oznacza to, że szkoła może być zlikwidowana w dniu 31 sierpnia (art. 59 ust. 1 ustawy z 7 września 1991 r. o systemie oświaty).

- Po 1 września 2017 r. szkoły, na które przejdą prawa i obowiązki dotychczasowych gimnazjów, staną się więc administratorami danych przetwarzanych przez zlikwidowane placówki - informuje GIODO.

Co powinni zrobić nowi administratorzy?

Nowi administratorzy danych, w związku z wejściem w prawa i obowiązki gimnazjów, powinni dokonać oceny, czy zaprzestano przetwarzania danych w zbiorach zgłoszonych przez gimnazja, co stanowi przesłankę do wykreślenia zbioru z rejestru, ewentualnie czy konieczne jest zgłoszenie zmian w tych zbiorach (np. gdy celem przetwarzania danych stała się archiwizacja).

- Jeśli chodzi o wynikający z art. 41 ust. 2 ustawy o ochronie danych osobowych obowiązek zgłaszania zmian w zbiorze, zauważyć należy, że nie dotyczy on sytuacji, w której administrator danych powołał administratora bezpieczeństwa informacji i zgłosił go Generalnemu Inspektorowi do rejestracji, a w zbiorze przetwarzane są wyłącznie dane zwykłe. Przykładowo, w przypadku powołania ABI nie będzie istniał obowiązek zgłaszania zmian w zbiorach takich jak np. rejestry korespondencji, w których przetwarzane są dane zwykłe - wyjaśnia GIODO.

Czy konieczne jest zgłaszanie nowych zbiorów? W ocenie GIODO - nie, bo w wyniku włączenia gimnazjum do innej szkoły raczej nie powstaną nowe zbiory danych osobowych,  każda szkoła prowadzi analogiczne zbiory (np. związane z rekrutacją), w których cel przetwarzania, zakres danych i podstawa prawna są tożsame.

- Możliwe jest włączenie danych przetwarzanych w dotychczasowych zbiorach danych prowadzonych przez gimnazja do istniejących już zbiorów danych prowadzonych przez szkołę, do której włączono gimnazjum - twierdzi GIODO.

Wykreślenie z rejestru nie tak szybko

GIODO przypomina, że decyzja administracyjna o wykreśleniu z rejestru zbiorów danych osobowych może zapaść tylko wówczas, gdy zaprzestano przetwarzania danych w zarejestrowanym zbiorze, czyli zaprzestano jakichkolwiek operacji wykonywanych na danych osobowych, takich jak zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie.

- Samo już przechowywanie dokumentów wyłącznie w celu archiwalnym jest równoznaczne z przetwarzaniem zawartych w nich danych osobowych. Dlatego w większości przypadków wygaszanie gimnazjów nie będzie wiązało się z koniecznością złożenia wniosku o wykreślenie zbioru przez szkoły, w które zostaną przekształcone gimnazja lub w skład których wejdą te likwidowane placówki - wskazuje GIODO.

Dodaje, że wątpliwości, jakie mogą się pojawić w konkretnych przypadkach, będą rozstrzygane w toku indywidualnych postępowań prowadzonych przez GIODO.

Źródło: rp.pl
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA