fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

Analizy Rzeczpospolitej

Cyfryzacja poprawia efektywność i zmienia kulturę pracy w firmach

Nowoczesne systemy nie wymagają zwykle dużych inwestycji. Bardzo ważnym elementem jest natomiast przygotowanie ludzi do nowych rozwiązań – podkreśla Piotr Ciski, prezes Sage.

Czy można już mówić o cyfrowej transformacji w HR w firmach, w tym tych z sektora MŚP?

Piotr Ciski: Zdecydowanie widzimy ożywienie w MŚP spowodowane kilkoma czynnikami. Tym co teraz wpływa na cyfryzację firm – obok stałego dążenia do zwiększenia efektywności – jest, po pierwsze, coraz bardziej wymagający rynek pracy zarówno pod względem poszukiwania talentów, jak i edukacji i szeroko pojętej obsługi pracowników w firmie. Drugim ważnym czynnikiem jest cyfryzacja kontaktów na linii firma–instytucje państwowe. Odchodzi się od papierowych form komunikacji z różnymi urzędami na rzecz komunikacji cyfrowej. Te dwa czynniki w dużej mierze determinują teraz rozwój cyfrowy przedsiębiorstw MŚP.

Z jakich innowacyjnych cyfrowych rozwiązań najczęściej korzystają dzisiaj małe i średnie firmy?

W zasadzie każda firma ma już jakiś system do naliczania płac. Teraz przedsiębiorstwa dosyć mocno rozbudowują systemy, które pomagają dużo bardziej efektywnie rozliczać pracowników, wykorzystując tu często samoobsługę. Idziemy w kierunku rozwiązań chmurowych, mobilnych, dzięki którym pracownik zdalnie kontaktuje się z działem HR. Poprzez swoje urządzenie mobilne zgłasza w systemie np. urlop czy nieobecność i również w systemie dostaje odpowiedź. Logując się do systemu, może też otrzymać pasek wynagrodzeń w postaci elektronicznej i załatwić wiele spraw, które do tej pory wymagały fizycznego kontaktu z działem kadr. Część zmian wymusza też regulator, który wprowadził e-zwolnienia lekarskie. Duże znaczenie miało też RODO, które przyczyniło się do zmian technologicznych w rekrutacji, gdy przetwarzamy dużą ilość danych osobowych. Dodatkowo pracownicy przychodzą, odchodzą, zdobywają różne certyfikaty. Szalenie trudno jest zapanować nad papierową dokumentacją tych zmian.

W wielu firmach nadal królują papierowe wnioski o urlop i papierowe akta osobowe…

Coraz więcej dokumentów pracowniczych jest jednak w formie elektronicznej i o ile do niedawna część z nich nadal drukowano, to teraz zmierzamy w stronę e-teczki pracownika. Dlatego też wiele przedsiębiorstw uzupełnia już systemy kadrowo-płacowe, które często wolą mieć u siebie na serwerach, o dostępny w chmurze samoobsługowy moduł obsługi pracownika i kontaktu z działem kadr.

Które obszary HR są teraz najbardziej zaawansowane technologicznie?

Inteligentne rozwiązania coraz częściej pojawiają się w rekrutacji, która odbywa się głównie poprzez różnego rodzaju portale. W systemie mamy możliwość spięcia ogłoszeń o pracy i CV kandydatów, z którymi wstępną rozmowę coraz częściej prowadzą chatboty. Bardzo ważnym obszarem cyfryzacji staje się też edukacja i ocena pracowników. Firmom coraz trudniej jest znaleźć odpowiednio przygotowanych kandydatów do pracy, więc same inwestują w szkolenia, które często muszą być skalowalne. Przechodzą wtedy od stacjonarnych szkoleń w sali i z trenerem do kursów online, które w systemie można prowadzić w dowolnym czasie, łącząc je z bieżącą oceną postępów pracowników i budowaniem dla nich ścieżek kariery.

A co jest największym wyzwaniem przy wprowadzaniu cyfrowych rozwiązań w HR?

Cyfryzacja zmienia filozofię pracy przedsiębiorcy i przedsiębiorstwa, więc oznacza zwykle dużą zmianę kulturową. Nowoczesne systemy z reguły nie wymagają dużych inwestycji, kupowania licencji, gdyż są to często rozwiązania chmurowe, gdzie płacimy subskrypcję za korzystanie. Bariera wejścia powinna być więc dla przedsiębiorcy relatywnie niska. Natomiast bardzo ważnym elementem jest dobre przygotowanie firmy do nowych rozwiązań i do wynikającej z nich zmiany kulturowej. Trzeba do tego przygotować działy kadr i pracowników. Musimy im uświadomić, że teraz wszystkie sprawy będą załatwiać w systemie, a mając jakieś pytania, mogą zadać je w rozmowie z chatbotem, zamiast przychodzić do działu kadr. To wymaga również zmiany od menedżerów, którzy muszą się nauczyć używać systemu HR tak, by nie powstał w firmie drugi obieg dokumentów „po staremu”.

Czyli jak zwykle kluczowi są ludzie?

Ludzie i kultura organizacyjna w przedsiębiorstwie. Ważnym elementem, który wspiera zmianę kultury, jest poprawa efektywności. Jeśli mamy na przykład w firmie 100 pracowników i każdy z nich przynosi do kadr średnio po trzy wnioski urlopowe w ciągu roku, to przechodząc na wnioski elektroniczne i automatyzując ten proces, odciążymy dział kadr o kilka dni pracy. Będzie się on mógł skupić na działaniach związanych z rozwojem pracowników, szkoleniami. Menedżerom system ułatwia zarządzanie urlopami, planowanie systemów motywacyjnych. W dodatku wszystkie informacje mamy w jednym miejscu.

Czy firmy doceniają już przewagi konkurencyjne, które zapewnią im cyfrowe narzędzia, sztuczna inteligencja w HR?

Dzisiaj przedsiębiorcy szukają w nich przede wszystkim sposobów na odciążenie działów HR i lepszą komunikację z pracownikami. Istotne są oszczędności wynikające z samoobsługi różnych procesów. Obliczyliśmy, że przy naszym systemie HRCloud w 100-osobowej firmie dział HR na samych wnioskach urlopowych oszczędza ok. 25 godzin rocznie. Natomiast firmy, które mają problem szkoleń pracowniczych, sięgają już po bardziej zaawansowane narzędzia do zarządzania wiedzą, które pozwalają połączyć szkolenia z oceną roczną i rozwojem kariery zawodowej pracownika. Wtedy, przychodząc do firmy, pracownik wie już z góry, w jakim kierunku może się rozwijać i co uzyska dzięki konkretnym szkoleniom.

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA