Stanowisko Departamentu Prawa Pracy w Ministerstwie Pracy i Polityki Społecznej z 3 lutego 2009 r. w sprawie rozliczania podróży służbowej

1. W obowiązującym stanie prawnym pracodawcy, w tym zwłaszcza spoza sfery budżetowej, mogą we własnym zakresie regulować problematykę warunków zwrotu kosztów podróży służbowych pracowników (art. 77[sup]5 [/sup] § 3 [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=76037]kodeksu pracy[/link]).

Postanowienia układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania mogą zatem regulować w sposób jednoznaczny także sposób obliczania diety za odcinek krajowej podróży służbowej przypadający w czasie odbywania podróży poza granicami kraju. Zdaniem departamentu praktyka w tym zakresie może być różna; może to być sumowanie czasu przejazdu na obszarze kraju, jak i rozdzielne traktowanie czasu przejazdu w drodze za granicę i z powrotem.

Na gruncie stosowania[link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167998] rozporządzeń ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju (DzU nr 236, poz. 1990 ze zm.)[/link] oraz [link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=167999]poza granicami kraju (DzU nr 236, poz. 1991 ze zm.)[/link]

Departament Prawa Pracy zajmuje następujące stanowisko.Te rozporządzenia określają podstawowe warunki w zakresie wypłacania należności za podróże służbowe. W zakresie nieuregulowanym tymi przepisami pracodawcy we własnym zakresie podejmują decyzje odnośnie należnych pracownikowi świadczeń pieniężnych.

U pracodawcy stosującego te rozporządzenia MPiPS należałoby mieć na uwadze, że należność z tytułu diet oblicza się odpowiednio za czas od rozpoczęcia podróży/przekroczenia granicy polskiej do powrotu po wykonaniu zadania. Przy ustalaniu należności z tytułu diet przysługujących pracownikowi z tytułu podróży zagranicznej połączonej z przejazdem przez obszar kraju można – zdaniem departamentu – wziąć pod uwagę łączny czas trwania podróży.

W takim wypadku należy po obliczeniu liczby diet przysługujących za całą podróż służbową odliczyć liczbę diet za część zagraniczną. Różnica stanowić będzie należną dietę za część podróży na obszarze kraju.

2. Departament wyjaśnia, że w zakresie nieuregulowanym przepisami odrębnymi definicję podróży służbowej zawiera art. 77[sup]5[/sup] § 1 k.p. Zgodnie z tym przepisem pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Problematyka dotycząca zwrotu należności za podróże przedstawicieli handlowych jest przedmiotem orzecznictwa sądowego. W wyroku z 11 kwietnia 2001 r. Sąd Najwyższy orzekł, że „nie jest podróżą służbową stale wykonywanie zadań w różnych miejscowościach i terminach, których wyboru dokonuje każdorazowo sam pracownik w ramach uzgodnionego rodzaju pracy” [b](I PKN 350/00, publ. OSNAP 2001/20/9)[/b].

Sąd Najwyższy zważył, że „podróż służbowa jest swoistą konstrukcją prawa pracy. Nie każde wykonywanie zadania poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, jest podróżą służbową. Podstawę formalną podróży służbowej stanowi polecenie wyjazdu. Polecenie takie powinno określać zadanie oraz termin i miejsce jego wykonywania. Musi być skonkretyzowane. Nie może mieć charakteru generalnego.

Nie jest zatem podróżą służbową wykonywanie pracy (zadań) w różnych miejscowościach, gdy przedmiotem zobowiązania pracownika jest stałe wykonywanie pracy (zadań) w tych miejscowościach, a ich wyboru i terminu pobytu dokonuje każdorazowo sam pracownik. Art. 29 § 1 k.p. wśród przykładowo wskazanych warunków umowy o pracę wymienia określenie rodzaju i miejsca wykonywania pracy.

Przepis ten nie wymaga, aby strony uzgodniły jedno stałe miejsce świadczenia pracy.