Wyjaśnienia GIODO dotyczące możliwości przetwarzania danych osobowych byłego pracownika przez pracodawcę

Stosownie do art. 23 ust. l pkt 5 ustawy, przetwarzanie danych osobowych jest dopuszczalne, gdy jest to niezbędne dla wypełniania prawnie usprawiedliwionych celów realizowanych przez administratorów danych albo odbiorców danych, a przetwarzanie nie narusza praw i wolności osoby, której dane dotyczą.

W przedmiotowej sprawie Spółka (…) wskazała, iż podejrzewa, że ze strony Skarżącego doszło do naruszeń w zakresie prowadzenia przez niego działalności konkurencyjnej i w celu dochodzenia od niego roszczeń z tego tytułu Spółka gromadzi materiał dowodowy, którego istotnym elementem są pracownicze konta e – mail Skarżącego, bowiem jak wskazano, na jeden z tych adresów, były klient Spółki przesłał e mail świadczący o prowadzeniu przez Skarżącego, w okresie zatrudnienia, działalności konkurencyjnej.

Powyższa argumentacja nie zasługuje na uwzględnienie. Prawdą jest, że Spółka ma prawo dochodzić swych roszczeń i w tym celu i na tej podstawie przetwarzać dane osobowe, jednakże w niniejszej sprawie [b]ciągła aktywność przedmiotowych adresów e–mail oraz udostępnianie na stronie internetowej Spółki zdjęć Skarżącego niewątpliwie narusza jego prawa i wolności chociażby w zakresie dotyczącym jego wizerunku.[/b] Skarżący nie jest już pracownikiem Spółki. Prowadzi obecnie własną działalność gospodarczą, z którą chce być utożsamiany.

Ciągła aktywność, a zarazem możliwość przesłania wiadomości na przedmiotowe adresy e–mail, pośrednio jednak nadal utożsamia osobę Skarżącego ze Spółką co w obecnej sytuacji daje fałszywy obraz osoby Skarżącego. Ponadto osoba, do której, zgodnie z jej identyfikatorem zawartym w adresie, kierowana jest korespondencja nie ma możliwość zapoznania się nią, co z kolei stanowi przejaw naruszenia wolności tej osoby do prawa komunikowania się oraz ochrony jej korespondencji.

Tą samą argumentację należy odnieść do kwestii udostępniania przez Spółkę danych osobowych Skarżącego w postaci jego wizerunku oraz danych osobowych w zakresie jego imienia i nazwiska, poprzez zamieszczenie na stronie internetowej Spółki zdjęć z wizerunkiem Skarżącego oraz zawartych w ich opisie danych tj. jego imienia i nazwiska. Przez fakt, iż przedmiotowe zdjęcia nadal widnieją na stronie internetowej Spółki, Skarżący jest z nią nadal utożsamiany, mimo, iż obecnie nie jest on już jej pracownikiem.

Ponadto, analizując tę kwestię w zakresie wskazanej przez Spółkę podstawy legalności ich przetwarzania, nie można zgodzić się ze stanowiskiem Spółki jakoby udostępnianie danych osobowych Skarżącego w ten sposób było niezbędne dla dochodzenia, przez Spółkę, roszczeń z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Przedmiotowe zdjęcia wskazywać i potwierdzać mogą jedynie, niepodważany przez żadną ze stron postępowania fakt, iż Pan X był pracownikiem Spółki.

Nie dostarczają one natomiast żadnego dowodu na potwierdzenie podejrzenia prowadzenia przez Skarżącego działalności sprzecznej z przepisami ustawy o zakazie konkurencji, a więc by ich dalsze przetwarzanie było niezbędne dla dochodzenia przez Spółkę roszczenia z tytułu prowadzonej działalności gospodarczej. Trudno uznać także, by postawą ich przetwarzania były inne z wymienionych w art. 23 ust 1 ustawy przesłanki legalnego przetwarzania danych osobowych.

Niezależnie od powyższego wskazać także należy, iż za brakiem podstawy prawnej aktualnego przetwarzania danych osobowych Skarżącego, we wskazanym zakresie, przez (…) Sp. z o.o. przemawia również regulacja wyrażona w art. 26 ust. 1 ustawy, a ściślej w jej pkt 2 i 3, stanowiąca o obowiązku administratora do zbierania danych osobowych dla oznaczonych zgodnych z prawem celów i nie poddawanie ich dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami (pkt 2) oraz jego zobowiązaniu aby zebrane przez niego dane były merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celu dla jakiego były zbierane (pkt 3). W niniejszej sprawie dane osobowe Skarżącego zebrane były przez Spółkę w związku z jego zatrudnieniem. [b]Pracownicze adresy e – mail utworzone zostały w ściśle określonym celu, a mianowicie w celu kontaktowania się przez Pana X z klientami Spółki, a zatem do działań związanych i wynikających ze stosunku pracy. [/b]

[b]Skarżący nie jest już pracownikiem Spółki, nie wykonuje obecnie zadań wynikających z łączącego go ze Spółką stosunku pracy, zatem ustał cel przetwarzania jego danych zawartych w adresach e–mail, a także jego wizerunku, a ich aktualne przetwarzanie w ten sposób stanowi przetwarzanie niezgodne z celem dla którego dane te były zbierane[/b]. Pozostawiając na stronie internetowej zdjęcia zawierające wizerunek Skarżącego oraz utrzymując ciągłą aktywność jego pracowniczych adresów e-mail administrator utrzymuje również stan niegodny z prawdą, nie odpowiadający najnowszemu stanowi rzeczy.

Skarżący nie jest pracownikiem Spółki i nie ma podstaw by nadal był z nią utożsamiany, a administrator obowiązany jest uwzględnić ten stan rzeczy w zakresie przetwarzanych o nim informacji. Jak wskazał [b]Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 listopada 2003 r. sygn. I PK 590/2002 [/b]„ujawnienie przez pracodawcę nazwiska (imienia) pracownika bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego, jeżeli jest usprawiedliwione zadaniami i obowiązkami pracodawcy związanymi z prowadzeniem zakładu, jest niezbędne i nie narusza praw oraz wolności pracownika”. W ocenie Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych Spółka ma prawo przetwarzać dane osobowe Skarżącego aktualnie wyłącznie w celu archiwalnym, ewentualnie w związku z prowadzonym przeciwko niemu postępowaniem sądowym, a utrzymywanie przedmiotowych adresów e – mail i przetwarzanie danych osobowych Skarżącego na stronie internetowej w tym celu się nie mieści.

Za koniecznością usunięcia przez Spółkę danych osobowych Skarżącego przemawia również regulacja wyrażona w art. 35 ust. 1 ustawy, zgodnie z którą w razie wykazania przez osobę, której dane osobowe dotyczą, że są one niekompletne, nieaktualne, nieprawdziwe lub zostały zebrane z naruszeniem ustawy albo są zbędne do realizacji celu, dla którego zostały zebrane, administrator danych jest obowiązany, bez zbędnej zwłoki, do uzupełnienia, sprostowania danych, czasowego lub stałego wstrzymania przetwarzania kwestionowanych danych lub ich usunięcia ze zbioru, chyba że dotyczy on danych osobowych, w odniesieniu do których tryb ich uzupełnienia, uaktualnienia lub sprostowania określają odrębne ustawy. W przedmiotowej sprawie przetwarzanie przez (…) Sp. z o.o. danych osobowych Skarżącego poprzez ich udostępnianie na stronie internetowej i w przypisanych mu adresach e -mail jest zbędne dla realizacji celu, dla którego zostały zebrane.