Koszty w postępowaniu przed organem administracji publicznej

Nieuiszczenie opłaty, jaką z daną czynnością łączy przepis prawa, w praktyce oznacza niepodjęcie działania przez urzędnika. Nie jest tak jednak automatycznie. W przypadku gdy strona nie opłaciła kosztów postępowania, organ administracji publicznej prowadzący postępowanie wyznaczy jej odpowiedni termin do ich wniesienia.

Co do zasady termin ten nie może być krótszy niż siedem dni, ale też nie dłuższy niż czternaście dni. Dopiero jeżeli w wyznaczonym terminie należności te nie zostaną uiszczone, podanie podlega zwrotowi lub czynność uzależniona od opłaty zostanie zaniechana. Na takie postanowienie organu administracji przysługuje zażalenie.

Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje wyjątki od zasady niedziałania organu w przypadku braku należnej opłaty. Sytuacja taka ma miejsce w trzech przypadkach. Przede wszystkim możliwe jest podjęcie postępowanie, jeżeli za niezwłocznym załatwieniem przemawiają względy społeczne lub wzgląd na ważny interes strony.

Ponadto podanie powinno być załatwione mimo braku opłaty, jeżeli jego wniesienie stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin zawity (termin zawity to taki, po upływie którego dana czynność jest nieskuteczna), a także jeżeli podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą.

Co obciąża stronę

Przepisy określają również zakres kosztów, z których poniesieniem powinna się liczyć strona postępowania administracyjnego. Stronę obciążają te koszty postępowania, które wynikły z jej winy bądź zostały poniesione w interesie lub na żądanie strony, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie.

W konsekwencji organ orzekający w sprawie ponosi koszty zebrania niezbędnego materiału dowodowego (w postępowaniu administracyjnym prowadzonym w interesie strony) tylko wtedy, gdy ponoszenie tych kosztów wynika z ustawowej podstawy prawnej. W każdym pozostałym przypadku, koszty te –obciążają stronę postępowania, w interesie której jest ono prowadzone.

Niezależnie od zasady ponoszenia kosztów postępowania administracyjnego przez zainteresowanych w uzasadnionych przypadkach organ administracji publicznej może zażądać od strony złożenia zaliczki w określonej wysokości na pokrycie kosztów postępowania.

W praktyce możliwość zażądania zaliczki organ administracji publicznej powinien rozważyć zwłaszcza wtedy, gdy w danej sprawie konieczne jest przeprowadzenie skomplikowanych ekspertyz czy pracochłonnych badań. W każdym jednak przypadku żądanie zaliczki na poczet kosztów postępowania organ prowadzący postępowanie powinien oceniać stosownie do okoliczności sprawy.

Za co płacimy

Do kosztów postępowania zalicza się koszty osobowe oraz rzeczowe. Do pierwszej kategorii można zaliczyć koszty związane z podróżą i innymi należnościami świadków i biegłych oraz stron. Chodzi tu w szczególności o koszty, jakie przysługują osobie, która stawiła się na wezwanie organu. Najczęściej organ przyznaje takiej osobie koszt podróży i inne należności według przepisów o należnościach świadków i biegłych w postępowaniu sądowym.

Drugą kategorię kosztów stanowią natomiast wydatki spowodowane oględzinami na miejscu, jak koszty doręczenia stronom pism urzędowych. Organ administracji publicznej może również zaliczyć do kosztów postępowania także inne koszty bezpośrednio związane z rozstrzygnięciem sprawy.

Obowiązki organu

Gdy organ administracji publicznej wydaje decyzję w sprawie, jego obowiązkiem jest nie tylko ustalenie w drodze postanowienia wysokości kosztów postępowania, osób zobowiązanych do ich poniesienia, ale również terminu i sposobu ich uiszczenia. Warto pamiętać, że na postanowienie w sprawie kosztów postępowania osobie zobowiązanej do ich poniesienia służy zażalenie, a wszelkie nieuiszczone w terminie opłaty i koszty postępowania oraz inne należności wynikłe z tego postępowania podlegają ściągnięciu w trybie przepisów o egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych.

Kodeks postępowania administracyjnego przewiduje również dwie sytuacje, kiedy strona nie poniesie kosztów postępowania. Po pierwsze, ma to miejsce w razie niewątpliwej niemożności poniesienia przez stronę opłat, kosztów i należności związanych z tokiem postępowania. W takiej sytuacji organ administracji publicznej może zwolnić stronę w całości lub w części od ponoszenia tych opłat, kosztów i należności. Poza tym, pracownik organu administracji publicznej winny błędnego wezwania strony obowiązany jest do zwrotu wynikłych stąd kosztów.

Zwolnienie w sądzie

Wniosek o zwolnienie od kosztów sądowych składa się na urzędowym formularzu. Jego wzór zawiera rozporządzenie Rady Ministrów z 16 grudnia 2003 r. w sprawie określenia wzoru i sposobu udostępnienia urzędowego formularza wniosku o przyznanie prawa pomocy w postępowaniu przed sądami administracyjnymi oraz sposobu dokumentowania stanu majątkowego, dochodów lub stanu rodzinnego wnioskodawcy. Sam wniosek należy wypełnić czytelnie oraz udokumentować.

Wniosek o zwolnienie rozpatruje wojewódzki sąd administracyjny, przed którym sprawa się toczy. Przepisy umożliwiają również stronie, która nie ma miejsca zamieszkania, pobytu lub siedziby na obszarze właściwości sądu, w którym toczy się sprawa, złożenie wniosku w innym wojewódzkim sądzie administracyjnym. W takim przypadku sąd ten przesyła złożony wniosek do sądu właściwego. Rozwiązanie to z jednej strony jest niewątpliwie ułatwieniem dla podmiotu, która ubiega się o przyznanie zwolnienia od kosztów. Z drugiej jednak strony takie uprawnienie może powodować dodatkową przewlekłość toczącego się postępowania.

Wniosek o zwolnienie od kosztów powinien zawierać oświadczenie strony obejmujące dokładne dane o stanie majątkowym i dochodach, a jeżeli wniosek składa osoba fizyczna, ponadto dokładne dane o stanie rodzinnym oraz oświadczenie strony o niezatrudnieniu lub niepozostawaniu w innym stosunku prawnym z adwokatem, radcą prawnym, doradcą podatkowym lub rzecznikiem patentowym. W przypadku gdy sąd uzna, że oświadczenia strony zawarte we wniosku okażą się niewystarczające do oceny jej stanu majątkowego, wzywa stronę do ich uzupełnienia.

W praktyce zatem to na wnioskującym spoczywa ciężar wykazania braku możliwości pokrycia kosztów postępowania. W przypadku gdy strona nie uzupełni braków formalnych lub nie złoży wniosku na urzędowym formularzu, pozostawia się go bez rozpoznania. Gdy do sądu trafi prawidłowy wniosek sąd rozpatruje go w dwóch aspektach. Z jednej strony bierze pod uwagę wysokości obciążeń finansowych, jakie strona musi ponieść w konkretnym postępowaniu, z drugiej strony, jej możliwości finansowych. Tak więc warunkiem zwolnienia od kosztów sądowych jest wykazanie nie tylko faktu, że na stronie ciąży obowiązek uiszczenia konkretnych opłat sądowych, ale również, że nie może ich uiścić bez uszczerbku dla siebie i swej rodziny.

W przypadku wątpliwości co do możliwości ponoszenia kosztów postępowania przez stronę ubiegającą się o zwolnienie przepisy wskazują na dokumenty, które mogą potwierdzać przedstawione przez wnioskodawcę dane o jego majątku, dochodach i stanie rodzinnym.

Są to w szczególności:

- odpisy zeznań podatkowych za ostatnie dwa lata kalendarzowe,

- wyciągi i wykazy z posiadanych rachunków bankowych, w tym kont i lokat dewizowych z ostatnich trzech miesięcy,

- wypisy z rejestrów urzędowych,

- odpis aktualnych bilansów,

- zaświadczenia o wysokości wynagrodzeń, honorariów i innych należności oraz otrzymywanych świadczeń z ostatnich dwu lat,

- zaświadczenie o sytuacji rodzinnej wnioskodawcy wydawane przez właściwą do spraw zdrowia lub opieki społecznej jednostkę organizacyjną gminy.

W praktyce samo zwolnienie od kosztów może polegać na całkowitym zwolnieniu od kosztów bądź na zwolnieniu częściowym. W sytuacji gdy postanowienie sądu administracyjnego nie określa zakresu zwolnienia od kosztów, przyjmuje się, iż strona została całkowicie zwolniona od kosztów, jak również ponoszenia wydatków.

Ważne

Organ odwoławczy w przypadku, gdy strona nie wniosła obowiązującej opłaty skarbowej należnej od odwołania, zobowiązany jest do oceny, czy zwrot odwołania nie narusza ważnego interesu strony.

Z uwagi na charakter pisma stanowiącego odwołanie, z reguły skorzystanie z instytucji zwrotu może doprowadzić do naruszenia takiego interesu.

Przed dokonaniem zwrotu organ powinien zbadać sprawę pod tym kątem i w postanowieniu o zwrocie odwołania wskazać przesłanki, które w danej sprawie uzasadniają pogląd, że zwrot odwołania nie narusza ważnego interesu strony.

Ważne

Organ rozpoznający sprawę nie może zwrócić stronie podania wyłącznie z tego powodu, że zażądał od strony złożenia zaliczki na poczet kosztów postępowania, a strona nie spełniła tego żądania.