Kiedy przesyłka z sądu jest prawidłowo doręczona

Pisma sądowe są wysyłane najczęściej jako przesyłki polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W ten sposób wysyłane są m.in. zawiadomienia (wezwania), a także wyroki, postanowienia oraz innego typu rozstrzygnięcia. Dlatego niezmiernie istotne jest, aby korespondencja docierała do odbiorców szybko, pewnie i w terminie. Bo terminy – zarówno te ustawowe (wskazane wprost w kodeksie postępowania karnego lub kodeksie postępowania cywilnego bądź też w innej ustawie), jak i sądowe (wyznaczane przez sąd) – wiążą nie tylko sąd, ale także strony lub uczestników postępowania. Przepisy normują, że czynność procesowa podjęta przez stronę po upływie terminu jest bezskuteczna.

Uwaga! Terminowe doręczenie i odebranie pisma to niezbędny warunek przedstawienia własnych racji w sporze.

Terminem wniesienia pisma jest termin złożenia go w sądzie (w biurze podawczym). Należy jednak pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami równoznaczne z wniesieniem pisma do sądu w sprawie cywilnej jest nadanie go w polskiej placówce operatora wyznaczonego. Jedynym polskim operatorem wyznaczonym jest Poczta Polska. Tylko nadanie pisma w placówce Poczty Polskiej ma taki sam skutek, jakby pismo to zostało w tym samym dniu złożone w sądzie.

Niezachowanie terminu wniesienia pisma w wielu wypadkach prowadzi do przegrania sprawy. Przykładowo, jeżeli środek zaskarżenia (np. apelacja, zażalenie czy też zarzuty lub sprzeciw od nakazu zapłaty) zostanie wniesiony po terminie, sąd odrzuci go bez merytorycznego rozpoznania.

Do rąk adresata

Niezwykle istotne jest także prawidłowe doręczanie przesyłek pochodzących od sądu.

Są dwa sposoby doręczania pism sądowych. Generalnie takie pismo powinno być doręczone do rąk własnych adresata lub innej osoby uprawnionej do odbioru, np. dorosłemu domownikowi, przedstawicielowi ustawowemu lub pełnomocnikowi. Takie doręczenie, np. dorosłemu domownikowi, nie może być stosowane, jeżeli sąd wysyłający korespondencję umieści na przesyłce zastrzeżenie wyłączające taki sposób doręczenia (w ogóle lub w stosunku do oznaczonych osób).

Jeśli adresatem przesyłki jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej (na przykład spółka jawna lub komandytowa), przesyłkę doręcza się:

- ?którejkolwiek z osób uprawnionych do reprezentowania adresata przed sądem;

- ?pracownikowi adresata upoważnionemu do odbioru przesyłek pod adresem wskazanym na przesyłce.

Jak wygląda prawidłowe potwierdzenie odbioru? Przepisy normują, że odbierający przesyłkę potwierdza jej odbiór na zwrotnym potwierdzeniu odbioru, wpisując datę otrzymania przesyłki i czytelnie podpisując zwrotkę imieniem i nazwiskiem.

Jednocześnie doręczyciel jest zobowiązany w takim formularzu: potwierdzić datę doręczenia przesyłki, imię i nazwisko odbiorcy, zaznaczyć sposób doręczenia i potwierdzić to własnoręcznym podpisem. Na przesyłce musi wpisać datę doręczenia i także potwierdzić ją własnoręcznym podpisem.

Po doręczeniu przesyłki doręczyciel ma obowiązek niezwłocznie przekazać zwrotkę do placówki pocztowej operatora, która na pierwszej stronie formularza potwierdza odbiór, umieszczając odcisk datownika, i odsyła formularz zwrotnego potwierdzenia odbioru sądowi wysyłającemu.

Nikogo nie ma w domu

Jeżeli doręczenie pismo do rąk własnych adresata jest niemożliwe, doręczyciel pozostawia mu zawiadomienie ze wskazaniem, kiedy i gdzie zostawił przesyłkę. Tu odbiorcę może czekać niespodzianka, jeśli się okaże, że po przesyłkę z sądu będzie musiał pójść do kiosku, sklepu spożywczego lub biura podróży, bo tam operator, który wygrał przetarg na obsługę sądów i prokuratury, uruchomił punkty odbioru awizowanych przesyłek.

Uwaga! Przesyłkę awizowaną trzeba odebrać w ciągu siedmiu dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia.

Zawiadomienie o przesyłce doręczyciel może pozostawić w drzwiach mieszkania adresata lub w skrzynce na listy.

Doręczyciel musi dokonać adnotacji o niedoręczeniu przesyłki na formularzu potwierdzenia odbioru oraz adnotacji „awizowano dnia" na stronie adresowej niedoręczonej przesyłki i złożyć swój podpis.

Musi też niezwłocznie oddać przesyłkę do właściwej placówki pocztowej operatora, która potwierdza przyjęcie awizowanej przesyłki, umieszczając na niej odcisk datownika i podpis przyjmującego pracownika poczty.

Awizowaną przesyłkę przechowuje się w placówce pocztowej operatora przez kolejne siedem dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia zawiadomienia.

Powtórne awizo

Jeśli osoba uprawniona nie zgłosi się po odbiór przesyłki w ciągu siedmiu dni, placówka pocztowa operatora sporządza powtórne zawiadomienie o możliwości jej odbioru w terminie kolejnych siedmiu dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia powtórnego zawiadomienia. Także to zawiadomienie doręczający pozostawia w drzwiach adresata lub w skrzynce na listy. Placówka pocztowa operatora musi też odnotować, że jest to awizo powtórne, a na adresowej stronie niedoręczonej przesyłki wpisać adnotację: „awizowano powtórnie dnia" (tu musi wpisać datę) i potwierdzić ją podpisem.

Uwaga! Przesyłkę awizowaną powtórnie trzeba odebrać w ciągu siedmiu dni, licząc od dnia następnego po dniu pozostawienia powtórnego zawiadomienia.

Jeśli w tym terminie adresat lub osoba uprawniona się po nią zgłosi, placówka, w której pozostawiono przesyłkę, wydaje ją. Przedtem wydający ja pracownik składa na jej stronie adresowej podpis, umieszcza nadatę wydania oraz stempel datownika.

Niedoręczenie pisma w wyznaczonych terminach naraża adresata na poważnekonsekwencje prawne.

Procedura cywilna i karna przewidują, że z upływem siedmiu dni od dnia następnego po dniu pozostawienia powtórnego zawiadomienia, doręczenie uważa się za dokonane. Z kolei zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego (tak też w postępowaniu podatkowym) w przypadku niezastania adresata operator pocztowy przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej. W przypadku niepodjęcia przesyłki w terminie określonym w pierwszym zawiadomieniu, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwoście odbioru przesyłki w terminie nie dłuższym niż czternaście dni od daty pierwszego zawiadomienia, a doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu. Zasady przyjmowania fikcji doręczenia różnią się zatem od siebie w różnych procedurach, tym bardziej więc istotne jest poprawne pouczenie adresata przez operatora pocztowego o skutkach niepodjęcia przesyłki oraz obowiązku terminowego jej podjęcia.

Gdy nikt się nie zgłosi

Przesyłkę nieodebraną w terminie placówka pocztowa opatruje adnotacją „nie podjęto w terminie" oraz stemplem datownika i wraz z formularzem potwierdzenia odbioru odsyła sądowi wysyłającemu niezwłocznie po upływie ostatniego dnia jej odbioru.

Jeżeli do doręczenia przesyłki nie doszło wskutek odmowy jej przyjęcia lub z innych powodów, doręczający ma obowiązek wskazać na zwrotce przyczyny niedoręczenia przesyłki, umieszczając datę i składając podpis. To ważne przy późniejszym reklamowaniu przesyłki.

Uwaga! Aby doręczenie można było uznać za prawidłowe, adresat musi zostać poinformowany o miejscu i terminie pozostawienia skierowanego do niego pisma oraz gdzie i kiedy może je odebrać.

Od momentu doręczenia pisma z sądu płyną dla adresata ważne terminy, np: