W toku postępowania przed organem podatkowym pierwszej instancji podatnik – strona postępowania, stosownie do art. 178 § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.), ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek i odpisów. Prawo to dotyczy również sporządzania kopii z akt postępowania, jednak chodzi tu o sporządzanie kopii przy wykorzystaniu własnych przenośnych urządzeń. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Zwrot „własne przenośne urządzenia" należy rozumieć jako urządzenia elektroniczne takie jak aparat fotograficzny, telefon z aparatem fotograficznym, laptop ze skanerem czy w skrajnych przypadkach nawet kserokopiarka niewielkiego formatu.

Z uwagi na warunki oczywiste jest, że czynności te są wykonywane w lokalu organu podatkowego w obecności pracownika tego organu. Obecność pracownika, który technicznie udostępni akta i będzie sprawował nadzór nad czynnością podatnika, nie powinna budzić wątpliwości.

Wnioskodawca zwróci za ksero

Ustawodawca przewidział także możliwość wystąpienia przez stronę z żądaniem wydania jej kopii akt sprawy lub uwierzytelnionych odpisów akt sprawy albo uwierzytelnienia kopii akt sprawy. W przypadku takiego żądania należy się jednak liczyć z kosztami, jakie poniesie strona. Organ podatkowy obciąży ją kosztami sporządzenia odpisów czy kopii wskazanych dokumentów, uwzględniając również koszty wysyłki dokumentów.

Stosownie bowiem do art. 267 § 1 o.p. stronę obciążają koszty, które zostały poniesione w jej interesie albo na jej żądanie, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie, jak również koszty sporządzania przez organ odpisów lub kopii, o których mowa w art. 178 o.p. o.p. ma więc obowiązek uwzględnić wniosek strony o wydanie jej kopii czy odpisów żądanych dokumentów, ale może za to pobrać opłatę.

Koszty sporządzenia odpisów lub kopii dokumentów obciążają stronę wtedy, gdy nie wynikają z ustawowego obowiązku organu podatkowego prowadzącego postępowanie podatkowe i zostały poniesione w jej interesie i na jej żądanie. Takie też stanowisko zaprezentował Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 18 stycznia 2018 r. (II FSK 3527/15), wskazując, że z uwagi na zakres przedmiotowy żądania – kserokopie protokołów przesłuchania świadków – żądanie przekracza zakres regulacji prawnej z art. 178 ordynacji podatkowej jako czynność w interesie strony i dla jej celów procesowych.

Przykład:

ABC sp. z o.o. zwróciła się z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o wydanie z akt toczącego się postępowania podatkowego kserokopii protokołu przesłuchania świadków Andrzeja Kwiatkowskiego oraz Jarosława Malinowskiego. We wniosku wskazano, że dokumenty te zostaną przedstawione w toku postępowania sądowego, prowadzonego przeciw kontrahentowi firmy z uwagi na niewywiązywanie się przez niego z obowiązków płatniczych.

Koszty te obciążają więc stronę tylko wtedy, gdy nie wynikają z ustawowego obowiązku organu prowadzącego postępowanie podatkowe. W podanym przykładzie interes strony jest oczywisty i nie ulega wątpliwości na jakie potrzeby strona występuje z żądaniem wydania kserokopii wskazanych dokumentów. Niezależnie od tego, strona musi zapłacić za żądane kserokopie.

Gdy urzędnik zapomniał

Jeśli ma miejsce sytuacja, że organ podatkowy był zobowiązany do doręczenia konkretnego dokumentu i nie wywiązał się z tego obowiązku, to w takim przypadku żądanie strony o sporządzenie i doręczenie jej takiego dokumentu (w postaci jego odpisu lub kopii) wyłącza możliwość obciążenia jej kosztami takich czynności (wyrok NSA z 3 czerwca 2011 r., II FSK 218/10).

Autopromocja
Real Estate Impactor

Gala wręczenia nagród liderom w branży nieruchomości

ZOBACZ RELACJĘ

Ile i za co

W przypadku kosztów sporządzania odpisów lub kopii obowiązkiem organu jest wyjaśnienie stronie przyczyn kalkulacji stawek w poszczególnych grupach tabeli. Chodzi tu o kalkulację wyliczenia kosztów sporządzenia kserokopii dokumentów. Organ powinien wskazać poszczególne elementy, na które składają się koszty, jakie ma ponieść strona. Przykładowo będzie to liczba stron wykonanych kserokopii, cena za stronę jak również wskazanie kosztów wysyłki.

Przykład:

Naczelnik urzędu skarbowego wyspecyfikował w uzasadnieniu postanowienia o obciążeniu strony kosztami poszczególne elementy, na które składa się kwota wspomnianego obciążenia za sporządzenie kserokopii. Było to 10 kart po 1 zł, co daje 10 zł oraz koszty wysyłki w kwocie 5 zł, co łącznie daje 15 zł.

Zgodnie z orzecznictwem sądowo-administracyjnym organy podatkowe powinny wskazać w uzasadnieniu nie tylko jakie czynności wchodziły w skład „przygotowania dokumentów" (stanowiącego jedną z pozycji zastosowanej kalkulacji wyliczenia kosztów), jak też przyczyny przyjęcia stawek za te czynności (wyrok WSA w Bydgoszczy z 23 kwietnia 2013 r., II SA/Bd 101/13). Strona powinna wiedzieć, z czego wynika uśredniona wysokość kosztów naliczanych przez organ prowadzący postępowanie.

podstawa prawna: art. 178 i art. 267 § 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn. DzU z 2018 r. poz. 800 ze zm.)