W toku postępowania przed organem podatkowym pierwszej instancji podatnik – strona postępowania, stosownie do art. 178 § 1 ordynacji podatkowej (dalej: o.p.), ma prawo wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek i odpisów. Prawo to dotyczy również sporządzania kopii z akt postępowania, jednak chodzi tu o sporządzanie kopii przy wykorzystaniu własnych przenośnych urządzeń. Prawo to przysługuje również po zakończeniu postępowania. Zwrot „własne przenośne urządzenia" należy rozumieć jako urządzenia elektroniczne takie jak aparat fotograficzny, telefon z aparatem fotograficznym, laptop ze skanerem czy w skrajnych przypadkach nawet kserokopiarka niewielkiego formatu.
Z uwagi na warunki oczywiste jest, że czynności te są wykonywane w lokalu organu podatkowego w obecności pracownika tego organu. Obecność pracownika, który technicznie udostępni akta i będzie sprawował nadzór nad czynnością podatnika, nie powinna budzić wątpliwości.
Wnioskodawca zwróci za ksero
Ustawodawca przewidział także możliwość wystąpienia przez stronę z żądaniem wydania jej kopii akt sprawy lub uwierzytelnionych odpisów akt sprawy albo uwierzytelnienia kopii akt sprawy. W przypadku takiego żądania należy się jednak liczyć z kosztami, jakie poniesie strona. Organ podatkowy obciąży ją kosztami sporządzenia odpisów czy kopii wskazanych dokumentów, uwzględniając również koszty wysyłki dokumentów.
Stosownie bowiem do art. 267 § 1 o.p. stronę obciążają koszty, które zostały poniesione w jej interesie albo na jej żądanie, a nie wynikają z ustawowego obowiązku organów prowadzących postępowanie, jak również koszty sporządzania przez organ odpisów lub kopii, o których mowa w art. 178 o.p. o.p. ma więc obowiązek uwzględnić wniosek strony o wydanie jej kopii czy odpisów żądanych dokumentów, ale może za to pobrać opłatę.
Koszty sporządzenia odpisów lub kopii dokumentów obciążają stronę wtedy, gdy nie wynikają z ustawowego obowiązku organu podatkowego prowadzącego postępowanie podatkowe i zostały poniesione w jej interesie i na jej żądanie. Takie też stanowisko zaprezentował Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 18 stycznia 2018 r. (II FSK 3527/15), wskazując, że z uwagi na zakres przedmiotowy żądania – kserokopie protokołów przesłuchania świadków – żądanie przekracza zakres regulacji prawnej z art. 178 ordynacji podatkowej jako czynność w interesie strony i dla jej celów procesowych.