Jak uniknąć zawiłości

Podnoszenie kultury języka urzędowego jest bardzo ważne z punktu widzenia petenta. Służy ono udanej komunikacji, czy to ustnej, czy pisemnej. Dobrze skonstruowane pismo urzędowe nie odstrasza zawiłością i pozwala skutecznie załatwić sprawę. Nie powinno razić bezosobowością ani nużyć monotonnym, wyzbytym z czasowników stylem.

Przykład

Warszawa, *(1) 03/05/2011

(miejscowość, data)

Potwierdzenie przyjęcia wniosku

na podstawie art. 26 ust. 3, w związku z art. 11 ust. 4 ustawy ?*(2) z dnia 2 lipca 2004 r., o swobodzie działalności gospodarczej (j.t. *(3) Dz. U z 2010 r. Nr 220, poz. 1447 ze zm.).

Potwierdza się przyjęcie wniosku o wpis do .......... złożonego przez *(4) pana Henryka Nowaka w *(2) dniu *(1) 03/05/2011 r.?*(5) Wniosek zostanie przekształcony w formę dokumentu elektronicznego i wprowadzony do systemu CEIDG nie później, niż następnego dnia roboczego, po dacie wskazanej w *(6) pkt. 1, z zastrzeżeniem *(6) pkt. 4.

Czynności organu gminy związane z przyjęciem wniosku, przekształceniem go w formę dokumentu elektronicznego oraz przesłaniem do CEIDG nie obejmują wpisu do ................................................................................... Od czynności tych nie przysługują środki odwoławcze *(7) albowiem organem dokonującym wpisu jest Minister ?Gospodarki.

Jeżeli złożony wniosek jest niepoprawny, w rozumieniu art. 27 ust. 1 i 2 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, *(8) wnioskodawca zostanie wezwany przez organ gminy, który wskaże uchybienia, do jego uzupełnienia lub skorygowania, w terminie 7 dni roboczych, pod rygorem pozostawienia wniosku bez rozpoznania.

*(9) W przypadku konieczności uzupełniania lub skorygowania wniosku termin wskazany w pkt 2 biegnie od dnia wpływu uzupełnionego lub skorygowanego wniosku.

*(10) Jeżeli wnioskodawca nie otrzyma wezwania do uzupełniania lub skorygowania wniosku, to złożony wniosek jest poprawny i został przekształcony w formę dokumentu elektronicznego oraz przesłany do ........................................... .

z upoważnienia Prezydenta m.st. Warszawy

(podpis: imię, nazwisko oraz stanowisko służbowe)

• (1) ?03/05/2011 – taka postać daty nie jest zalecana.

W zapisie cyfrowym jako separatora oddzielającego elementy daty używa się zwykle kropki (gdy miesiąc jest zapisywany cyframi arabskimi) albo spacji (gdy miesiąc jest zapisywany znakami rzymskimi).

• (2)  ?... z dnia 2 lipca 2004 r. – słowo „dnia" nie powinno poprzedzać daty.

• (3)  ?Poprawny zapis skrótu słów „Dziennik Ustaw" wygląda następująco: Dz.U. lub DzU.

• (4) ?... przez pana – ze względów szacunkowych słowo „Pan" powinno zostać     zapisane wielką literą.

• (5) ?Wniosek zostanie przekształcony w formę dokumentu elektronicznego i wprowadzony do systemu ..................... nie później, niż następnego dnia roboczego.

Tu przecinek użyty jest błędnie. Przed wyrazem „niż" stawiamy go tylko wtedy, gdy wprowadza on orzeczenie, np.: Lepiej jeździsz na łyżwach, niż pływasz.

• (6) ?Po skrócie pkt nigdy nie stawiamy kropki, bez względu na to, w jakim przypadku został użyty.

• (7) ?Wyraz „albowiem" wymaga postawienia przed nim przecinka, gdyż występuje po nim orzeczenie.

Poza tym lepiej byłoby zastąpić mocno nacechowane książkowością „albowiem" słowem „ponieważ" albo po prostu „bo".

Styl jest lepszy, gdy używamy słów uznawanych za zwykłe.

• (8) ?... wnioskodawca zostanie wezwany przez organ gminy do... – styl bezosobowy, odindywidualizowany.

Lepiej: Organ gminy wezwie wnioskodawcę do jego uzupełnienia lub skorygowania, a także wskaże uchybienia...

• (9) ?W przypadku konieczności uzupełniania lub skorygowania wniosku...