Język urzędniczy pełen żargonu prawniczego i brukselizmów

Powszechnie krytykujemy język urzędowy lub urzędniczy za to, że jest zbyt kategoryczny, przepełniony żargonem prawniczym i pełnym tak zwanych brukselizmów. Często jest po prostu niezrozumiały.

Jednak nie w braku znajomości zasad językowych tkwi problem, a w ogólnej ocenie przez urzędników swojego miejsca w społeczeństwie. Trudno mówić o etosie urzędnika w naszym kraju, gdy nadal nie udało się stworzyć służby cywilnej z prawdziwego zdarzenia, wciąż stanowiska są obsadzane z nadania partyjnego, ludzie latami są zatrudniani jako pełniący obowiązki, a początek nowego rozdania politycznego oznacza czystki w urzędach.

Najgorsze jest jednak to, że urzędnicy pogodzili się z tym, że są „młodszymi braćmi" polityków i prawników i dlatego nie muszą być samodzielni.

Wady ?pisma urzędowego

Urzędnik rozpoczynający pracę potrafi pisać po polsku, bo tego nauczył się w szkole i na studiach. Szybko jednak „urzędowa fala", podobna do tej wojskowej, ustawia młodego człowieka w szeregu i każe mu dostosować się do panujących zwyczajów w urzędzie. Jego język musi się dopasować do wymagań przełożonego: bo takie są zasady, bo wszyscy tak robią, bo tak jest wygodniej.

Główne wady pisma urzędowego wynikają stąd, że urzędnik:

Nie ma mowy o tłumaczeniu petentom ich sytuacji, bo urzędnik stosuje przepisy prawa, a nie je interpretuje. Jest to samobójcze przekonanie całego środowiska. Bezkrytyczne kopiowanie ustaw i rozporządzeń powoduje, że niemal w każdym piśmie urzędowym zobaczymy jakiś ciąg paragrafów i odwołań prawnych. Natłok żargonu prawniczego po prostu przytłacza. A przecież wystarczy, żeby stosowne przepisy umieścić na końcu pisma, z dopiskiem: podstawa prawna.

Jeszcze gorsza sytuacja jest wówczas, gdy w piśmie urzędowym dominują „strachy-paragafy", czyli sformułowania, z których wynika, że koniecznie i natychmiast musimy coś zrobić, bo jeśli nie to..., i tu następuje wyliczenie przepisów bardzo kategorycznych, takich, które mają wytworzyć w nas poczucie winy.

Struktura ?języka urzędowego

W życiu posługujemy się różnymi językami, np. domowym, szkolnym, branżowym itd. Każdy z nich ma inną strukturę. Edukację zaczynamy w szkole, gdzie uczy się nas, że w wypracowaniu powinny być: wstęp, rozwinięcie i zakończenie. Język prawniczy charakteryzuje się tym, że musi być sentencja oraz uzasadnienie. Innego rodzaju jest język dziennikarski, gdzie najważniejszy jest lid, a następne akapity układa się według zasady odwróconej piramidy.

Również język urzędowy ma swoją strukturę, która wygląda następująco: decyzja, wyjaśnienie/wytłumaczenie oraz podstawa prawna.

Zawód urzędnika jest zawodem zaufania publicznego i parafrazując określenie dotyczące lekarzy, można powiedzieć, że powinniśmy mieć urzędnika pierwszego kontaktu. Powinien on być naszym cicerone, czyli przewodnikiem w gąszczu przepisów prawnych. Niezrozumiała jest sytuacja, w której urzędnik abdykuje i mówi, że tłumaczenie przepisów nie należy do jego obowiązków.

Decyzja, dokument, ?pismo

W prawie jest niewiele definicji opisujących, czym jest dokument urzędowy. Identycznie zapisano w art. 76. § 1 kodeksu postępowania administracyjnego oraz w art. 244 § 1 kodeksu postępowania cywilnego, że: „Dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone (zaświadczone)".

Na potrzeby informacji publicznej pojęcie dokumentu urzędowego zostało zdefiniowane w ustawie o dostępie do informacji publicznej. Art. 6, ust. 2 stanowi, że „Dokumentem urzędowym w rozumieniu ustawy jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów kodeksu karnego, w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy".

Kodeks postępowania administracyjnego szerzej zajmuje się i precyzuje, jakie elementy powinny zostać zawarte w decyzji urzędowej (nie w dokumencie).

„Art. 107. § 1. Decyzja powinna zawierać: oznaczenie organu administracji publicznej, datę wydania, oznaczenie strony lub stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie, czy i w jakim trybie służy od niej odwołanie, podpis z podaniem imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego osoby upoważnionej do wydania decyzji lub, jeżeli decyzja wydana została w formie dokumentu elektronicznego, powinna być opatrzona bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu. Decyzja, w stosunku do której może być wniesione powództwo do sądu powszechnego lub skarga do sądu administracyjnego, powinna zawierać ponadto pouczenie o dopuszczalności wniesienia powództwa lub skargi.

§ 2. Przepisy szczególne mogą określać także inne składniki, które powinna zawierać decyzja.

§ 3. Uzasadnienie faktyczne decyzji powinno w szczególności zawierać wskazanie faktów, które organ uznał za udowodnione, dowodów, na których się oparł, oraz przyczyn, z powodu których innym dowodom odmówił wiarygodności i mocy dowodowej, zaś uzasadnienie prawne – wyjaśnienie podstawy prawnej decyzji, z przytoczeniem przepisów prawa".

W § 4 i 5 wskazano, że w niektórych przypadkach można odstąpić od uzasadnienia decyzji.

W rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. opisującym instrukcję kancelaryjną została zawarta następująca definicja pisma (nie dokumentu): „Pismo – wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia".

Instrukcja kancelaryjna określa też wzory formularzy, ale chodzi głównie o spisy zdawczo-odbiorcze, spisy materiałów archiwalnych, ewidencję udostępnionych akt, protokoły o braku lub zniszczeniu akt itp.

Niektóre urzędy, takie jak Kancelaria Prezydenta RP, opracowały własne wzorce dokumentów urzędowych, ze szczegółowym uwzględnieniem czcionki, wyglądu pisma i przede wszystkim sygnatur.

Nie forma, lecz treść

W art. 6 ust. 1 w pkt 4 ustawy o dostępie do informacji publicznej zapisano, że udostępnieniu podlega informacja publiczna, m.in. o danych publicznych, w tym treść i postać dokumentów urzędowych, w szczególności treść aktów administracyjnych i innych rozstrzygnięć.

Nie ma mowy o tłumaczeniu petentom ich sytuacji, bo urzędnik stosuje przepisy prawa, a nie je interpretuje

W orzecznictwie sądów administracyjnych ugruntowany jest pogląd, że treść, a nie forma, przesądza o tym, czy dany akt jest decyzją administracyjną. Jeżeli więc sprawa administracyjna podlega załatwieniu w drodze decyzji, to za decyzję należy uznać pismo organu rozstrzygającego, zawierające co najmniej oznaczenie tego organu, oznaczenie adresata aktu, rozstrzygnięcie w sprawie oraz podpis upoważnionego pracownika organu, gdyż spełnia to minimum podstawowych warunków wymienionych w art. 107 § 1 k.p.a. Takie jest m.in. stanowisko np. Naczelnego Sądu Administracyjnego zawarte w wyroku z 22 września 1981 r. (sygn. akt: SA 791/81).

Nagłówek i zwrot pożegnalny

W nagłówku umieszczamy formy grzecznościowe takie jak: Szanowna Pani, Szanowny Panie, Szanowni Państwo. Zgodnie z tradycją i zasadami interpunkcji po zwrocie grzecznościowym stosuje się wykrzyknik albo przecinek. Następny akapit po wykrzykniku zaczynamy wielką literą, a po przecinku małą literą. Co do tego upierają się językoznawcy, jednak praktyka jest w tej dziedzinie różna. Powszechnie nie dbamy o te zasady, często po nagłówku nie stawiamy nic, a nowy akapit zaczynamy od dużej litery. Zdarza się nawet, że stawiamy kropkę po Szanowny Panie.

Raczej nie należy stosować słowa „witam" na powitanie. Jest one źle ocenianie przez profesorów języka polskiego, jako zbyt poufałe lub nawet jako przejaw wyższości tego, kto wita. Jednak w korespondencji e-mailowej słowo „witam" zadomowiło się już na dobre. Chyba z tej przyczyny, że w zasadzie nie wiemy, kiedy ktoś odczyta naszego e-maila: w dzień, czy w nocy, dlatego na wszelki wypadek nie piszemy dzień dobry, ani dobry wieczór, a wybieramy neutralne witam.

Zawsze warto także dopisać odpowiedni tytuł osoby do której kierujemy pismo, czyli np. Panie Profesorze, Dyrektorze itd. Obecnie coraz rzadziej stosuje już nieco zapomnianą formułę P.T., czyli pleno titulo (łac. z zachowaniem należnych tytułów).

Nazwiska w języku polskim się odmieniają! Jest to jedna z bardziej kategorycznych reguł w naszym języku, który jest fleksyjny (podobnie jak łacina), a więc stara się odmieniać wszystko, co napotka na drodze. Nazwiska: Kołodko, Ziobro należy odmieniać, tak jak się odmienia wyraz „woda". Nawet nazwisko Korwin-Mikke można odmieniać (np. opinia Korwin-Mikkego, choć historycznie pierwszy człon pochodzi od herbu, a więc nie powinien być odmieniany. Kto jednak dziś jeszcze pamięta o herbach? Dodatkowo gros z nich kończy się na literę „a", tak jak Dołęga, Wieniawa i dlatego ich odmienianie wydaje się naturalne.

Na zakończenie pisma, po słowach: Z poważaniem, Z wyrazami szacunku itp. nie stawiamy żadnego znaku interpunkcyjnego, bo w tym miejscu następuje podpis, który kończy pismo lub list.

Wielką czy małą literą

Elementem niemal każdego pisma urzędowego są nazwy urzędów i instytucji.

Przypomnijmy zatem: nazwy własne wszelkiego typu urzędów, instytucji, szkół, poradni, przychodni, organizacji, klubów sportowych, jednostek wojskowych itd. zapisujemy wielką literą. Np. Sejm Rzeczypospolitej Polskiej, Gimnazjum nr 3 w Kaliszu, Szpital Wojewódzki w Katowicach, Związek Nauczycielstwa Polskiego, Specjalistyczna Poradnia Kardiologiczna.

Oficjalną nazwą organu zarządzającego, przykładowo drogą powiatową, jest Zarząd Powiatu Koszalińskiego. Ale w zdaniu „zarządcą drogi jest powiat koszaliński" wyrażenie powiat koszaliński można użyć jako zwyczajową nazwę. Tę oficjalną nazwę piszemy wielkimi literami, jej nieoficjalny odpowiednik – małymi.

Małą literą zapisujemy nazwy urzędów, władz, instytucji, zakładów używane w znaczeniu nazw pospolitych, czyli Jan pracuje w urzędzie gminy, córka uczy się w gimnazjum, organem prowadzącym szkołę jest powiat nakielski, pracownicy starostwa powiatowego w Gołdapi nie pracują w święta itd.