ZUS pisma pisze

Większość ludzi rzadko ma do czynienia z pismami urzędowymi i otrzymanie takiego pisma budzi stres – zwłaszcza jeśli nie wynika z niego jasno, o co urzędowi chodzi.

Przyjrzyjmy się choćby takiemu przykładowi:

Źle

Wydział Zasiłków Oddziału ZUS w X informuje, że zgodnie z rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 08 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków, dokumentami niezbędnymi do przyznania i wypłaty przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych zasiłku macierzyńskiego przysługującego ubezpieczonemu za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego, jeżeli zasiłek macierzyński za okres bezpośrednio poprzedzający okres objęty wnioskiem o udzielenie tego urlopu był pobierany przez drugiego z rodziców dziecka, są m.in.:

1) złożone w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP na elektroniczną skrzynkę podawczą Zakładu, zaświadczenie płatnika zasiłku o okresie, za który zasiłek macierzyński wypłacono drugiemu z rodziców dziecka, liczbie części wypłaconego zasiłku za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego oraz stawce procentowej, w jakiej zasiłek macierzyński przysługiwał drugiemu z rodziców dziecka, zawierające imię, nazwisko i numer PESEL tego rodzica albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość, jeżeli nie podano numeru PESEL (...)

Cały powyższy fragment to zaledwie jedno zdanie, i to niepełne – przytoczony został tylko jeden punkt wyliczenia. Tak okrojone zdanie liczy 186 wyrazów i ponad 1400 znaków. Nawet specjalista ma kłopot z jego lekturą, nie mówiąc już o niespecjaliście – odbiorcy, nawet jeśli ukończył on studia wyższe (inne niż prawo lub administracja).

Jeśli odbiorca podejmie trud lektury, to, nie znając specyfiki języka urzędowego, stwierdzi, że urząd z jakiegoś powodu informuje go o treści rozporządzenia – to jest na samym początku pisma, czyli w miejscu zarezerwowanym na najważniejszą informację.

Ponieważ nazwa rozporządzenia jest długa (44-wyrazowa), trudno stwierdzić, gdzie kończy się nazwa i zaczyna dalsza treść zdania. Wprawdzie nadawca oddzielił ją zupełnie zbędnym w tym miejscu przecinkiem, ale nie bardzo ułatwia to sprawę.

Z dalszej części pisma można wywnioskować, że mowa jest o jakimś dokumencie i że urząd go nie posiada – w przeciwnym razie po co by pisał? Dokument ten powinien przesłać płatnik zasiłku – jestem przekonana, że w rozumieniu znacznej części odbiorców płatnikiem zasiłku jest ZUS. Czyli ZUS informuje nas, że potrzebne jest mu pismo z ZUS-u. W tym momencie odbiorca albo dzwoni do urzędu z pytaniem, o co chodzi (i zabiera czas urzędnikom), albo zwraca się do znajomych, albo wyrzuca pismo lub odkłada je na bok z postanowieniem, że wróci do niego później.

Dodatkowym, choć pomniejszym utrudnieniem jest informacja, że żądane pismo należy przesłać na skrzynkę Zakładu. Znów nie każdy rozwikła, że Zakład = ZUS. Skojarzenia mogą iść chociażby w kierunku zakładu pracy. Tak to jest, gdy ta sama instytucja jest w jednym zdaniu nazywana raz ZUS-em, raz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, a raz Zakładem.

Pismo nie jest też w żaden sposób spersonalizowane, mimo że urząd wie przecież, do kogo się zwraca: do matki czy do ojca dziecka. W związku z tym mówienie o „ubezpieczonym" i „drugim z rodziców" niepotrzebnie zaciemnia obraz. Zwłaszcza że „drugi z rodziców", jak wynika z pisma, to ta osoba, która chronologicznie pierwsza pobierała zasiłek macierzyński. A skoro pobierała zasiłek, to jest ubezpieczona. Kim jest więc „ubezpieczony" wspomniany w piśmie?

Przytoczone pismo jest więc zrozumiałe głównie dla osób, które doskonale wiedzą, jakich formalności trzeba dopełnić, żeby otrzymać zasiłek macierzyński – ale tym osobom takie pismo nie jest przecież potrzebne.

Spróbujmy więc przeformułować to pismo tak, by było zrozumiałe:

Dobrze

Szanowny Panie

Wydział Zasiłków Oddziału ZUS w X informuje, że nie otrzymaliśmy kompletu dokumentów umożliwiających przyznanie i wypłacenie Panu zasiłku. Jeśli rodzice dziecka dzielą się urlopem rodzicielskim, przed wypłatą zasiłku drugiemu z rodziców dotychczasowy płatnik zasiłku (czyli w tym przypadku pracodawca zatrudniający matkę dziecka) musi przesłać zaświadczenie informujące o:

- okresie, za który zasiłek macierzyński wypłacono matce dziecka,

- liczbie części wypłaconego zasiłku za okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu rodzicielskiego

- stawce procentowej, w jakiej zasiłek macierzyński przysługiwał matce dziecka.

Zaświadczenie to musi zawierać imię, nazwisko i numer PESEL matki dziecka (albo serię i numer dokumentu stwierdzającego tożsamość matki dziecka, jeżeli nie podano numeru PESEL).

Zaświadczenie można złożyć w formie papierowej lub w formie dokumentu elektronicznego uwierzytelnionego z wykorzystaniem kwalifikowanego certyfikatu lub profilu zaufanego ePUAP na elektroniczną skrzynkę podawczą ZUS.

Podstawa prawna: rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 8 grudnia 2015 r. w sprawie zakresu informacji o okolicznościach mających wpływ na prawo do zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa lub ich wysokość oraz dokumentów niezbędnych do przyznania i wypłaty zasiłków.

Liczba znaków właściwie się nie zmieniła – to nadal ok. 1400 znaków, tyle że rozłożonych w pięciu zdaniach. Podstawa prawna trafiła na koniec, bo nie ona jest ważna dla odbiorcy (choć jest oczywiście ważna dla urzędnika, który ma obowiązek podać ją w piśmie).

Z pierwszego zdania odbiorca dowiaduje się, że ZUS nie ma kompletu dokumentów i nie może wypłacić zasiłku – taka informacja powinna skłonić go do działania. W kolejnym zdaniu poznaje rozwiązanie: powinien przesłać zaświadczenie wystawione przez dotychczasowego płatnika zasiłku (tu wyjaśnienie, kto to taki). Drugim z rodziców stał się ten, kto w drugiej kolejności ma pobierać zasiłek (a nie, jak w wersji pierwotnej, ten kto pobierał go pierwszy).