Istotną okolicznością jest niewiążący charakter umowy ramowej. Zawarcie jej nie oznacza bowiem bezwzględnie obowiązującego zobowiązania dwustronnego, lecz tylko skonkretyzowanie zasad, na jakich w przyszłości tego typu zobowiązanie może być zawarte. Pzp nie wymaga również, aby umowa ramowa zawierała zakres ilościowy – jest to uzależnione wyłącznie od potrzeb (a więc suwerennej decyzji) zamawiającego.
Poza zamówieniami publicznymi funkcjonują różne typy umów, które można opatrzyć słowem „ramowa” – od ogólnych porozumień o współpracy (przypominających wymianę listów intencyjnych) po umowy zawierające szczegółowe zapisy dotyczące cen (lub sposobu ich określania), harmonogramu i ewentualnych zmian zakresu przedmiotowego (zmniejszenia i zwiększenia), dodatkowo z różną liczbą wykonawców.
Model przyjęty przez pzp należy umiejscowić gdzieś pośrodku tych rozwiązań – wymaga ustalenia warunków dotyczących zamówień, jakie mogą zostać udzielone w danym okresie, w szczególności cen i – opcjonalnie – przewidywanych ilości. Cenę w tym kontekście należy rozumieć raczej jako określenie mechanizmu obliczania niż wskazanie sztywnych stawek, ponieważ wiążące ceny wykonawcy podają dopiero w ofercie lub podczas negocjacji (art. 101 ust. 1 pzp).
Ponieważ pzp nie odnosi się jednoznacznie do zlecania zamówień poza umową ramową, należy zwrócić uwagę na dwie podstawowe kwestie, które w dużym uproszczeniu można nazwać cywilnoprawną i publicznoprawną.
W pierwszym przypadku, analizując dopuszczalność zlecenia wykonania zamówienia poza umową ramową, należy zwrócić uwagę na samą treść tej umowy. Większość umów ramowych nie ma charakteru wiążącego zamawiającego w danej kategorii (rodzaju) zamówień z konkretnym wykonawcą (wykonawcami). Funkcjonują jednak umowy zawierające minimalne gwarantowane limity ilościowe do wykorzystania w określonym terminie, pośrednio zmuszające zamawiających do preferowania wykonawców, z którymi zawarto umowy ramowe, pod sankcją zapłaty kar umownych. Nie jest to jednak przeszkoda prawna do powierzenia wykonania zamówienia komu innemu, lecz jedynie bariera ekonomiczna.
Drugi aspekt stanowi ustawa o finansach publicznych, w szczególności przepisy dotyczące racjonalności i celowości dokonywania wydatków (art. 35 ustawy), której podlega większość zamawiających.
