Prosty język, łatwiejsza komunikacja w urzędzie

Warto zaznaczyć, że pismo urzędowe i akt prawny to dwa różne rodzaje tekstów, są więc inaczej tworzone. Akt prawny konstruowany jest zgodnie z zasadami techniki legislacyjnej, zaś pismo urzędowe – zgodnie z normą językową. Z tego powodu – gdy weźmiemy do ręki akt prawny i pismo urzędowe – zauważymy różnice w zapisie – są one jednak jedynie skutkiem przyjęcia innych zasad podczas opracowywania tych tekstów. Poniżej przedstawiamy przykładowy dokument, w którym wskazujemy co można w nim poprawić, by był bardziej czytelny dla odbiorcy.

• Zapisywanie nazw urzędów wersalikami: zabieg wydaje się zbyteczny, gdyż taki sposób zapisu jest zarezerwowany dla skrótowców, np. ZUS, GUS czy IPN, ale jeśli takie jest wewnętrzne ustalenie danej instytucji, można go za poprawny.

• Słowo „plac" (zarówno skrót, jak i pełną formę) zapisujemy wielką literą – analogicznie np. do słów „ulica" czy „rondo", tak więc poprawnie będzie: plac Bankowy, rondo Daszyńskiego, ulica Marszałkowska czy aleja Solidarności, ale UWAGA: aleje w liczbie mnogiej zapisujemy już wielką literą, np. Aleje Ujazdowskie

• Zapis słowa fax jest poprawny, ale preferowana jest pisownia polska, czyli faks.

• Słówko „dnia" przy zapisie daty jest zbędne.

• Prawidłowy zapis tytułu ustawy powinien wyglądać następująco: ustawa – Kodeks postępowania administracyjnego, po słowie „ustawa" wstawiamy półpauzę.

• Prawidłowy zapis skrótu od słów „Dziennik Ustaw" powinien wyglądać tak: Dz.U. albo tak: DzU (obie formy dopuszczalne, zawsze jednak bez spacji w środku).

• Na końcu zdania, nawet jeśli kończy się ono nawiasem, zawsze stawiamy kropkę.

• Potraktowanie słów „z urzędu" jako wtrącenia i zastosowanie w tym przypadku półpauz jest zbędne.

• ... z uwagi na fakt, iż sytuacja, o której mowa w art. 88h ust. 1 pkt 7, została ustalona w wyniku przeprowadzonej kontroli: zastosowanie strony biernej nie służy komunikatywności tekstu, sprawia, że osoba pisząca staje się odindywidualizowana. Lepiej: W wyniku kontroli ustalono, że...

• ... w przypadku niepodjęcia przez cudzoziemca pracy: również styl odindywidualizowany, lepiej: ... jeśli cudzoziemiec nie podejmie pracy...