Warto zaznaczyć, że pismo urzędowe i akt prawny to dwa różne rodzaje tekstów, są więc inaczej tworzone. Akt prawny konstruowany jest zgodnie z zasadami techniki legislacyjnej, zaś pismo urzędowe – zgodnie z normą językową. Z tego powodu – gdy weźmiemy do ręki akt prawny i pismo urzędowe – zauważymy różnice w zapisie – są one jednak jedynie skutkiem przyjęcia innych zasad podczas opracowywania tych tekstów. Poniżej przedstawiamy przykładowy dokument, w którym wskazujemy co można w nim poprawić, by był bardziej czytelny dla odbiorcy.
• Zapisywanie nazw urzędów wersalikami: zabieg wydaje się zbyteczny, gdyż taki sposób zapisu jest zarezerwowany dla skrótowców, np. ZUS, GUS czy IPN, ale jeśli takie jest wewnętrzne ustalenie danej instytucji, można go za poprawny.
• Słowo „plac" (zarówno skrót, jak i pełną formę) zapisujemy wielką literą – analogicznie np. do słów „ulica" czy „rondo", tak więc poprawnie będzie: plac Bankowy, rondo Daszyńskiego, ulica Marszałkowska czy aleja Solidarności, ale UWAGA: aleje w liczbie mnogiej zapisujemy już wielką literą, np. Aleje Ujazdowskie
• Zapis słowa fax jest poprawny, ale preferowana jest pisownia polska, czyli faks.
• Słówko „dnia" przy zapisie daty jest zbędne.
