Telepraca w organach administracji

Rz: Lubelski Urząd Marszałkowski to prekursor we wprowadzaniu telepracy w organach administracji. Dlaczego zdecydowali się Państwo na organizację pracy w takiej formie?

Artur Walasek:

Rzeczywiście, jako pierwszy urząd wprowadziliśmy telepracę na dość szeroką skalę. W administracji to dość nowatorskie rozwiązanie. Głównym powodem jego zastosowania była próba znalezienia oszczędności. Nasz urząd, podobnie jak większość urzędów marszałkowskich, nie posiada własnej powierzchni biurowej. Musimy ją wynajmować. Koszt wynajęcia jednego metra to średnio 50 zł brutto miesięcznie.

Ale pracownik zajmuje chyba w pracy więcej niż jeden metr kwadratowy?

Oczywiście. Koszt wynajęcia powierzchni dla jednego pracownika to około 10 tys. rocznie. Do tego dochodzą rachunki za energię czy telefon. Koszt zorganizowania stanowiska dla telepracownika to jedynie 1800 zł rocznie. Pracownik otrzymuje też dodatek ryczałtowy na energię elektryczną, telefon i Internet – razem około 250 zł miesięcznie. Na jednym stanowisku oszczędzamy więc 5 tys. zł rocznie, a ponieważ w urzędzie zatrudniamy już 44 telepracowników (czyli 5 proc. zatrudnionych), łącznie zostaje nam 220 tys. zł rocznie.

Oszczędności to jedyny plus telepracy?

Nie. Część naszych pracowników nie może docierać codziennie do urzędu. Są to osoby niepełnosprawne, ale także rodzice małych dzieci. Dla nich telepraca jest szczególnie atrakcyjna.

Dużym plusem jest też zmniejszenie absencji chorobowej. Pracownicy nie biorą zwolnienia na kilka dni, by wyleczyć przeziębienie.

A na jakich stanowiskach najczęściej wykorzystywana jest telepraca?

Telepracownicy to przede wszystkim informatycy i kontrolerzy. Telepraca oczywiście jest niemożliwa tam, gdzie trzeba obsługiwać klienta.

Na jakie trudności natknęliście się Państwo, organizując w ten sposób pracę?

Problemu nie stanowiło prawo. Największa bariera tkwiła w mentalności, szczególnie kadry kierowniczej średniego i niższego szczebla. Ludzie obawiali się, że staną się niepotrzebni. Pracownicy szeregowi bali się też, że telepraca to wstęp do zwolnień albo obniżenia pensji. Teraz się to zmieniło. Ludzie sami zgłaszają chęć do przejścia na telepracę.

A nie ma problemu z obniżeniem efektywności pracownika, kiedy zaczyna pracować w domu? Funkcjonuje takie pojęcie jak teleleń.

Oczywiście, nie każdy się do takiej pracy nadaje. Kilka osób musiało wrócić do pracy przy biurku w urzędzie, bo nie potrafiło się zmobilizować w domu. W większości przypadków organizacja pracy w tej formie nie obniżyła jednak jej standardów.

Chyba szefowi trudniej zarządzać podległą mu kadrą na odległość.

Tak, wymaga to większych umiejętności organizacyjnych. Nie można zarządzać ad hoc i wzywać pracownika za każdym razem, kiedy kierownikowi się coś przypomni. Zadania trzeba planować z wyprzedzeniem, z uwzględnieniem wymiaru czasu pracy. Bieżąca kontrola merytoryczna odbywa się na podstawie oceny efektów pracy telepracownika, a także na podstawie raportów przesyłanych przez niego do osoby odpowiedzialnej za współpracę, w terminie wskazanym przez dyrektora. Nie kontrolujemy czasu pracy. Pracownik jest rozliczany z wykonania powierzonych mu zadań. Nie interesuje nas, czy śpi w dzień, a pracuje w nocy. Niektórzy pracownicy przesyłają nam efekty swoich działań nawet nad ranem.

Jak wyglądało wdrażanie telepracy w urzędzie?

Po pierwsze, żeby wdrożenie telepracy było możliwe, musieliśmy wprowadzić w regulaminie odpowiednie zapisy i opracować wzór porozumienia pomiędzy stronami stosunku pracy. Po przeprowadzeniu szczegółowej weryfikacji stanowisk i wskazaniu grona przyszłych telepracowników przyszedł czas na szkolenie kadry kierowniczej oraz spotkania z pracownikami. Naszym celem było przybliżenie im warunków wykonywania telepracy.

A w jaki sposób zapewniliście Państwo bezpieczne i higieniczne warunki pracy w domach pracowników? Podobno dla pracodawców stanowi to problem.

Nie mamy możliwości ani zamiaru wchodzenia pracownikom do domów i sprawdzania panujących tam warunków. Bazujemy tu na oświadczeniu samego pracownika.

Jakie rady ma Pan dla urzędów, które rozważają wprowadzenie telepracy?

Bardzo istotne jest, żeby na początku przeszkolić pracowników i w sposób niebudzący wątpliwości wyjaśnić, co to jest telepraca i dlaczego się ją wprowadza. Dzięki temu będzie można uniknąć wielu nieporozumień. Pracownicy dowiedzą się, że telepraca to szansa, a nie zagrożenie. My niestety nie zaczęliśmy od tego, więc musieliśmy przejść dłuższą drogę.