Zgodnie z art. 42 kodeksu postępowania administracyjnego (dalej k.p.a.) zasadą jest, że pismo, którego adresatem jest osoba fizyczna, doręcza się tej osobie w jej mieszkaniu lub miejscu pracy. Organu nie obowiązuje przy tym kolejność miejsc, w których może nastąpić doręczenie (mieszkanie przed miejscem pracy). Wybierając sposób doręczenia, organ powinien dążyć do tego, aby doręczenie było szybkie i skuteczne (por. np. wyrok Naczelnego Sądu Administracyjnego z 6 lipca 2018 r., sygn. I OSK 803/18, LEX nr 2528040). Pismo można doręczyć także w lokalu organu administracji publicznej, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej. Ponadto – w razie niemożności doręczenia pisma we wskazany wyżej sposób, jak również w razie koniecznej potrzeby – pismo doręcza się w każdym miejscu, gdzie zastanie się adresata. Osobie fizycznej, która prowadzi działalność gospodarczą, pisma doręcza się tak jak każdej innej osobie fizycznej.
Czytaj także: Korespondencja z sądu nie może trafiać na niewłaściwy adres
Przykład
Załóżmy, że organ prowadzący postępowanie chce doręczyć adresatowi pismo w jego miejscu pracy (adresat pisma świadczy tam pracę jako pracownik). W takim przypadku nie można skorzystać z rozwiązania polegającego na pozostawieniu pisma dla adresata (pracownika) np. w biurze podawczym pracodawcy. Doręczenie w miejscu pracy będzie skutecznie dokonane tylko do rąk adresata pisma bądź osoby upoważnionej do odbioru korespondencji przez tego adresata, a nie przez jego pracodawcę (por. np. wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego we Wrocławiu z 17 kwietnia 2019 r., sygn. II SA/Wr 625/18, LEX nr 2656543). Z oddania pisma w biurze podawczym można byłoby jednak skorzystać w przypadku, gdyby adresatem pisma była osoba fizyczna prowadząca pod danym adresem działalność gospodarczą. Przyjmuje się, że można dokonać doręczenia w miejscu prowadzenia przez tę osobę działalności, gdyż jest ono traktowane jako miejsce jej pracy. Doręczenie powinno wówczas nastąpić do rąk tego przedsiębiorcy albo do rąk osoby przez niego upoważnionej – np. odbierającej korespondencję w biurze podawczym (por. np. wyrok NSA z 18 kwietnia 2018 r., sygn. II OSK 2663/17, LEX nr 2494131).
Domownik, sąsiad, dozorca
W art. 43 k.p.a. przyjęto, że w razie nieobecności adresata pisma w jego mieszkaniu, pismo doręcza się – za pokwitowaniem – dorosłemu domownikowi, sąsiadowi lub dozorcy domu, jeżeli te osoby podjęły się oddania pisma adresatowi. O doręczeniu pisma sąsiadowi lub dozorcy trzeba zawiadomić adresata, umieszczając zawiadomienie w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy to nie jest możliwe, w drzwiach mieszkania. Przepis ten ma zastosowanie tylko w razie nieobecności adresata w mieszkaniu, przy czym przez tę nieobecność należy rozumieć sytuację przejściową, wynikającą ze zwyczajnych okoliczności życia codziennego (por. wyrok NSA z 24 listopada 2017 r., sygn. II FSK 3121/15, LEX nr 2427595). W orzecznictwie wyrażany jest pogląd, że status „domowników" adresata pisma mają zamieszkujący z nim w jednym mieszkaniu lub domu jego dorośli krewni i powinowaci, niezależnie od tego, czy równocześnie prowadzą z nim wspólne gospodarstwo domowe (por. m.in. wyrok WSA w Szczecinie z 21 lutego 2019 r., sygn. II SA/Sz 1269/18, LEX nr 2638147). Jednak np. okazjonalne przebywanie córki adresata pisma w jego mieszkaniu (córka nie mieszka stale z ojcem, a tylko go odwiedza) nie czyni jej domownikiem (wyrok NSA z 10 stycznia 2018 r., sygn. II OSK 1040/17, LEX nr 2457685). Pisma adresowanego do strony nie można przekazać domownikowi poza miejscem zamieszkania strony (np. w urzędzie), chyba, że ten domownik jest jednocześnie przedstawicielem lub pełnomocnikiem strony (por. np. wyrok WSA w Gdańsku z 20 czerwca 2018 r., sygn. I SA/Gd 487/18, LEX nr 2509067). W przypadku osób innych niż dorośli krewni i powinowaci (np. współlokatora) osoba zamieszkująca z adresatem pisma ma status „domownika" tylko, gdy prowadzi z nim wspólne gospodarstwo domowe.
