Urzędnicy - dodatek do pensji za nadplanowe zadania w służbie cywilnej

Dodatek zadaniowy może być przyznany zarówno pracownikowi służby cywilnej, jak i urzędnikowi tej służby, którym pracodawca zleci czasowe wykonywanie dodatkowych zadań. Powinien być wypłacany przez okres wykonywania tych zadań, ze środków przeznaczonych na wynagrodzenia. Dodatek ten ma więc charakter fakultatywny, o jego przyznaniu i wysokości decyduje wyłącznie pracodawca.

Ważne

Fakultatywny charakter dodatku zadaniowego przesądza o tym, że członek korpusu służby cywilnej nie ma roszczenia o jego przyznanie. Nawet jeśli w wyniku decyzji przełożonego jego obowiązki wzrosną.

Dodatkowe, czyli jakie

Ustawa nie precyzuje, jaki charakter mogą mieć powierzone członkowi korpusu służby cywilnej zadania, również tę kwestię pozostawiając do decyzji pracodawcy. Na ten temat wypowiedział się jednak Departament Służby Cywilnej KPRM (dalej DSC KPRM). Jego zdaniem, aby można było uznać, że zlecone członkowi korpusu SC zadania mają charakter dodatkowy, muszą być one inne niż te wykonywane przez niego stale i przypisane do zajmowanego przez niego stanowiska pracy (określone w zakresie obowiązków, opisie stanowiska pracy). Nie oznacza to jednak, że zawsze muszą to być zadania całkowicie rodzajowo odmienne. Mogą to być również zadania tożsame ze stałymi obowiązkami członka korpusu SC, pod warunkiem że będą dla niego zadaniami dodatkowymi z uwagi na ich czasowo zwiększoną liczbę, np. w związku z zastępowaniem nieobecnego pracownika, realizacją zadań przypisanych do innego, aktualnie nieobsadzonego, stanowiska pracy.

Czy mogą to być zatem zadania dowolne? Raczej nie. Zdaniem DSC KPRM dodatkowe zadania, za które taki dodatek mógłby być przyznany, powinny spełniać przesłankę określoną w art. 2 ustawy o służbie cywilnej, tzn. powinny być to zadania ustalone dla stanowiska o charakterze urzędniczym. Oznacza to, że jeśli pracownikowi służby cywilnej pracodawca chciałby powierzyć np. sprzątanie urzędu lub wykonywanie drobnych prac remontowych, to abstrahując od tego, czy jest to w ogóle możliwe, nie mógłby za taką pracę wynagrodzić go, przyznając mu dodatek zadaniowy.

Czym należy się kierować

Pod koniec 2013 roku, po zbadaniu, jak przyznawany jest dodatek zadaniowy w wybranych instytucjach, szef Służby Cywilnej sformułował zasady, jakimi powinni kierować się dyrektorzy generalni, przyznając zatrudnionym w ich urzędach osobom wspomniane dodatki. Przygotowany przez niego katalog okoliczności uzasadniających przyznanie dodatku zadaniowego (>patrz ramka) ma jednak charakter przykładowy. Oznacza to, że również inne sytuacje mogą w konkretnym przypadku stanowić podstawę jego przyznania.

Ocena, czy dana okoliczność spełnia ustawowe przesłanki umożliwiające przyznanie dodatku zadaniowego członkowi korpusu SC, należy każdorazowo do dyrektora generalnego urzędu. To on decyduje też, przez jaki okres należy taki dodatek wypłacać. Co do zasady powinien być on tożsamy z okresem, w jakim pracownik wykonuje zlecone mu dodatkowe zadania.

Najlepiej, aby w urzędzie opracowany został wewnętrzny dokument określający zasady przyznawania i wypłaty takiego dodatku, którego częścią mógłby być uwzględniający specyfikę danej instytucji katalog przesłanek i okoliczności, które w szczególności uzasadniają przyznanie członkowi korpusu SC tego dodatku.

Podobnie jak charakter zadań także wysokość dodatku została pozostawiona decyzji dyrektora generalnego urzędu. Szef SC zaleca tylko, aby przy jej określaniu brane były pod uwagę następujące kryteria:

- rodzaj i charakter powierzonych do realizacji dodatkowych zadań (w tym m.in. stopień złożoności, zakres odpowiedzialności merytorycznej i finansowej, wymagana samodzielność),

- ilość dodatkowych zadań oraz ich nasilenie (intensywność),

- wysokość dodatków zadaniowych przyznanych w urzędzie z tytułu realizacji takich samych lub porównywalnych zadań,

- wysokość wynagrodzenia pracownika, za którego zastępowanie przyznawany jest dodatek zadaniowy,

- możliwości finansowe urzędu.

Poza tym jego zdaniem maksymalna wysokość dodatku zadaniowego co do zasady nie powinna przekraczać 50 proc. wynagrodzenia zasadniczego członka korpusu, któremu dodatek jest przyznawany.

Składnik wynagrodzenia

Dodatek zadaniowy stanowi jeden ze składników wynagrodzenia. Do jego wypłaty mają więc zastosowanie zasady wypłacania wynagrodzenia za pracę wynikające z powszechnie obowiązujących przepisów prawa pracy, zwłaszcza art. 80 kodeksu pracy. Zgodnie z tym przepisem wynagrodzenie przysługuje za pracę wykonaną, a za czas niewykonywania pracy pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia tylko wtedy, gdy stanowią tak przepisy prawa pracy i art. 92 k.p. oraz przepisy rozdziału 2, 7 i 8 ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (DzU z 2014 r., poz. 159), regulujące zasady przyznawania wynagrodzenia za czas niezdolności pracownika do pracy oraz zasady ustalania i wypłacania zasiłku chorobowego i opiekuńczego.

W związku z tym, że żadne przepisy nie przewidują zachowania prawa do tego dodatku za czas niewykonywania pracy m.in. z powodu niezdolności do pracy z powodu choroby czy przebywania na urlopie macierzyńskim, w wymienionych okresach dodatek ten nie jest wypłacany.

Normy czasu pracy obowiązują

Należy podkreślić, że wykonywanie dodatkowych powierzonych przez pracodawcę zadań, za które członkowi korpusu SC został przyznany dodatek zadaniowy, odbywać się powinno z uwzględnieniem przepisów dotyczących czasu pracy członków korpusu SC. Oznacza to, że co do zasady praca nie może przekraczać ośmiu godzin na dobę i średnio 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym nie dłuższym niż osiem tygodni.

Natomiast w sytuacji, gdy dodatkowe, powierzone przez pracodawcę zadania wykonywane będą na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych, zastosowanie znajdą przepisy art. 97 ust. 6, 7 i 8 ustawy o służbie cywilnej. Zgodnie z nimi za pracę wykonywaną na polecenie przełożonego w godzinach nadliczbowych pracownikowi służby cywilnej przysługuje czas wolny w tym samym wymiarze, podobnie urzędnikowi, z tym że tylko za pracę w godzinach nadliczbowych wykonywaną w porze nocnej. Ponadto temu ostatniemu za pracę w niedzielę przysługuje dzień wolny od pracy w najbliższym tygodniu, a za pracę w święto przysługuje inny dzień wolny.

podstawa prawna: art. 2, art. 88, art. 97 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (tekst jedn. DzU z 2014 r., poz. 1111)

Z rekomendacji Szefa Służby Cywilnej

Okoliczności uzasadniające przyznanie dodatku zadaniowego to:

- realizacja nowych zadań włączonych do kompetencji urzędu, np. w związku z wejściem w życie nowych aktów prawnych, przejęciem realizacji zadań itp. (należy podkreślić, że dodatek zadaniowy stanowi okresowy składnik wynagrodzenia. W związku z tym, gdy zadanie zyskuje charakter stały, powinno być ono uwzględnione w opisie stanowiska pracy),

- realizacja nowych zadań włączonych do kompetencji komórki organizacyjnej w wyniku wewnętrznych zmian organizacyjnych,

- okresowe wykonywanie zadań innego pracownika w związku z długotrwałą usprawiedliwioną nieobecnością spowodowaną np. urlopem wychowawczym, macierzyńskim czy rodzicielskim, długotrwałym zwolnieniem lekarskim, świadczeniem rehabilitacyjnym czy urlopem bezpłatnym,

- okresowe wykonywanie zadań przypisanych do stanowiska będącego aktualnie wakatem,

- okresowe nasilenie lub spiętrzenie zadań,

- udział w pracach zespołów i komisji (konkursowych, rekrutacyjnych, wartościujących, przetargowych) albo ich obsługa,

- okresowe powierzenie koordynacji zadań lub dodatkowych funkcji (np. pełnomocnika),