Gorące biurka w open space

Duże otwarte sale z rzędami biurek, czyli klasyczne biura open space, odchodzą w przeszłość. Nie oznacza to jednak powrotu do wydzielonych pokoi czy gabinetów. Te drugie też znikają, i to nawet na szczeblu zarządów – nie wspominając o kierownikach, którzy zwykle siedzą we wspólnej sali z podwładnymi.

Liczy się sposób pracy

Otwarte pomieszczenia zostają, ale z wydzielonymi strefami; do wspólnej pracy projektowej, do rozmów telefonicznych i spotkań. Wszystko po to, by zwiększyć efektywność pracy, którą tradycyjny open space często obniża – głównie ze względu na hałas i przeszkadzających kolegów.

Nic więc dziwnego, że tylko 16 proc. pracowników centrów usług biznesowych (gdzie dominuje klasyczny open space) ocenia, iż ich biuro sprzyja efektywnej pracy – tak wynika z badania firmy Mikomax Smart Office. – Open space jako taki nie jest zły, ale nie zawsze się sprawdza. Jeśli biuro ma być efektywne, to trzeba je dopasować do sposobu pracy. Jedne zespoły potrzebują wielu stanowisk do pracy w skupieniu, inne – sal konferencyjnych i miejsc do pracy kreatywnej, a dla kolejnych kluczowa jest dostępność stanowisk, przy których można swobodnie prowadzić rozmowy telefoniczne – podkreśla Zuzanna Mikołajczyk, dyrektor marki i członek zarządu Mikomax Smart Office, który specjalizuje się w produkcji mebli do biur oraz optymalizacji przestrzeni biurowych.

Słowo „optymalizacja" pewnie nie najlepiej się kojarzy pracownikom firm, które przeszły ostatnio optymalizację kosztów. Faktycznie, również w przypadku organizacji biura koszty są bardzo ważne; chodzi o to, aby tę samą (albo nawet mniejszą) powierzchnię urządzić tak, by ludzie pracowali wydajnie i możliwie komfortowo.

Miejsce na spotkania

Nowy trend ma różne nazwy: elastyczne środowisko pracy, smart office albo activity base working space, czyli przestrzeń dopasowana do różnych rodzajów aktywności. – Elastyczne środowisko pracy odpowiada rosnącej mobilności pracowników i płynnej strukturze firmy, w której działy często się przemieszczają, łączą, a ludzie pracują w różnych zespołach projektowych – wyjaśnia Bogusz Parzyszek, dyrektor zarządzający firmy doradczej Workplace Solutions, która specjalizuje się w projektowaniu biur. Jak dodaje, w nowoczesnych biurach open space wprawdzie nie znika, ale przybywa zróżnicowanych przestrzeni, a zwłaszcza sal do formalnych i nieformalnych spotkań, które tradycyjnie zajmują tylko ok. 20 proc. powierzchni. To za mało w dzisiejszych firmach, gdzie rośnie udział różnych form pracy zespołowej.

Zuzanna Mikołajczyk wspomina, że pracownicy biura Mikomaksu, które niedawno gruntownie przeorganizowano, najlepiej odebrali stworzenie dodatkowej przestrzeni do mniej formalnych spotkań.  Zmiany poprzedziła wewnętrzna ankieta; wynikało z niej, że ludziom przede wszystkim brakuje przestrzeni do cichej pracy, sal do niewielkich spotkań i boksów do rozmów telefonicznych.

Teraz na tej samej przestrzeni, którą wcześniej zajmował open space, jest pięć nowych stref do różnych form aktywności.

Poufność na kanapie

Na strefową aranżację stawia coraz więcej firm, które przenoszą się do nowych biur. Tak zrobiło gdańskie centrum usług biznesowych fińskiej firmy Kemira, które wiosną zmieniło siedzibę. W nowym biurze zaprojektowano wprawdzie otwartą przestrzeń, ale za to z licznymi miejscami do formalnych i nieformalnych rozmów. Firma zainwestowała nawet w wewnętrzne schody łączące dwa piętra, które zajmuje. Wszystko z myślą o  swobodnym przepływie informacji między pracownikami.

Jak jednak podkreśla Zuzanna Mikołajczyk, w aranżacji biur odchodzi się od stałych rozwiązań, których zmiana jest kosztowna i pracochłonna. Ich rolę przejmują teraz specjalnie zaprojektowanie meble, np.  kanapy i fotele z wysokimi oparciami, które pozwalają wydzielić w open space przestrzeń do pracy zespołowej czy spotkań.

Rośnie też popularność tzw. gorących biurek (hot desks) – nieprzypisanych do konkretnej osoby, a zajmowanych przez pracowników, którzy w danej chwili pracują w firmie. W praktyce biurek jest mniej (niekiedy nawet o połowę) niż pracowników, którzy mają tylko przydzieloną szafkę.

Jak jednak wynika z badań, w biurach na co dzień jest nie więcej niż 70–80 proc. zatrudnionych tam osób (pozostałe są na zwolnieniach, urlopach). A te obecne w pracy dużo czasu (zwłaszcza handlowcy) spędzają na spotkaniach.

Prezes bez gabinetu

Według danych Workplace Solutions w czołowych polskich bankach wykorzystanie przestrzeni biurowej wynosi średnio 45–50 proc. Jak jednak  zastrzega Bogusz Parzyszek, nie chodzi o to, by po prostu zabrać biurka – trzeba pracownikom dać coś w zamian, np. miejsca do cichej pracy, a zwłaszcza do spotkań.

Taki system zaczynają stosować banki, firmy FMCG i branża IT. – Rezultaty licznych ankiet potwierdzają, że według zdecydowanej większości pracowników nowoczesna, ergonomiczna przestrzeń biurowa, ze strefami do realizacji różnych zadań, jest lepsza niż tradycyjny model z własnym biurkiem – podkreślają przedstawiciele wrocławskiego centrum usług wspólnych Credit Suisse.

Jego nowe biuro zaprojektowano według modelu Smart Working sprawdzonego już w  Credit Suisse na świecie – bez przydzielonych biurek, za to z podziałem na kilka stref. W niektórych firmach funkcję dodatkowych sal spotkań pełnią czasem gabinety szefów – te, które jeszcze zostały. Coraz częściej bowiem nawet zarząd siedzi we wspólnej sali – jak np. w Mars Polska czy w Alior Banku.

a.blaszczak@rp.pl

Ludzie i stanowiska

Marcin Warszewski

został nowym dyrektorem generalnym firmy ubezpieczeniowej Liberty ?Direct należącej do amerykańskiej grupy Liberty Mutual Insurance. Zastąpił na tym stanowisku Michała Kwiecińskiego, który awansował na stanowisko wiceprezesa Liberty International ?oraz dyrektora operacyjnego regionu Emerging Europe. Marcin Warszewski jest związany z Liberty Direct od ?2009 r. – ostatnio był tam dyrektorem ds. techniki ubezpieczeniowej spółki, odpowiadał m.in. za rozwój produktów, aktuariat, underwriting i likwidację szkód. Absolwent Politechniki ?Warszawskiej przed przyjściem do Liberty Direct pracował ?w McKinsey & Company.