Firma konsultingowa Bain & Company, sprawdziła, jak przedstawia się system pracy w 17 korporacjach zatrudniających ok. 75 tysięcy ludzi i określiła osiem grzechów głównych popełnianych przez zarządzających firmami oraz opracowała sposoby na ich wyeliminowanie.
Z badania wynika, że zarządzający firmami w ciągu roku odbierają średnio 30 000 wiadomości e-mail, a to oznacza, że zarządzanie skrzynką e-mail zajmuje dzień pracy co tydzień.
Jeszcze popularniejsze są spotkania zawodowe. Na nie menedżerowie poświęcają przeciętnie kolejne dwa dni swojej pracy. Z analizy Bain & Company wynika, że jeśli biznesowi rozmówcy nie są punktualni, to czas narad znacząco się przedłuża. Opóźnienie spotkania choćby o 5 minut powoduje wydłużenie go średnio o 8 proc. Co więcej, część narad wynika z tego co, korporacje określają jako „wewnętrzną kulturę". I chyba nie wszystkie są potrzebne i wciągające, bo ich uczestnicy wykorzystują narady na ...porządkowanie korespondencji służbowej. Podczas jednego na pięć spotkań uczestnicy wysyłają średnio od jednego do trzech e-maili co 30 min. Bain wyliczył, że taki brak skupienia na temacie spotkania w zależności od wielkości organizacji, może wydłużyć spotkanie nawet o jedną piątą.
Firmy nie traktują czasu tak samo jak np. środków trwałych i nie monitorują dokładnie tego, w jaki sposób czas w pracy jest „użytkowany". Podobno czas to pieniądz. Z tego właśnie powodu firmy powinny prowadzić regularny audyt i zarządzać czasem tak, by maksymalnie ograniczyć wyciek tego niezwykle cennego kapitału – mówi Jacek Poświata, dyrektor zarządzający Bain & Company w Polsce i Europie Środkowo-Wschodniej i dodaje - Rekomendujemy zarządzanie czasem tak samo, jak zarządza się środkami trwałymi. Wtedy niezależnie od kultury organizacyjnej przedsiębiorstwa, czas zawsze będzie traktowany bardzo poważnie
- Opisane problemy nie są plagą, nie powiedziałabym, że są powszechne. Ale spotykam się z nimi w każdej chyba firmie, z którą współpracuję – przyznaje Agnieszka Syguła z HRM Partners S.A. I tłumaczy - Bezzasadność spotkań dotyczy głównie sytuacji, kiedy osoba organizująca spotkanie nie do końca zdaje sobie sprawę z zakresu obowiązków i odpowiedzialności osób, które na spotkanie zaprasza. Woli zaprosić więcej niż mniej osób, a część z nich ma poczucie, że jest na spotkaniu bezproduktywna. To wyzwanie dla komunikacji wewnętrznej. Z drugiej strony, osoby uczestniczące w spotkaniach mają trudność ze skupieniem się na temacie – nawet, jeżeli ich dotyczy – bo mają dużo spraw i obowiązków, od których nie potrafią się odciąć i skoncentrować się na bieżącym zadaniu. – tłumaczy ekspert.
