Szef w open space razem z pracownikiem

– Zmiana nie była łatwa, ale warto było ją przeprowadzić – mówił Piotr Piela, partner zarządzający Działem Doradztwa Biznesowego w EY podczas niedawnej prezentacji nowego biura firmy. Na początku tego roku Piela rozstał się z własnym gabinetem, w którym teraz jest playroom – pokój relaksu, z wygodnymi sofami i ekranami do gier multimedialnych.

Podobny los spotkał wszystkie 40 gabinetów w nowym biurze Działu Doradztwa Biznesowego EY. Urządzono je zgodnie z autorskim konceptem Workplace of the Future – gdzie kluczem jest dostosowanie powierzchni do różnych stylów pracy. Jak zaznacza Agnieszka Maciejewska, dyrektor ds. personalnych w EY, nowy koncept pozwala na efektywne wykorzystanie przestrzeni (gabinety często stały puste, gdyż partnerzy dużo czasu spędzają na spotkaniach poza firmą). Ma również wzbudzać kreatywność, sprzyjać integracji pracowników z różnych zespołów i sprawiać, by częściej się z sobą komunikowali. Sprzyjają temu większe kuchnie i przestrzenie nieformalne.

Gorące biurko szefa

Piotr Piela przyznaje, że nie wszystkim z partnerów łatwo przyszło rozstanie z gabinetem. Tym bardziej że większość z nich nie ma nawet własnego biurka. Zostawiono je tylko nielicznym. Pozostali siedzą przy tzw. gorących biurkach, które na koniec dnia trzeba sprzątnąć, bo nazajutrz może tu usiąść ktoś inny. – To są nowe sytuacje, do których trzeba się przyzwyczaić – podkreśla Piotr Piela, który chwali nowe rozwiązania. Partnerzy siedzą wśród swoich zespołów, więc w razie potrzeby łatwiej mogą włączyć się w ich pracę, a obawy o nadmierny hałas okazały się nieuzasadnione.

Agnieszka Maciejewska zaznacza, że takie zmiany przejdą stopniowo także pozostałe działy firmy. W ten sposób EY dołączy do rosnącej grupy pracodawców, którzy wprowadzają – Activity Based Workplace – nową koncepcję aranżacji biur ze zróżnicowanymi przestrzeniami dostosowanymi do różnych rodzajów aktywności. Rządzi tu system określany jako zonal space, czyli zreformowany open space. Zamiast jednej otwartej hali są wydzielone przestrzenie do cichej pracy i do spotkań, pokoje relaksu oraz miejsca, gdzie można swobodnie porozmawiać przez telefon.

Mniej hierarchii i stresu

Rozwiązania zgodne z Activity Based Workplace stosują m.in. Google, Mars, Skanska, Fortum, Citi Handlowy i Alior Bank. W centralach Alior Banku w Warszawie i Krakowie nawet zarząd nie ma osobnych gabinetów. Jak tłumaczy Julian Krzyżanowski, rzecznik spółki, takie rozwiązanie pozytywnie wpływa na atmosferę pracy oraz efektywność firmy. Pracownikom łatwiej dotrzeć do szefów z pominięciem hierarchii służbowej i biurokratycznych ograniczeń. Z kolei menedżerom, którzy są bliżej swoich zespołów, znacznie łatwiej nimi zarządzać.

Arkadiusz Ruszki, dyrektor w Skanska Property Poland, zaznacza z kolei, że zastosowana w aranżacji warszawskiego biura firmy koncepcja Activity Based Workplace nie tylko sprzyja integracji i lepszej komunikacji, ale też pozytywnie wpływa na satysfakcję z pracy i redukuje poziom stresu. – W Skanska bardzo duży nacisk kładziemy na równość we wzajemnym traktowaniu. Niezależnie od zajmowanego stanowiska i doświadczenia zawodowego zawsze pracujemy razem, w otwartych strefach – dodaje Ruszki.

Na korzyści z nowych sposobów aranżacji biura (bez przypisanych miejsc pracy czy gabinetów) zwraca też uwagę Magdalena Cudna, dyrektor Departamentu Zarządzania Nieruchomościami i Administracji w Citi Handlowym, który ubiegłym roku wdrożył w warszawskiej centrali koncept Citi Works Strategy.

– Brak odgrodzonych gabinetów ułatwia menedżerom kontakt z pracownikami i pomaga przełamywać stereotypy. To także sprawniejsza komunikacja, większa dostępność menedżera, a zatem szybszy rozwój pracownika, oraz lepsze efekty pracy – podkreśla Cudna, zaznaczając, ze tę ideę wspierają osoby na najwyższych szczeblach w Citi Handlowym. Także w praktyce, bo rezygnują z gabinetów. – Największą zaletą siedzenia ramie w ramię z pracownikami jest wymiana wiedzy, kontrola i szybsza decyzyjność – twierdzi Bogusz Parzyszek, szef firmy doradczej Workplace Solutions. Dodaje, że likwidacja gabinetów jest najbardziej przełomowym elementem Activity Based Workplace.

Zarząd woli razem

O ile niemieckie, brytyjskie i amerykańskie spółki radzą sobie bardzo dobrze w tym środowisku, o tyle polskie dopiero się do niego adaptują. – Nasze zarządy jeszcze niezbyt chętnie siadają w open space'ach z menedżerami. A jeśli już decydują się na taki krok, to zwykle wolą siedzieć razem jako zespół, i często wykorzystują naturalny układ budynku do lekkiej izolacji swojej strefy od pozostałych – dodaje Parzyszek.

Zuzanna Mikołajczyk z zarządu Mikomax Smart Office (gdzie gabinety menedżerów przekształcono w strefę kreatywną, skupienia oraz socjalno-relaksacyjną) podkreśla, że aranżacja biura powinna być spójna z kulturą organizacji i wizerunkiem pracodawcy. – Wyraźnie odizolowane od reszty przestrzeni gabinety menedżerów nie pomogą w budowaniu wizerunku otwartego przedsiębiorstwa – zaznacza.

Nie wszyscy jednak entuzjastycznie oceniają nową modę otwartych biur bez gabinetów. Jak twierdzi Krzysztof Kosy, psycholog biznesu, ma ona przede wszystkim związek z polityką oszczędnościową dużych firm. W ten sposób mogą one nie tylko znacząco obniżyć koszty wynajmu biur, ale także emocjonalnie zrekompensować pracownikom politykę zaciskania pasa. – W sytuacji, gdy mamy duże zróżnicowanie wynagrodzeń menedżerów i pracowników, to przynajmniej na poziomie warunków pracy możemy ludziom pokazać, że szefowie są bliżej załogi. Jednocześnie wytrącamy z ręki argument, że mają trudne warunki pracy – twierdzi Kosy.