Marcin Kowalski jest konsultantem w firmie Human Partner i pełnomocnikiem na Dolny Śląsk Polskiej Izby Firm Szkoleniowych. Swoją pierwszą konferencję organizował sześć lat temu. Dotyczyła rozwoju i wspierania małych i średnich przedsiębiorstw.
Gdyby mógł cofnąć czas, co by zmienił? – Na pewno wcześniej zamówiłbym zaproszenia i wysłał je do uczestników imprezy. Było z tym trochę nerwów – mówi Kowalski. Dodaje, że gdyby dziś robił tamtą konferencję, to do zaproszeń dołączyłby mapkę miejsca, w którym odbywała się impreza, oraz zawalczył o większy patronat medialny nad imprezą.
[srodtytul]Najważniejszy temat i koncepcja [/srodtytul]
Jak dobrze zorganizować konferencję? Co powinny wiedzieć osoby, które zabierają się do tego po raz pierwszy? Potrzebne informacje można znaleźć m.in. na portalu www.konferencje.info.pl. – Organizacja takich imprez to ciekawe wyzwanie i na pewno wszystko pójdzie dobrze – uważają autorzy poradnika.
Najpierw trzeba wymyślić całą koncepcję, temat, formułę jej organizacji, a także imprezy towarzyszące, jak wystawy, pokazy, targi czy sesje panelowe. Organizatorzy powinni już o tym myśleć na rok – dwa przed datą rozpoczęcia konferencji. Następnym krokiem przy organizacji jest ustalenie przybliżonego budżetu imprezy. Powinien być on znany od 1 do 1,5 roku przed jej rozpoczęciem. W tym samym czasie organizator powinien myśleć już o warunkach uczestnictwa, wstępnej liście prelegentów, gości, VIP-ów, wybrać organizatora, który będzie realizował zamierzenia. Trzeba też już myśleć nad datą imprezy, miejscem. Można też wstępnie zarezerwować salę, gdzie odbędzie się konferencja. – Na rok przed imprezą należy też myśleć o strategii promocji, szukać sponsorów i patronów medialnych – radzą autorzy z portalu konferencje.info.pl.
