Z gromadzeniem dokumentów do emerytury lepiej nie czekać

Rzadko zdarza się, aby odchodząc z pracy pracownik myślał o kompletowaniu dokumentacji niezbędnej do uzyskania przyszłych świadczeń, w szczególności gdy wizja emerytury jest dość odległa. W efekcie, mało kto kończąc zatrudnienie wnioskuje o wystawienie dokumentu Rp-7, którego uzyskanie jest równie ważne, jak świadectwa pracy.

Ważny Rp-7

ZUS prowadzi indywidualne konta ubezpieczonych, ewidencjonując na nich składki i informacje dotyczące przebiegu ubezpieczenia danej osoby poczynając od 1 stycznia 1999 r. Tym samym pracodawca nie musi wydawać Rp-7 za okres przypadający po 31 grudnia 1998 r. – pod warunkiem jednak, że pracownik ma już ustalony kapitał początkowy przez ZUS, a obecnie ubiega się o ustalenie prawa do emerytury obliczanej na nowych zasadach. W przeciwnym wypadku zaświadczenie Rp-7 jest niezbędne do udokumentowania w ZUS zarobków stanowiących podstawę naliczenia emerytury na zasadach starych lub mieszanych, renty, czy też renty rodzinnej.

O ile uzyskanie takiego dokumentu nie stanowi problemu, gdy były pracodawca wciąż funkcjonuje, o tyle w razie jego likwidacji lub przejęcia przez inną firmę, odnalezienie zarobków może stanowić problem.

Przepisy prawa regulują sposób, czas oraz zakres koniecznej do przechowywania dokumentacji pracowniczej, pozwalającej na ustalenie przyszłych świadczeń emerytalnych i ich wysokości. Zdarza się jednak, że nie wszyscy pracodawcy, w szczególności ci, którzy podjęli decyzję o zakończeniu działalności, wywiązują się z obowiązku zarchiwizowania danych. Pracownicy lub ich rodziny stają wówczas w obliczu konieczności odnalezienia dokumentacji, której los nie jest znany, a która jest niezbędna do przedłożenia w trybie pilnym w ZUS, aby uzyskać świadczenie lub ustalić jego wysokość.

Przechowywanie dokumentacji

Dokumentacja płacowa i pracownicza, której zakres i sposób prowadzenia określa rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji (...) musi być przechowywana przez 50 lat. Ten okres rozpoczyna bieg od 1 stycznia roku następującego po dacie wytworzenia ostatniego dokumentu, którym zazwyczaj jest świadectwo pracy.

Bieżące przepisy przewidują konieczność przechowywania dokumentacji w formie papierowej, umożliwiającej udostępnienie jej pracownikom na każde żądanie.

Obowiązek przechowywania dokumentacji, czas i forma przechowywania wynika z rozporządzenia ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (DzU nr 167, poz. 1375).

Planowana w tym zakresie zmiana przepisów przewiduje zastąpienie formy papierowej nośnikami elektronicznymi i skrócenie czasu przechowywania danych do lat 10. Zmiany mają jednak zacząć obowiązywać dopiero od 1 czerwca 2018 r.

Sankcje za niedopełnienie obowiązków

Pracodawcy, który nie wywiązuje się z obowiązku prowadzenia i właściwego zabezpieczenia dokumentacji płacowej, grozi odpowiedzialność finansowa wynikająca z art. 281 kodeksu pracy. Jednak żądanie wykonania prawa czy też egzekucja kary finansowej w przypadku braku zabezpieczenia dokumentacji pracowniczej może być nałożona wyłącznie na pracodawcę, który istnieje. Egzekucja kary finansowej od pracodawcy, który zaniechał działalności i został wykreślony z rejestru przedsiębiorców, jest niemożliwa.

Warto też wiedzieć, że pracownik, który doznał szkody z tytułu braku właściwego przekazania i przechowywania dokumentacji, może się ubiegać o rekompensatę tej szkody w trybie odszkodowawczym od pracodawcy jako osoby fizycznej. Dochodzenie odszkodowania przed sądem może być jednak trudne, czasochłonne i niepewne, zważywszy, że brak dokumentacji źródłowej uniemożliwia także udokumentowanie wysokości poniesionej straty. Dlatego tak ważne jest zadbanie o własną przyszłość, kierując wniosek o wydanie właściwych dokumentów już w momencie zakończenia pracy. Lata pozostałe do dnia, gdy dokument stanie się niezbędny do uzyskania i złożenia w ZUS, mogą przynieść ze sobą likwidację byłego zakładu pracy lub jego sprzedaż innym firmom.

Gdzie wówczas szukać dokumentacji i jak ją uzyskać?

Likwidacja zakładu

Prawidłowe zakończenie działalności zazwyczaj zajmuje kilka miesięcy. Okres ten jest konieczny dla finalizacji wszelkich spraw związanych z zamknięciem zakładu pracy i jego wyrejestrowaniem. To czas i ostatni moment, który pozwala na wystąpienie przez byłych pracowników o niezbędną dokumentację.

Zważywszy na fakt, że po wykreśleniu firmy z rejestru handlowego zakład pracy przestaje istnieć, znalezienie i uzyskanie dokumentacji niezbędnej do ustalenia emerytury czy renty jest znacznie utrudnione, jeśli w ogóle możliwe.

Na mocy art. 51p ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. DzU z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.), do wyznaczenia archiwum, które zajmie się przechowywaniem dokumentacji pracowniczej, zobowiązany jest likwidator lub syndyk masy upadłościowej. To właśnie on jest odpowiedzialny za archiwizację dokumentów oraz zabezpieczenie ze środków likwidowanego zakładu pieniędzy na pokrycie kosztów ich przechowywania.

Jeśli likwidator nie wskazał archiwum, do którego zostaną przekazane dokumenty, taką decyzję podejmuje sąd rejestrowy, wnioskując do likwidatora o zabezpieczenie środków pozwalających na pokrycie kosztów przechowywania dokumentów.

Niejednokrotnie zdarza się jednak, że zabezpieczenie środków finansowych na cele archiwizacyjne nie jest możliwe. Polskie prawo przewiduje rozwiązanie takiej sytuacji, dopuszczając możliwość przejęcia dokumentacji przez jednostkę nadzorującą likwidowany zakład (spółkę-matkę). W przypadku braku takiej jednostki, dokumentacja trafia do właściwego miejscowo archiwum, zaś koszty pokrycia tego procesu są egzekwowane od istniejącego lub nieistniejącego pracodawcy w trybie egzekucji administracyjnej.

Przejęcie zakładu

Jeśli historia zatrudnienia pracownika obejmuje przejście do innego zakładu pracy w trybie art. 231 k.p., za jego dokumentację płacową odpowiedzialny jest ostatni pracodawca. To właśnie on ma obowiązek dotrzeć do wszystkich dokumentów kadrowych i płacowych z poprzedniego zakładu pracy i wystawić pracownikowi właściwą dokumentację, obejmującą cały okres zatrudnienia.

Co jednak z dokumentacją pracowników, którzy zakończyli swoje zatrudnienie wcześniej i nie zostali przejęci przez nowy zakład? Aby znaleźć właściwą odpowiedź na to pytanie, na początek należy ustalić, czy zakład został wykupiony przez inną firmę w całości czy w części.

Sytuacja, gdy były pracodawca został wykupiony i wchłonięty przez inną firmę w całości, skutkuje przeniesieniem na nią obowiązków względem wszystkich byłych pracowników, niezależnie od czasu ich zatrudnienia. Nowy pracodawca jest wówczas odpowiedzialny za przechowywanie i udostępnianie dokumentacji płacowej także byłych pracowników, którzy zakończyli pracę przed transakcją przejęcia firmy. Pracownicy, którzy byli zatrudnieni w sprzedanej spółce, powinni ubiegać się o wystawienie niezbędnej dokumentacji przez firmę, która dokonała przejęcia.

Inaczej wygląda sytuacja pracowników, których spółka została przejęta przez inny zakład tylko w części. Nowy pracodawca odpowiada wyłącznie za dokumentację pracowników, którym zaproponował przejście w trybie art. 231 k.p. i którzy taką propozycję przyjęli.

Pozostali pracownicy o dokumentację wnioskować powinni do spółki, w której byli zatrudnieni. Jeśli zakład pracy uległ likwidacji, muszą odnaleźć archiwum, pod którego opiekę zostały oddane ich dokumenty.

Joanna Głowacka, supervisor ds. kadr i płac w Dziale Usług Księgowych BDO