Z uwagi na bardzo szybkie rozprzestrzenianie się wirusa oraz możliwość zainfekowania dużej liczby osób w bardzo krótkim czasie problematyczne stały się nie tylko relacje osobiste, to jest spotkania z rodziną i znajomymi, ale także przebywanie w zakładzie pracy, w którym na co dzień świadczymy pracę. Tam bowiem też stykamy się z dużą liczbą ludzi – współpracownikami, klientami etc. Widmo zarażenia, nawet w drodze do pracy, czy z pracy paraliżowało wielu pracodawców i pracowników. W związku z powyższym najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla wielu pracodawców i pracowników stała się praca zdalna. Sytuacja z jaką przyszło nam się zmagać na co dzień wymusiła wprowadzenie regulacji prawnych dotyczących kwestii pracy zdalnej.

Pierwotnie w ustawie z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych (tzw. Specustawa), znalazł się art. 3, który stanowi, że pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy określonej w umowie o pracę poza miejscem jej stałego wykonywania przez określony czas, czyli polecić świadczenie pracy zdalnie. Celem tego rozwiązania było przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się COVID-19.

Ustawodawca doprecyzował, że przeciwdziałanie rozprzestrzenianiu się koronawirusa, stanowią wszelkie czynności związane ze zwalczaniem zakażenia, zapobieganiem rozprzestrzenianiu się, profilaktyką oraz zwalczaniem skutków choroby. Z powyższego wynika, iż praktycznie każdy pracodawca, choćby ze względu na profilaktykę, może polecić pracownikowi świadczenie pracy zdalnej. Nie można jednak pomijać kwestii związanych ze specyfiką danego stanowiska/zawodu. Należy bowiem zaznaczyć, że nie każdy rodzaj pracy, może być świadczony zdalnie. Przykładem jest choćby praca w logistyce, transporcie, spedycji, lotnictwie i motoryzacji.

Zapis ten wywołał wśród pracowników i pracodawców wiele wątpliwości i pytań. Był on na tyle krótki i ogólny, iż nie określił zasad dotyczących świadczenia pracy zdalnej. Ustawodawca nie sprecyzował nawet formy, w jakiej polecenie pracy zdalnej ma zostać przekazane przez pracodawcę pracownikowi. W związku z tym przyjmowano, że polecenie takie może zostać wydane przez pracodawcę w dowolnej formie, także ustnie. Nasi specjaliści od początku rekomendowali klientom Kancelarii zawarcie stosownego porozumienia z pracownikiem w formie pisemnej, które stanowić będzie aneks do umowy, tak by nie było żadnych wątpliwości w tym zakresie.

Ponadto to jedynie pracodawca z uwagi na epidemię, mógł podjąć decyzję czy skieruje swoich pracowników do pracy zdalnej. Pracownik nie miał za dużo do powiedzenia w tej kwestii. Mógł jedynie składać stosowne wnioski do pracodawcy, które jednak nie musiały być akceptowane.

Komentarz eksperta:

W wielu zakładach pracy, początkowo bagatelizowano skalę problemu i uspokajano podwładnych, twierdząc, że praca zdalna jest niepotrzebna i utrudnia sprawne działanie firmy. Wynikało to z licznych powodów, wśród których można wymienić chociażby strach i obawy pracodawców przed brakiem kontroli nad pracownikami, niewywiązywaniem się przez nich z obowiązków służbowych lub też widmo wycieku danych osobowych i tajemnic przedsiębiorstwa. W dużej jednak mierze zawinił inny czynnik, czyli brak cyfryzacji i wprowadzenia nowych technologii, który pokutuje w dużej liczbie zakładów pracy. Pozorne do tej pory oszczędności odbiły się czkawką tym przedsiębiorcom, którzy nie chcieli iść z duchem czasu. Z punktu widzenia pracodawców, nowe technologie nabrały dodatkowego znaczenia, gdyż obok ich wyraźnego wpływu na rozwój firmy, w dobie koronawirusa stały się dla wielu z nich warunkiem koniecznym pozwalającym dalej prowadzić biznes i chroniącym ich przed upadłością.

Z uwagi na fakt, iż decyzja o poleceniu pracy zdalnej leżała tylko i wyłącznie w gestii pracodawcy i to od niego zależało, czy zleci pracownikowi pracę zdalną, spotkałam się z przypadkami, gdzie mimo braku inicjatywy ze strony pracodawców w tym zakresie byli oni de facto stawiani pod ścianą. Widmo napływających ze strony pracowników zwolnień lekarskich i paraliż firmy w przypadku braku rąk do pracy spowodował, że pracodawcy dokonali na nowo rozrachunku strat i zysków jakie mogą ponieść w przypadku braku skierowania pracowników do pracy zdalnej. Finalnie zaś dużo lepszym rozwiązaniem okazała się dla nich praca zdalna.

Zmiany dotyczące pracy zdalnej w Tarczy Antykryzysowej 4.0

Z uwagi na fakt, iż praca zdalna została uregulowana w sposób bardzo ogólny w Specustawie, od początku pracodawcy, ale także pracownicy i specjaliści zgłaszali postulaty związane z dookreśleniem zasad dotyczących świadczenia pracy zdalnej

Do określenia zasad pracy zdalnej doszło dopiero w przepisach ustawy o dopłatach do oprocentowania kredytów bankowych udzielanych na zapewnienie płynności finansowej przedsiębiorcom dotkniętym skutkami COVID-19 oraz o zmianie niektórych innych ustaw, czyli w tzw. Tarczy Antykryzysowej 4.0, która weszła w życie w dniu 24 czerwca 2020 r. Pracodawca nadal może polecić pracownikowi pracę zdalną, czyli wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania, w celu przeciwdziałania COVID-19, jednak wyraźne wskazano, że pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej (art. 3 ust. 8 Tarczy Antykryzysowej 4.0).

Pozostałe wprowadzone regulacje dotyczą następujących kwestii:

1. Kręgu pracowników uprawnionych do świadczenia pracy zdalnej.

W tym zakresie doprecyzowano, że wykonywanie pracy zdalnej może zostać polecone, jeżeli pracownik ma umiejętności i możliwości techniczne oraz lokalowe do wykonywania takiej pracy i pozwala na to rodzaj pracy. W szczególności praca zdalna może być wykonywana przy wykorzystaniu środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość lub dotyczyć wykonywania części wytwórczych lub usług materialnych (art. 3 ust 3 Tarczy Antykryzysowej 4.0.

2. Materiałów i narzędzi do świadczenia pracy zdalnej.

Wprowadzono zapis zgodnie, z którym narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca (art. 3 ust.4 Tarczy Antykryzysowej 4.0) oraz postanowienie, że przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 3 ust. 5 tarczy Antykryzysowej 4.0).

3. Ewidencji czasu pracy.

Na polecenie pracodawcy, pracownik wykonujący pracę zdalną ma obowiązek prowadzić ewidencję wykonanych czynności, uwzględniającą w szczególności opis tych czynności, a także datę oraz czas ich wykonania( art. 3 ust. 5 Tarczy Antykryzysowej 4.0) Dodatkowo doprecyzowano, że pracownik sporządza ewidencję wykonywanych czynności w formie i z częstotliwością określoną w poleceniu, o którym mowa powyżej. (art. 3 ust. 6 Tarczy Antykryzysowej 4.0).

Komentarz eksperta:

Powyżej wprowadzone dookreślenie zasad pracy zdalnej było potrzebne Nie rozwiązuje ono jednak wszystkich kwestii problematycznych dotyczących pracy zdalnej. To czego nie wprowadzono w Traczy Antykryzysowej 4.0 to zapis dotyczący zasad bezpieczeństwa i higieny pracy zdalnej. Projekt Tarczy Antykryzysowej 4.0 pierwotnie określał, że pracodawca będzie odpowiadał za bezpieczeństwo i higienę pracy zdalnej oraz za wypadki przy tej pracy tylko w zakresie związanym z zapewnionymi przez siebie środkami pracy lub materiałami do pracy. W trakcie prac w Sejmie te zapisy zostały jednak usunięte i nie znalazły się w jej wersji ostatecznej. Zabieg ten należy ocenić pozytywnie, gdyż z jednej strony był on niekorzystny dla pracowników, a z drugiej nie odpowiadał ogólnym zasadom dotyczącym BHP, z których jasno wynika, że to na pracodawcy spoczywa zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy (art. 207 k.p.). Skoro to pracodawca jest decydentem w tej kwestii, powinien także udzielić stosownego wsparcia pracownikowi, którego kieruje do pracy zdalnej. Oczywistym powinno być, że i w tej materii należy kierować się zasadami logiki i doświadczenia życiowego. Nie można bowiem obarczyć pracodawcy odpowiedzialnością, za wypadek któremu uległ pracownik świadczący pracę zdalną w godzinach pracy pod wpływem alkoholu (na pracowniku spoczywa zakaz spożywania alkoholu w godzinach pracy) lub który mimo obowiązku świadczenia pracy zdalnej załatwiał swoje osobiste sprawy i uległ wypadkowi komunikacyjnemu.

Bądź co bądź praca zdalna zyskała rzeszę zwolenników. Do tej pory w wielu zakładach pracy była dopuszczalna incydentalnie. Obecnie zaś może w nich zagościć na stałe, gdyż dla obu stron stosunku pracy stanowi atrakcyjną alternatywę, niwelującą koszty zatrudnienia (po stronie pracodawców) i dającą większą swobodę i możliwość efektywnego zarządzania czasem pracy (po stronie pracowników). Czy doczekamy się zapisów o pracy zdalnej w kodeksie pracy? Moim zdaniem to tylko kwestia czasu.

r.pr. Ewelina Kozłowska – Kowalczuk Kopeć Zaborowski Adwokaci i Radcowie Prawni Sp. p.