Płatnik nie ma obowiązku pobierania zryczałtowanego wynagrodzenia. Jest to jedynie uprawnienie, z którego może dobrowolnie skorzystać.

Biorąc jednak pod uwagę zakres obowiązków płatników, często okazuje się, że kwota wynagrodzenia w stosunku do zaangażowanego czasu i środków jest bardzo niska, a skorzystanie z powyższego uprawnienia nieopłacalne. Co więcej, w sytuacjach, gdy działania polegają na sprawdzeniu, że podatnik nie musi płacić podatku, nakład pracy płatnika skutkuje wynagrodzeniem w kwocie zero.

Zakres obowiązków płatników zwiększał się wraz z upływem lat i rozbudową systemu zryczałtowanego opodatkowania PIT. Dopiero jednak rok 2019 przyniósł lawinowy wzrost zaangażowania polskich przedsiębiorców w pobieranie podatków na rzecz Skarbu Państwa.

Wtedy to bowiem Ustawodawca zdecydował się na generalną zmianę dotychczasowego systemu podatku u źródła (zarówno w PIT, jak i CIT). O ile do końca 2018 r. opierał się on zasadniczo na prostej czynności uzyskania raz do roku certyfikatów rezydencji od zagranicznych kontrahentów, o tyle począwszy od 2019 r. płatnicy zostali zobowiązani do weryfikacji rzeczywistej działalności gospodarczej odbiorców należności i zachowania należytej staranności w poborze podatku u źródła.

Na pierwszy rzut oka zobowiązanie do zachowania należytej staranności nie wydaje się wygórowanym oczekiwaniem, a wręcz racjonalnym w każdej sytuacji, w której dany podmiot posiada obowiązki publicznoprawne, takie jak pobór podatku u źródła. Już jednak pierwsze interpretacje organów podatkowych wydane na gruncie nowych przepisów oraz opublikowany projekt objaśnień w zakresie podatku u źródła pokazały, że nie jest to czyste doprecyzowanie aspektów istniejących jeszcze przed 2019 r. Oprócz gromadzenia certyfikatów rezydencji, od płatników zaczęto oczekiwać uzyskiwania specjalnych oświadczeń oraz szczegółowych informacji m.in. o zarządzie, strukturze pracowniczej, pomieszczeniach biurowych i wyposażeniu odbiorców płatności. I to nie tylko w stosunku do podmiotów powiązanych z płatnikami, ale również niepowiązanych kontrahentów, w tym internetowych gigantów.

Do tego dochodzą liczne obowiązki informacyjne względem samych organów podatkowych. Płatnik musi bowiem przesyłać roczną deklarację podatkową (CIT-10Z, PIT-8AR), po zakończeniu roku podatkowego, w którym powstał obowiązek w zakresie podatku u źródła. Dodatkowo, płatnik na pisemny wniosek podatnika (zagranicznego kontrahenta) musi sporządzić i przesyłać podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu informację o dokonanych wypłatach i pobranym podatku (IFT-2, IFT-1). Kolejny obowiązek to złożenie deklaracji o wysokości przychodu uzyskanego w Polsce przez nierezydenta (IFT-2R, IFT-1R). Obowiązki płatników dotyczą również dywidend i innych udziałów w zyskach osób prawnych wypłacanych polskim podatnikom CIT (obowiązek poboru podatku według stawki 19 proc., informacje CIT-7 wysyłane odbiorcom płatności i deklaracja roczna CIT-6R. W ilości wymagań można się wręcz zagubić.

Proporcjonalnie do zwiększonej ilości obowiązków, wzrosły koszty wynagrodzeń osób zaangażowanych w pobór podatku u źródła, ich szkoleń, a w wątpliwych przypadkach (których niestety jest coraz więcej) – honorariów wypłacanych zewnętrznym doradcom. Coraz kosztowniejszy jest też zakup niezbędnego oprogramowania, tłumaczeń, podróży oraz wymiany niezbędnej dokumentacji. Trudniejsze analizy i kalkulacje przekładają się na wyższe ryzyko błędów.

Po drugiej stronie szali leży coraz bardziej zaostrzany system kar i odpowiedzialności ciążącej na płatnikach oraz ich zarządach. W przypadku błędnego zastosowania stawki podatku u źródła niższej niż podstawowa, oprócz konieczności zapłaty zaległości podatkowej razem z odsetkami, w niektórych sytuacjach organy wymierzą płatnikowi dodatkowe zobowiązanie podatkowe w wysokości 10%-30% zagranicznej należności (w zależności od przypadku), a członkom zarządu grożą mandaty i grzywny, a nawet ograniczenie lub pozbawienie wolności.

Pobieranie w każdej sytuacji podatku wg najwyższej możliwej stawki również nie jest dobrym rozwiązaniem. Często bowiem kontrahenci, w szczególności niepowiązani, nie pozwolą na obciążenie ich kosztami daniny podatkowej, a umowy będą zawierać tzw. klauzule ubruttowienia. Systemy płatności dokonywanych np. do Google nie pozwalają nawet technicznie potrącić podatku od wypłaty. Próby gromadzenia wolumenów informacji od zagranicznych kontrahentów z kolei nie wpływają dobrze na relacje handlowe – biznesowi partnerzy często nie są chętni do dzielenia się informacjami na temat swojej struktury, które uważają za tajemnicę przedsiębiorstwa.

Obecne wynagrodzenie przewidziane dla płatników nie pokrywa zatem nawet ułamka kosztów, które ponoszą w związku z wymaganiami nakładanymi na nich przez państwo. Paradoksalnie, taniej jest obliczyć podatek, niż zastosować zwolnienia, nawet realizujące cele społeczne, jak np. ulga dla młodych w PIT. Nie będzie też przesadą stwierdzenie, że darmowymi rękoma polskich przedsiębiorców aparat skarbowy przeprowadza swoiste kontrole podatkowe zagranicznych podatników i kierowanych do nich wypłat.

Formuła wynagrodzenia przewidzianego dla płatników powinna zatem ulec istotnym zmianom. Rozwiązaniem mogłoby być odejście od systemu procentu pobieranych podatków, a przejście na ryczałt za każde rozliczenie. Wysokość ryczałtu powinna odpowiadać standardom rynkowym i kryteriom wskazanym w przepisach o cenach transferowych.

Należy zaznaczyć, że nie istnieje wyraźny konstytucyjny obowiązek wypłacania wynagrodzenia za wypełnianie obowiązków publicznoprawnych, takich jak pobór podatku u źródła. Jednakże, skoro Ustawodawca zdecydował się już na wprowadzenie takiego systemu, to powinien dopilnować, żeby był on adekwatny do nakładu pracy po stronie płatników. Inaczej wzniosłe hasło równości w relacji przedsiębiorców z aparatem skarbowym będzie mrzonką.

Monika Dziedzic, doradca podatkowy, radca prawny i partner w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy

Jacek Wojtach, doradca podatkowy i menedżer w MDDP Michalik Dłuska Dziedzic i Partnerzy