Milewski: Faktura VAT w procesie cywilnym

Dokumentem księgowym potwierdzającym sprzedaż na gruncie VAT jest faktura.  Podatnik VAT czynny dokonujący dostawy czy świadczący usługę na rzecz innego podatnika VAT czynnego ma obowiązek wystawić fakturę i dostarczyć ją nabywcy. Naturalnie nabywca sam najczęściej domaga się dostarczenia prawidłowej faktury VAT, gdyż jej posiadanie warunkuje prawo nabywcy do odliczenia VAT naliczonego przy zakupionym towarze czy usłudze. Składając pozew o zapłatę wierzytelności objętej fakturą VAT, podatnik może się zastanawiać, czy ma obowiązek powoływać twierdzenia o wystawieniu i doręczeniu faktury kontrahentowi oraz czy ma obowiązek okoliczności te udowodnić. Może też zdarzyć się sytuacja, że podatnik wykonał usługę czy wydał towar nabywcy, jednak mimo obowiązku nie wystawił i nie doręczył nabywcy faktury VAT. Może wtedy rodzić się wątpliwość, czy mimo braku wystawienia faktury może on skutecznie dochodzić w pozwie zapłaty wynagrodzenia.

Co się przyda w sądzie

Zgodnie z art. 6 § 2 kodeksu postępowania cywilnego strony i uczestnicy postępowania obowiązani są przytaczać wszystkie okoliczności faktyczne i dowody bez zwłoki, aby postępowanie mogło być przeprowadzone sprawnie i szybko. Według art. 207 § 6 k.p.c. sąd pomija spóźnione twierdzenia i dowody, chyba że strona uprawdopodobni, iż nie zgłosiła ich w pozwie, odpowiedzi na pozew lub dalszym piśmie przygotowawczym bez swojej winy, lub że uwzględnienie spóźnionych twierdzeń i dowodów nie spowoduje zwłoki w rozpoznaniu sprawy albo że występują inne wyjątkowe okoliczności. Z regulacji tych wynika powszechna prekluzja dowodów niezgłoszonych w pozwie.

W pozwie lepiej przedstawić wszystkie dowody związane z zawarciem umowy i wystawieniem faktury

Jeżeli zatem powód w pozwie nie poda, że wystawił i doręczył fakturę VAT nabywcy oraz nie zawnioskuje dowodu z faktury VAT, a nie zachodzi żadna z przesłanek z 207 § 6 k.p.c. zezwalających na wyjątkowe dopuszczenie dowodu niezgłoszonego w pozwie, sąd pominie później powołane twierdzenia i dowody odnoszące się do wystawienia i doręczenia faktury. Z tego względu, co do zasady, zalecać należy powoływanie w pozwie wszystkich okoliczności i dowodów związanych z daną umową i jej wykonaniem. Najlepiej zatem wyjaśnić i udowodnić zawarcie umowy, jej wykonanie, brak zastrzeżeń co do wykonania przez stronę przeciwną, brak otrzymanej zapłaty, wystawienie oraz doręczenie faktury VAT nabywcy.

Najczęściej jako dowody należy powołać umowę, pokwitowanie wykonanego na rzecz drugiej strony świadczenia umownego, fakturę VAT, dowód jej doręczenia (ewentualnie nadania). Zawsze warto wspierać się dowodami z zeznań świadków i z przesłuchania stron.

Co jednak jeżeli powód pominie okoliczność wystawienia i doręczenia faktury VAT? Jeżeli strony w umowie nie uzależniły wymagalności wierzytelności powoda o zapłatę wynagrodzenia od wystawienia i doręczenia faktury VAT, brak powołania i udowodnienia przez powoda okoliczności o doręczeniu i wystawieniu faktury co do zasady nie powinien mieć wpływu na wynik sprawy. Jeżeli powód bowiem udowodni, że zawarto umowę oraz że spełnił swoje świadczenie na rzecz nabywcy i będzie z tego wynikać wymagalność wierzytelności powoda o zapłatę wynagrodzenia, sąd powinien je zasądzić.

W umowie można również określić wymagalność wierzytelności o zapłatę wynagrodzenia. Przykładowo można wskazać, że wynagrodzenie zostanie zapłacone w terminie siedmiu dni od dnia sporządzenia protokołu odbioru. Jeżeli w takim wypadku powód wykaże, że zawarto umowę, w niej określono przedmiot świadczenia powoda oraz przysługujące mu z tego tytułu wynagrodzenie, a powód spełnił swoje świadczenie i sporządzony został protokół odbioru, sąd powinien uznać żądanie za udowodnione i zasądzić wynagrodzenie. Dotyczy to zarówno sytuacji, gdy powód wystawił fakturę VAT i ją doręczył nabywcy (tylko że nie wspomniał o tym w procesie), jak i w przypadku gdy powód w ogóle nie wystawił faktury VAT (nawet jeżeli miał taki obowiązek na gruncie VAT).

Samo wystawienie faktury jest obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa podatkowego. Jego niespełnienie nie wpływa samo przez się na cywilistyczną wymagalność roszczenia o zapłatę wynagrodzenia. Innymi słowy: jeżeli podatnik VAT bezprawnie nie wystawił faktury, ale wykonał umowę, jest uprawniony do otrzymania wynagrodzenia.

Niewystawienie faktury VAT może skutkować odpowiedzialnością karnoskarbową. Ponadto nabywca, jeżeli nie otrzymał faktury VAT, nie ma prawa do odliczenia VAT naliczonego. Można to uznać za szkodę nabywcy wynikającą z bezprawnego działania sprzedawcy (zleceniobiorcy, zamawiającego dzieło etc.). Nabywca może żądać naprawienia takiej szkody  poprzez zapłatę kwoty odpowiadającej kwocie VAT, którego nie może odliczyć od VAT należnego z powodu nieotrzymania faktury.

Wydaje się, że szkoda nabywcy powstanie w dniu zapłaty VAT należnego za okres, w którym powinien otrzymać fakturę (gdyby ją otrzymał, zapłaciłby mniejszy VAT należny, względnie wykazał większą nadwyżkę VAT naliczonego nad należnym). Nabywca powinien wezwać sprzedawcę do zapłaty odszkodowania i postawić tym samym roszczenie odszkodowawcze w stan wymagalności. Jest to bowiem roszczenie bezterminowe (termin spełnienia świadczenia nie jest oznaczony ani nie wynika z właściwości zobowiązania), a takie  w myśl. art. 455 kodeksu cywilnego powinno być spełnione niezwłocznie po wezwaniu dłużnika do wykonania.

Od kiedy liczyć odsetki i jak potrącać należności

Postawienie roszczenia odszkodowawczego w stan wymagalności ma duże znaczenie praktyczne.  Dopiero po niespełnieniu bowiem świadczenia po wezwaniu dłużnik pozostaje w opóźnieniu albo w zwłoce co do spełnienia świadczenia. A dopiero od momentu powstania stanu opóźnienia można żądać odsetek. Jeżeli np. wysłano wezwanie z żądaniem zapłaty w ciągu trzech dni od dnia doręczenia wezwania, czwartego dnia (dzień po upływie terminu na spełnienie świadczenia) roszczenie staje się wymagalne i od tego dnia można naliczać odsetki.

Wymagalność roszczenia pozwala też przedstawić je do potrącenia z wierzytelnością sprzedawcy o zapłatę wynagrodzenia.

Nabywca może zatem po postawieniu swojego roszczenia odszkodowawczego w stan wymagalności przedstawić je do potrącenia z wierzytelnością drugiej strony o zapłatę wynagrodzenia. Może to zrobić zarówno wtedy, gdy druga strona w ogóle nie wystąpi z powództwem o zapłatę wynagrodzenia, jak i wtedy, gdy pozew został  już złożony.

Jeżeli sprawy nie ma w sądzie, potrącenia można dokonać poprzez wysłanie listu poleconego wyraźnie określającego wierzytelności obu stron i wskazującego, że nabywca dokonuje ich wzajemnego potrącenia. Nie ma oczywiście prawnego wymogu dokonywania tego za pomocą listu poleconego. Jednak jest to prosty i praktyczny sposób, który pozwoli później za pomocą kopii listu i dowodu doręczenia udowodnić, że złożone zostało oświadczenie o potrąceniu.

Jeżeli natomiast sprawa jest już w sądzie, pozwany – nabywca może postąpić dwojako. Może on tak samo jak we wcześniejszym przypadku złożyć oświadczenie o potrąceniu poza procesem. W tym wypadku powinien jednak już w odpowiedzi na pozew udowodnić, że złożył takie oświadczenie oraz że przysługiwało mu roszczenie odszkodowawcze przedstawione do potrącenia. Jeżeli natomiast pozwany nie zdecydował się na złożenie oświadczenia poza procesem, może zrobić to w odpowiedzi na pozew. Wtedy powinien  udowodnić w odpowiedzi na pozew, że przysługuje mu roszczenie odszkodowawcze. Samo złożenie oświadczenia o potrąceniu drugiej stronie nastąpi zaś w momencie doręczenia jej odpisu odpowiedzi na pozew.

Brak powołania twierdzeń i dowodów dotyczących potrącenia już w odpowiedzi na pozew naraża pozwanego na niepotrzebne ryzyko zarzutu prekluzji, co może uniemożliwiać skuteczne powoływanie się na potrącenie na dalszym etapie procesu. Jakkolwiek pozwany czasem zdoła wykazać, że zachodzą przesłanki do późniejszego powołania twierdzeń i dowodów co do potrącenia, nie należy niepotrzebnie ryzykować i o ile tylko jest to możliwe, najlepiej powołać wszystkie twierdzenia i dowody w tym przedmiocie już w odpowiedzi na pozew.

Pozwany może podnosić różnorodne zarzuty przeciwko żądaniu powoda. W szczególności może zaprzeczać zawarciu umowy, jej wykonaniu, może zgłaszać zarzuty z tytułu rękojmi, podnosić zarzut przedawnienia. Jeżeli zatem pozwany żąda oddalenia powództwa na podstawie innych zarzutów, może też zgłosić zarzut potrącenia ewentualnie, na wypadek niepodzielenia przez sąd innych zarzutów uzasadniających oddalenie powództwa w całości.