Faktura w formie elektronicznej stanowi dowód w sądzie

Możliwość sporządzenia faktury w formie elektronicznej wynika z przepisów rozporządzenia ministra finansów z 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (DzU z 29 grudnia 2012 roku, poz. 1528).

Przepisy niniejszego rozporządzenia odnoszą się do kwestii sposobu i warunków przesyłania faktur elektronicznych oraz zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej. W sytuacji, gdy faktura, wystawiona w postaci elektronicznej, jest dowodem w sprawie przed sądem cywilnym lub gospodarczym, to zastosowanie do niej znajdą przepisy kodeksu postępowania cywilnego i ogólne reguły dowodowe.

Swobodna ocena dowodów

Kodeks postępowania cywilnego nie zawiera zamkniętego katalogu środków dowodowych, co oznacza, że dowodem w sprawie może być każde źródło informacji. Przemawia za tym również zasada swobodnej oceny dowodów wyrażona w art. 233 k.p.c. Przepisy kodeksowe umożliwiają wykorzystanie wszelkich osiągnięć postępu technicznego, o ile jest to dopuszczalne w ramach zakreślonych przez prawo (wyrok SN z 15.04.1969 r., sygn. III PRN 20/69, NP 1970, nr 9, s. 1362 z glosą J. Krajewskiego).

Dowód z faktury elektronicznej należy przeprowadzić tak jak dowód z każdego innego dokumentu w postaci elektronicznej.

Najwygodniejszym dla spraw związanych z brakiem zapłaty faktury wystawionej i przechowywanej w postaci elektronicznej jest elektroniczne postępowanie upominawcze, w ramach którego pozew jest składany w postaci elektronicznej i na podstawie art. 505 (32) k.p.c. nie ma potrzeby dołączania dowodów, a więc także faktur, niezależnie od tego, czy są w postaci elektronicznej czy też tradycyjnej.

Jest to bardzo praktyczne i szybkie rozwiązanie dla sporów związanych z e-fakturami (należy przy tym nadmienić, iż zasadniczo opłata sądowa jest zmniejszona do ¼ opłaty wnoszonej w innych postępowaniach, w tym w postępowaniu upominawczym, co zwykle stanowi sporą oszczędność dla przedsiębiorcy oraz brak konieczności udawania się do sądu i przedkładania pism na papierze. Dopiero w przypadku sprzeciwu pozwanego sprawa przekazywana jest do rozpoznania w innym postępowaniu i dopiero wówczas należy dołączyć jako dowód fakturę w postaci elektronicznej. EPU jest bardzo praktycznym, szybkim i tanim rozwiązaniem dla spraw wynikających z e-faktury.

Wiedza dla sądu

W każdym postępowaniu sądowym, w którym przeprowadzane są dowody, w tym dowód z faktury w postaci elektronicznej, przeprowadzenie dowodu oznacza bezpośrednie zetknięcie się sądu orzekającego ze źródłem dowodowym. Konieczne jest zatem udostępnienie sądowi dowodu. Zgodnie z obowiązującymi przepisami k.p.c. (ich zmiana nastąpi w 2013 roku) poza postępowaniami szczególnymi, gdzie dopuszczana jest droga elektroniczna składania pozwów (między innymi e.p.u.), pozew jest składany w formie pisemnej. Resort sprawiedliwości przymierza się do zmiany tych przepisów i utworzenia tzw. elektronicznego biura podawczego umożliwiającego składanie pism procesowych, w tym pozwów w postaci elektronicznej za pomocą środków komunikacji elektronicznej (zmiany mają nastąpić na przełomie 2013 i 2014 roku). Obecnie nie jest możliwe przesyłanie do sądu ani samych pism procesowych, ani załączników drogą elektroniczną, gdyż takiego sposobu komunikacji między stronami a sądem ustawodawca nie przewidział.

Resort sprawiedliwości przymierza się do utworzenia elektronicznego biura podawczego

Zgodnie z przyjętym w k.p.c. kontradyktoryjnym modelem procesu sąd nie może żądać od stron przedstawiania dowodów na potwierdzenie podnoszonych przez nie kwestii. Inicjatywa dowodowa należy do stron. Co do zasady sąd nie może zatem żądać od stron wydrukowanej faktury elektronicznej.

Strona powołująca się na fakturę elektroniczną może ją udostępnić na elektronicznym nośniku danych, na przykład na płycie CD czy na pendrivie, i w takiej postaci załączyć do pisma procesowego. Gdyby się okazało, że strona, w czyjej dyspozycji znajduje się faktura elektroniczna, nie złożyła jej do akt sprawy w postaci załącznika, i nie jest to możliwe z uwagi na trudności w dostarczeniu jej do sądu, to sąd może przeprowadzić ten dowód z pomocą sędziego wyznaczonego w miejscu, w którym jest ona dostępna.

Konieczne warunki

E-faktura jest wyłącznie w postaci elektronicznej, w formacie zapewniającym autentyczność pochodzenia (czyli pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury), integralność treści  i czytelność faktury (§ 4 ww. rozporządzenia).

Wydruk faktury elektronicznej wprawdzie nie spełnia tych wymogów, ale strona zachowuje prawo do złożenia go w poczet materiału dowodowego sprawy. Będzie to miało jednak wpływ na ewentualną ocenę jej wartości czy też – w razie wątpliwości co do jej autentyczności – sąd może zobowiązać stronę do udostępnienia faktury w postaci elektronicznej. Podobnie sytuacja wygląda w przypadku oceny przeprowadzania dowodu z wydruków e-maili. Zgodnie z § 4 wyżej wskazanego rozporządzenia elektroniczna faktura może być utrwalona w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Najczęściej chodzi o formaty, takie jak .pdf czy .tiff, czyli formaty będące globalnymi standardami obsługiwane przez wszystkie współczesne komputery. Gdyby się okazało, że faktura jest sporządzona w jakimś nowym, nieznanym formacie, to sąd miałby możliwość dopuszczenia dowodu z opinii biegłego. Przeprowadzenie dowodu z opinii biegłego możliwe jest także, gdy samo poczynienie ustaleń faktycznych z zakresu techniki wymaga dysponowania odpowiednią aparaturą badawczą lub sprzętem technicznym, którego nie posiada sąd. Por. wyrok SN z 20.06.1985 r., sygn. II CR 197/84, OSN 1984, z. 2–3, poz. 37. Takie rozwiązanie pociąga za sobą dla strony dodatkowe koszty.

Przepisy kodeksowe umożliwiają wykorzystywanie wszelkich osiągnięć postępu technicznego

Należy pamiętać, iż odnośnie do faktury elektronicznej należy stosować odpowiednio przepisy o dowodzie z dokumentu. Między innymi należy odpowiednio zastosować przepis art. 248 KPC, zgodnie z którym każdy obowiązany jest przedstawić na zarządzenie sądu w oznaczonym terminie i miejscu dokument znajdujący się w jego posiadaniu i stanowiący dowód faktu istotnego dla rozstrzygnięcia sprawy, chyba że dokument zawiera informacje niejawne. Bez znaczenia przy tym jest forma dokumentu, bo przecież dokument elektroniczny też można udostępnić sądowi w oznaczonym terminie i miejscu.

Skuteczne sposoby

Ponadto zastosowanie może także znaleźć przepis art. 249 k.p.c. – § 1. W sprawach dotyczących przedsiębiorstwa handlowego lub przemysłowego, w razie powołania się jednej ze stron na księgi i dokumenty przedsiębiorstwa, należy je przedstawić sądowi, jeżeli sąd uzna wyciąg za niewystarczający. § 2. Gdy zachodzi istotna trudność w dostarczeniu ksiąg do sądu, sąd może przejrzeć je na miejscu lub zlecić sędziemu wyznaczonemu ich przejrzenie i sporządzenie niezbędnych wyciągów.

Innym rozwiązaniem odnośnie do przedkładania faktur w postaci elektronicznej jest możliwość zastosowania art. 129 § 2 k.p.c., zgodnie z którym strona może zamiast oryginału złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa. Przepis art. 129 k.p.c. odnosi się do dokumentu, niezależnie od jego pierwotnej postaci (papierowej lub elektronicznej). Faktura jest dokumentem, na co wskazują przepisy cytowanego rozporządzenia. Brak więc podstaw prawnych do odmowy powoływania się na art. 129 k.p.c. przy konwersji e-faktury do postaci papierowej. Należy jednak nadmienić, iż jest to uprawnienie strony, a nie jej obowiązek. Sąd nie ma możliwości zmuszenia strony do stosowania art. 129 k.p.c., jeżeli ta zamierza przedłożyć dowód z e-faktury na elektronicznym nośniku informacji.

W konkluzji należy przyjąć, że nie ma żadnych przeszkód ani prawnych, ani technicznych, by sądy cywilne i gospodarcze przeprowadzały dowody z faktur elektronicznych.