Wierzytelny nie zawsze oznacza poświadczony

[link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=335187]Ustawa z 23 października 2009 r. o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów (DzU nr 216, poz. 1676)[/link] miała w założeniu doprowadzić do usprawnienia i odformalizowania postępowania cywilnego, administracyjnego, sądowo-administracyjnego i podatkowego. Przynajmniej takie wnioski płynęły z uzasadnienia jej projektu, który zakładał szersze niż dotychczas umożliwienie uwierzytelniania odpisów dokumentów przez profesjonalnych pełnomocników stron, reprezentujących zawody zaufania publicznego.

Nie ulega wątpliwości, że nowelizacje ustaw, którym przyświecają takie założenia, powinny spotkać się z powszechnym uznaniem, zwłaszcza w środowisku prawników występujących jako profesjonalni pełnomocnicy w postępowaniach przed sądami i organami administracji – radców prawnych, rzeczników patentowych, adwokatów, a także doradców podatkowych i radców Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa.

Niestety analiza uzasadnienia projektu ustawy nie pozwala na ustalenie, z jakich względów dla celów czynności poświadczania odpisów dokumentów za zgodność z okazanym oryginałem przyjęto formułę, zgodnie z którą poświadczenie takie powinno zawierać szereg formalnych elementów: podpis pełnomocnika, datę i oznaczenie miejsca jego sporządzenia, a na żądanie – również godzinę dokonania czynności. Jeżeli natomiast dokument zawiera cechy szczególne (dopiski, poprawki lub uszkodzenia), powinno to zostać również stwierdzone w poświadczeniu.

Postanowienie w tym brzemieniu przewiduje wprowadzony na mocy nowelizacji art. 6 ust. 3 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=F2FC5E59979854D9981A7C85096F888B?id=339781]ustawy o radcach prawnych (DzU z 2010 r. nr 10, poz. 65 ze zm.)[/link] oraz pozostałe ustawy korporacyjne, w których dokonano przedmiotowych zmian. Domyślam się, że treść elementów formalnych poświadczenia została w nich przewidziana na wzór i podobieństwo analogicznych przepisów art. 96 i następnych [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=17B930E18971B51406C6F01E4D86C46C?id=287682]ustawy z 14 lutego 1991 r. – Prawo o notariacie[/link] i z tych względów niespecjalnie poświęcano tej, wydawałoby się technicznej, problematyce uwagę przy dokonywaniu zmian.

Tymczasem wraz z rozszerzeniem kompetencji profesjonalnych pełnomocników doprowadzono do skrajnego sformalizowania procedury poświadczania odpisów dokumentów. Z zupełnie niezrozumiałych względów obarczono tę nieskomplikowaną czynność koniecznością zawarcia w poświadczeniu elementów pozostających bez znaczenia w kontekście prowadzonego postępowania sądowego bądź administracyjnego, w którym dokonujący poświadczenia profesjonalny pełnomocnik występuje jako reprezentant strony. Owszem, zawarcie w poświadczeniu odpisu dokumentu za zgodność z okazanym oryginałem daty i oznaczenia miejsca jego sporządzenia, ewentualnie również godziny dokonania czynności oraz jego cech szczególnych, ma istotne znaczenie przy sporządzaniu poświadczonych odpisów na potrzeby posługiwania się nimi przez osoby trzecie w obrocie gospodarczym bądź prawnym.

Wówczas zasadne byłoby również istnienie obowiązku prowadzenia przez pełnomocników repertorium poświadczanych przez nich dokumentów, czego aktualnie przepisy nie przewidują. Konieczne jest to w sytuacjach, w których do czasu wejścia w życie nowelizacji ustaw poświadczeń dokonywali notariusze – czasami również na potrzeby profesjonalnych pełnomocników. Nie widzę jednak zasadności obejmowania tymi dodatkowymi wymogami poświadczeń dokumentów sporządzanych na potrzeby konkretnego postępowania, w którym występuje jako reprezentant strony pełnomocnik dokonujący poświadczenia. Dokonuje się ich bowiem bezpośrednio przed złożeniem określonego pisma w tym postępowaniu i jedynie na jego potrzeby, a wówczas klauzula „za zgodność z oryginałem” uzupełniona imieniem i nazwiskiem pełnomocnika oraz jego podpisem – tak jak czyniono to dotychczas, staje się w zupełności wystarczająca.

Dodatkowo wprowadzenie w wyniku nowelizacji przedmiotowych sformalizowanych regulacji sprzyja powstawaniu trudności w postępowaniach sądowych.

[srodtytul]Pogląd, który się nie przyjął[/srodtytul]

Znane są przykłady absurdalnego wręcz wnioskowania przez stronę o odrzucenie skargi kasacyjnej w postępowaniu sądowo-administracyjnym z powodu braku zawarcia elementów formalnych poświadczenia odpisu przedłożonego przez pełnomocnika skarżącego pełnomocnictwa [b](wyrok NSA z 27 sierpnia 2010 r., II OSK 1074/2010, niepubl.)[/b]. W sprawie tej NSA stanął jednak na stanowisku, zgodnie z którym art. 37 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=166935]ustawy z 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi (DzU nr 153, poz. 1270 ze zm.)[/link] stanowiący o uwierzytelnieniu, a nie o poświadczeniu udzielonego przez mocodawcę pełnomocnictwa, stanowi lex specialis w stosunku do unormowania zawartego art. 6 ust. 3 ustawy o radcach prawnych (w brzmieniu nadanym ustawą o zmianie ustaw w zakresie uwierzytelniania dokumentów). Z tych względów sporządzone przez radcę prawnego uwierzytelnienie odpisu udzielonego mu pełnomocnictwa nie musi zawierać daty i oznaczenia miejsca jego sporządzenia. W konsekwencji uchybienie w uwierzytelnieniu złożonego pełnomocnictwa uznano za nieistotne.

Tego rodzaju pogląd nie przyjął się jednak w praktyce orzeczniczej sądów powszechnych, a zwłaszcza wydziałów gospodarczych, które w razie uwierzytelnienia pełnomocnictwa w inny sposób niż wynikający z literalnego brzmienia art. 6 ust. 3 ustawy o radcach prawnych – np. jedynie poprzez zamieszczenie klauzuli „za zgodność z oryginałem” oraz imienia, nazwiska i podpisu pełnomocnika – uznają to za brak formalny i wydają zarządzenia zobowiązujące do jego uzupełniania poprzez dokonanie „prawidłowego” uwierzytelnienia.

Niewątpliwie można znaleźć argumenty przemawiające za odstąpieniem od tego rodzaju nadmiernego formalizmu w zakresie dokonywania poświadczeń pełnomocnictwa przez pełnomocników występujących w sprawie, zwłaszcza że praktyka – mimo upływu ponad dziesięciu miesięcy obowiązywania znowelizowanych przepisów – w okręgu sądów szczecińskich, ale również w kraju, jest niejednolita.

[srodtytul]W odniesieniu do radcy prawnego[/srodtytul]

W uzupełnieniu poglądu reprezentowanego przez NSA wskazać należy, że art. 6 ust. 3 ustawy o radcach prawnych usytuowany został w jej rozdziale 2 zatytułowanym „wykonywanie zawodu radcy prawnego”, odnoszącym się do kwestii czynności zawodowych dokonywanych przez radcę prawnego, polegających między innymi na „poświadczaniu odpisów dokumentów za zgodność z okazanym oryginałem” i nie pozostającym w funkcjonalnym związku z przepisem art. 89 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr;jsessionid=A4B1A4846513EA90842F18281B7B3B3A?id=70930]kodeksu postępowania cywilnego [/link]in principio, w którym użyto nietożsamego określenia „wierzytelny odpis pełnomocnictwa”.

Z tych względów elementy poświadczenia odpisu dokumentu, przewidziane w ustawie o radcach prawnych, dotyczą wyłącznie sporządzania ich dla osób, na rzecz których radca prawny świadczy pomoc prawną, potrzebujących wykorzystać je w innych postępowaniach niż prowadzone przez pełnomocnika bądź w obrocie gospodarczym jako poświadczony odpis. Wówczas będzie to dokument zbliżony, czy nawet tożsamy, do poświadczenia dokonywanego przez notariuszy na podstawie przepisów art. 96 i następnych ustawy – Prawo o notariacie z uwagi na identyczność regulacji zawartych w tych ustawach.

Nie dotyczy to natomiast sytuacji przedkładania wierzytelnych odpisów pełnomocnictwa udzielonych ustanowionemu radcy prawnemu jako pełnomocnikowi w postępowaniach sądowych i administracyjnych. Świadczy o tym chociażby zapis przewidujący, iż na żądanie poświadczenie powinno zawierać również godzinę dokonania czynności. Zakładam zatem, że tego rodzaju żądanie nie będzie artykułowane przez sądy i organy administracji jako element fakultatywny poświadczenia.

[srodtytul]Zbędne przeszkody[/srodtytul]

Z jakich natomiast względów ustawodawca niekonsekwentnie posługuje się pojęciem „uwierzytelnionego” pełnomocnictwa w ustawach procesowych oraz „poświadczonym odpisem dokumentu za zgodność z okazanym oryginałem” w regulacjach korporacyjnych, trudno wyjaśnić. Niewątpliwie jawi się to jako kolejny przykład legislacyjnego niechlujstwa powodującego jedynie kolejne utrudnienie i zbędną przeszkodę w pracy pełnomocników. Dotychczasowa praktyka uwierzytelniania pełnomocnictw, na którą wskazywano również w uzasadnieniu projektu ustawy nowelizującej, nie nastręczała dodatkowych czynności – obarczonym już obowiązkowymi doręczeniami – profesjonalnym pełnomocnikom, które w żaden sposób nie wpływają na szybkość i jakość postępowania.