Zarządzanie ryzykiem w przetargach

Compliance – system popularny na świecie, ale trudny do prostego zdefiniowania. Z pewnością to system zarządzania zgodnością działalności przedsiębiorstwa z przepisami prawa i zorientowany na zminimalizowanie wystąpienia możliwych nieprawidłowości. Świadomość jego znaczenia stale wzrasta i compliance jest coraz częściej postrzegane jako sposób na uniknięcie kłopotów na wielu płaszczyznach, a szczególnie w obszarze zakupów, w tym regulowanych ustawą – Prawo zamówień publicznych.

Wychwycić nieprawidłowości

Zamówienia publiczne stanowią ogromny obszar działalności, w którym można zidentyfikować różnego rodzaju ryzyka. Dotyczą one zarówno zamawiających, jak i oferentów. Kwestia świadomości compliance w procesie realizacji zamówień publicznych wydaje się jeszcze bardziej istotna w dobie realizowanych przez wiele przedsiębiorstw procesów restrukturyzacyjnych, ukierunkowanych na poszukiwanie oszczędności finansowych. Wartość i znaczenie sprawnego systemu compliance potwierdzają także informacje o nieprawidłowościach publikowane przez organy kontrolne oraz dość częste doniesienia medialne o kolejnych aferach korupcyjnych.

Coraz częściej pojawiają się także informacje o zmowach cenowych. Podmioty funkcjonujące na rynku zamówień publicznych wykazują się coraz większą determinacją w pozyskiwaniu kontraktów, co prowadzi do nieprawidłowości. Ryzyka występujące w obszarze zamówień dotyczą obu stron, zarówno zamawiających, jak i ubiegających się o zamówienia publiczne. Nieprawidłowości zwykle dotyczą braku transparentności procesu zakupowego – zaniżanie wartości zamówienia w celu uniknięcia obowiązku stosowania regulacji wynikających z ustawy PZP, niestosowanie się do obowiązujących procedur, nadużywanie niekonkurencyjnego trybu, tzw. trybu z wolnej ręki, braku konkurencyjności poprzez świadome opisanie przedmiotu zamówienia w sposób wskazujący na konkretny produkt lub konkretnego dostawcę, co może powodować bardzo małą liczbę składanych ofert, nieuczciwych praktyk, tj. nadużywania pozycji dominującej, stosowanie rażąco niskiej ceny czy zmów cenowych, braku efektywnego wykorzystania narzędzi takich jak dialog techniczny, które ustawodawca daje do rzetelnego zweryfikowania rynku dostawców i dostępnych rozwiązań.

Ubiec media i straty

Efektywny system compliance to w zamówieniach publicznych komfort pracy zarządu, któremu ze względu na dużą liczbę zadań często brakuje wiedzy o tym, co dzieje się w określonych procesach realizowanych w przedsiębiorstwie. W praktyce zdarza się, że o nieprawidłowościach dowiaduje się dopiero w wyniku otrzymania raportu kontroli wewnętrznej, zawierającego wiele zarzutów, lub w skrajnych wypadkach z doniesień medialnych.

Tymczasem zarząd codziennie podejmuje decyzje, z którymi wiąże się wiele ryzyk, w tym ekonomicznych, wizerunkowych i prawnych. By decyzje były trafne i optymalne, powinien posiadać pełną wiedzę o zidentyfikowanych zagrożeniach związanych z podejmowanymi decyzjami, w tym w obszarze zamówień publicznych, a źródłem tej wiedzy powinien być oficer compliance.

Compliance powinno dostarczać wiedzy, która prowadzi do zapewnienia bezpieczeństwa i pokazania możliwych sposobów zarządzania ryzykiem oraz minimalizowania poziomu prawdopodobieństwa wystąpienia nieprawidłowości.

Compliance sprowadza się jednak do znacznie szerszego zakresu ochrony. Nie tylko zarząd czy organy nadzorcze, ale również akcjonariusze i pracownicy powinni być chronieni. Już pierwszy przypadek utraty reputacji może doprowadzić do upadku przedsiębiorstwa lub utraty wiarygodności jako solidnego partnera, a efekty mogą być kosztowne i odczuwalne przez długi czas.

W praktyce zdarza się, że nieprawidłowości w procesie zakupowym generowane są na niższym poziomie zarządczym. Przykładem takiego działania może być sytuacja, w której następuje udzielenie zamówienia bez wymaganego przepisami trybu konkurencyjnego lub nadużywanie przesłanek dopuszczających odstąpienie od przetargu i udzielenie zamówienia konkretnemu dostawcy przez menedżerów niższego szczebla.

W tym wypadku rola compliance to odpowiednia identyfikacja ryzyk i osób odpowiedzialnych za ich generowanie, a następnie udzielenie pomocy zarządowi w znalezieniu optymalnego rozwiązania, które pozwoli zarządzić tymi ryzykami. To poszukiwanie tzw. złotego środka.

Dlatego tak istotna staje się obecnie rola prawidłowo działającego compliance, które prowadząc działania prewencyjne oraz edukacyjne, pozwoli zapobiec wielu ryzykom i potencjalnym stratom. Z analiz struktur poszczególnych przedsiębiorstw wynika, że takiej roli nie pełni ani audyt wewnętrzny, ani kontrola wewnętrzna. Takiej funkcji nie może i nie pełni także szef zakupów w firmie.

Compliance powinno być angażowane w opracowanie i szerzenie tzw. dobrych praktyk oraz propagowanie działań, które przyczyniałyby się do większej transparentności firmy i zwiększenia konkurencyjności. Ryzykami w obszarze zakupów można stosunkowo łatwo zarządzać i w większości wypadków można im zapobiegać. W praktyce wystarczy właściwa ich identyfikacja oraz komunikacja pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi w celu znalezienia optymalnego rozwiązania – to jest właśnie zadanie skutecznego compliance officera.