Systemy do elektronicznej wymiany dokumentów EDI

Systemy do elektronicznej wymiany dokumentów (EDI, Electronic Data Interchange), zwłaszcza w dużych firmach, są stosowane od bardzo dawna. Teraz trafiają także do małych i średnich przedsiębiorstw, gdyż istnieje możliwość użytkowania aplikacji do wymiany dokumentów na zasadzie wynajmu; płaci się po prostu za usługę (model Software as a Service). Nie trzeba wtedy inwestować w infrastrukturę, instalację systemu i serwis, co znacząco obniża koszty.

System EDI pozwala na przesyłanie danych między dwoma systemami informatycznymi, najczęściej między partnerami biznesowymi. W Polsce pojawił się pod koniec lat 90. ubiegłego wieku, gdy na nasz rynek zaczęły wchodzić  międzynarodowe koncerny. Przy GS1 Polska (globalna organizacja zajmująca się standaryzacją w obszarze zarządzania łańcuchem dostaw oraz zarządzania popytem) powstała wówczas ECR Polska (Efficient Consumer Response), organizacja  zrzeszająca przedsiębiorstwa produkcyjne, handlowe, dystrybucyjne oraz logistyczne, głównie związane z sektorem dóbr konsumpcyjnych szybko rotujących (FMCG). Grupa ta wypracowuje standardy komunikatów EDI obowiązujące w Polsce.

Najmniejsze firmy mogą korzystać z platform internetowych do wymiany elektronicznych dokumentów

Celem EDI jest wyeliminowanie wielokrotnego wprowadzania danych oraz przyspieszenie i zwiększenie dokładności przepływu informacji dzięki połączeniu odpowiednich aplikacji komputerowych między firmami uczestniczącymi w wymianie. Dokumenty EDI są odpowiednikami papierowych dokumentów handlowych, przystosowanymi do transmisji elektronicznej. Ich formaty są zestandaryzowane.

Lepsza obsługa klienta

Na rynku stosuje się różne protokoły komunikacyjne do przesyłania dokumentów EDI. Najmniejsze firmy korzystają ze strony internetowej (WEB-EDI). Natomiast firmy gotowe do automatycznej komunikacji wybierają https, AS2 czy FTP/VPN.

Standardy przesyłu komunikatów EDI przez Internet zostały określone w 2002 roku. Głównym standardem  jest EDIFACT, choć Amerykanie i handel detaliczny w Wielkiej Brytanii stosują inne rozwiązania.

Elektroniczna wymiana danych przyczynia się do skrócenia całego cyklu, na który składa się: złożenie zamówienia, sprzedaż, fakturowanie, dostawa i zapłata za towar czy usługę. W związku z tym przyspiesza wiele procesów biznesowych w firmie.

– Jednym z najważniejszych efektów wdrożenia EDI jest zmiana sposobu prowadzenia biznesu. Związane z tym korzyści strategiczne polegają na umocnieniu relacji rynkowych, lepszej obsłudze klienta, wzmocnieniu związków z partnerami handlowymi. Poza tym poprawia się pozycja rynkowa, rośnie konkurencyjności firmy, zwiększa się produktywność pracowników – twierdzi Bartłomiej Wójtowicz z Comarch.

Na razie 10 procent

Nowe udogodnienia związane z e-fakturami mogą przyczynić się do jeszcze większej popularności EDI. Liberalizacja przepisów dotyczących przesyłania i przechowywania faktur będzie skłaniać przedsiębiorców do rezygnacji z dokumentu papierowego. Od 2013 roku nie jest już potrzebna zgoda kontrahenta na otrzymywanie elektronicznej faktury. Jeśli kontrahent nie wyrazi sprzeciwu, będzie istniało domniemanie, że zgadza się na taką formę.

Obecnie mniej niż 10 proc. faktur jest przesyłanych w Polsce drogą elektroniczną. To niewiele. Rada UE postawiła sobie za cel doprowadzenie do sytuacji, gdy udział faktur elektronicznych w całym obrocie w Unii Europejskiej będzie wynosił 80 proc.

Zgodnie z dyrektywą 2006/112/WE faktura elektroniczna powinna zawierać określone informacje. Może być wystawiona i wysłana w dowolnym formacie elektronicznym.

Podatnicy mają obowiązek zadbać o określone cechy takiej faktury od momentu jej wystawienia aż do końca okresu przechowywania. Musi być zapewniona  autentyczność pochodzenia (niebudząca wątpliwości tożsamość dostawcy lub usługodawcy), integralność treści (niezmienność obowiązkowych elementów faktury), czytelność (w razie kontroli faktura musi być udostępniona w powszechnie akceptowanej postaci).

Zgodnie z polskimi przepisami wymiana danych elektronicznych (EDI) jest jedną z dwóch dozwolonych form fakturowania elektronicznego. Druga forma to bezpieczny podpis elektroniczny. Zestaw kwalifikowanego e-podpisu kosztuje około 200–300 zł. Co roku za odnowienie certyfikatu płaci się około 100 zł.

Wiele wskazuje na to, że coraz więcej firm będzie korzystać z systemów EDI.

– Oceniając nakłady na projekty EDI, należy uwzględnić zmiany i korzyści w skali całej firmy, łącznie z kosztami reorganizacji tych działów, które będą bezpośrednio zaangażowane w EDI. Elektroniczne fakturowanie może przynieść największe korzyści np. w dziale księgowości, ale  efekty będą zauważalne również w dziale sprzedaży, produkcji i innych – mówi Bartłomiej Wójtowicz.

Konieczne potwierdzenie odbioru

Na wdrożenie systemów EDI decydują się zazwyczaj firmy, które wymieniają dużą liczbę danych z wieloma partnerami biznesowymi. Dlatego wśród użytkowników najwięcej jest podmiotów z branży handlowej (handel detaliczny, sektor dóbr konsumpcyjnych szybko rotujących), spożywczej, budowlanej, paliwowej, samochodowej czy logistycznej.

W dużych firmach systemy są rozbudowane i kosztowne. Najmniejsze firmy mogą korzystać z dobrodziejstw EDI dzięki platformom internetowym do wymiany dokumentów elektronicznych. Płacą wtedy stały abonament miesięczny. Jego wysokość jest uzależniona od liczby przesyłanych dokumentów. Minimalna opłata to kilkadziesiąt złotych. Jeśli wymienianych dokumentów jest odpowiednio dużo, za każdy płaci się kilkadziesiąt groszy.

Usługi takie cieszą się coraz większym powodzeniem. Na przykład z platformy Comarch EDI korzysta 17 tys. użytkowników.

– Z punktu widzenia producenta oprogramowania dla firm, ograniczeniem przy korzystaniu z e-faktury jest m.in. konieczność posiadania potwierdzenia jej odbioru. Wymóg ten poważnie ogranicza użycie poczty e-mail jako kanału  komunikacji przy przesyłaniu faktur elektronicznych. Protokoły wykorzystywane do obsługi poczty e-mail nie mają wbudowanych mechanizmów potwierdzania, że pakiet został dostarczony. Trzeba poprosić odbiorcę o odesłanie potwierdzenia odbioru wiadomości wraz z elektroniczną fakturą. Z tego powodu coraz popularniejsze stają się serwisy służące do dystrybucji dokumentów elektronicznych  – mówi Jacek Parzonka z InsERT.

Powiedzieli dla „Rz"

Bartłomiej Wójtowicz | Comarch

Coraz mniejsze firmy decydują się na rezygnację z papierowych dokumentów na rzecz ich elektronicznych odpowiedników. E-dokumenty są tańsze w obsłudze i umożliwiają  bezpieczne przesyłanie kluczowych informacji. Pozwala to szybko podejmować decyzje i często sprzyja osiągnięciu przewagi konkurencyjnej. Nawet małe firmy, które wymieniają dokumenty z kilkoma partnerami biznesowymi albo wiele dokumentów tylko z jednym partnerem, powinny rozważyć komunikację EDI. Zyskają znaczną poprawę jakości danych, bezpieczeństwo i szybkość transferu.

Jacek Parzonka | InsERT