Licencja, polisa OC i spis obowiązków

Umowę z firmą zarządzającą może podpisać właściciel nieruchomości, wspólnota mieszkaniowa lub też spółdzielnia mieszkaniowa. Sam zaś sposób zarządzania nieruchomością wspólną określa się na przykład w umowie o ustanowieniu odrębnej własności lokali albo nawet w umowie zawartej później - ale koniecznie w formie aktu notarialnego.

- Właściciele mieszkań mogą wówczas powierzyć zarząd np. osobie fizycznej lub profesjonalnemu zarządcy - mówi Katarzyna Sawa-Rybaczek, adwokat z kancelarii Magnusson. - Wspólnota mieszkaniowa może też w drodze uchwały upoważnić jednego lub kilku swych członków do podpisania takiej umowy, jeśli zaś we wspólnotach jest powołany zarząd, wspólnota w drodze uchwały udziela zarządowi pełnomocnictwa do zawarcia umowy z zarządcą.

Wszystkie te ustalenia są wiążące dla kolejnych nabywców mieszkań. Natomiast zmiana sposobu zarządu nieruchomością wspólną może być dokonana na podstawie uchwały właścicieli lokali podjętej większością głosów i zaprotokołowanej przez notariusza.

O czym warto pamiętać, podpisując taką umowę?

- Przede wszystkim o tym, żeby została zawarta w formie pisemnej. Inaczej będzie nieważna. Zostanie uznana za nieważną również wtedy, gdy podpiszemy ją z nielicencjonowanym zarządcą lub przedsiębiorcą, który zatrudnia nielicencjonowanych zarządców. Prawo jednak nie narzuca obowiązku zawarcia takiej umowy, gdyż byłaby to ingerencja w prawo własności. Właściciel może więc podpisać inną umowę, chociażby zlecenia określonych czynności dotyczących danej nieruchomości. Natomiast gdy decyduje się na umowę o zarządzanie, jej stroną musi być licencjonowany zarządca lub przedsiębiorca zatrudniający zarządców posiadających licencje - zaznacza Edyta Krukowska-Szczerba, prawnik z kancelarii Hogan & Hartson.

W samej umowie powinno się znaleźć oświadczenie o posiadanym przez zarządcę ubezpieczeniu OC. - Kopię aktualnej polisy najlepiej dołączyć do umowy - sugeruje Katarzyna Sawa-Rybaczek.

Istotne dla właścicieli mieszkań i ich kieszeni będą zapisy określające wynagrodzenie zarządcy. - Zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami zarządca nie może czerpać korzyści z zarządzania nieruchomością oprócz pobierania ustalonego w umowie wynagrodzenia, chyba że umowa stanowi inaczej - tłumaczy Katarzyna Sawa-Rybaczek.

Jak podkreśla Edyta Krukowska-Szczerba, podstawą pracy zarządcy jest nie tylko umowa, w której powinny być jasno określone jego obowiązki, ale także plan gospodarczy zarządzania nieruchomością. Taki plan jest sporządzony przez zarządcę, ale musi być zaakceptowany przez właściciela nieruchomości.

- Zarządcę obowiązują również przepisy prawa, standardy zawodowe oraz zasady etyki zawodowej - twierdzi.

Warto jednak pamiętać o zapisach, które będą określać mechanizmy kontroli zarządcy. To pozwoli się zabezpieczyć przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami zarządzania.

- W szczególności umowa powinna zobowiązywać zarządcę do przekazywania na bieżąco informacji, np. ekonomiczno-finansowych, dotyczących nieruchomości - mówi Katarzyna Sawa-Rybaczek. - Poza tym pamiętajmy, że co roku właściciele mieszkań podejmują uchwałę w sprawie udzielenia absolutorium zarządcy z prowadzonej przez niego działalności - dodaje.

Ponadto, aby uniknąć w przyszłości komplikacji z odzyskaniem dokumentacji dotyczącej nieruchomości, bardzo istotnym punktem umowy powinno być również określenie sposobu i terminu przekazania przez ustępującego zarządcę swojemu następcy wszelkich technicznych i finansowych dokumentów dotyczących budynku.

- datę i miejsce jej zawarcia,

- określenie stron umowy,

- identyfikację nieruchomości oddawanej w zarząd,

- dane licencjonowanego zarządcy nieruchomości odpowiedzialnego za nieruchomość (w tym numer posiadanej licencji),

- oświadczenie o ubezpieczeniu OC zarządcy nieruchomości obejmujące też osoby działające pod jego nadzorem,

- określenie praw i obowiązków zarządcy,

- sposób ustalenia lub wysokość wynagrodzenia zarządcy,

- prawa i obowiązki właściciela nieruchomości,

- ustalenie terminu przejęcia nieruchomości do zarządzania,

- czas trwania umowy,