Czy dokumenty we wspólnocie mogą być opatrzone faksymile podpisu zarządcy?

[i][b]Jestem członkiem wspólnoty mieszkaniowej we Wrocławiu. Obecny licencjonowany zarządca, z którym wspólnota ma podpisaną umowę o wykonywanie szeregu czynności zarządzania nieruchomością wspólną, przekazuje właścicielom pisma, rozliczenia, zaliczki, na których przystawione jest jego faksymile. Czy takie dokumenty posiadają jakąkolwiek moc prawną? Czy na ich podstawie wspólnota może egzekwować należności w sądzie? Czy dla właściciela taki dokument (rozliczenie) może być dowodem w sądzie?

Czy dokumenty pochodzące od wspólnoty nie powinny być podpisane przez osoby ustawowo ją reprezentujące (zarząd)? Jaka jest różnica w złożeniu podpisu własnoręcznie i przystawieniu pieczątki-faksymile? Który podpis jest prawomocny?[/b][/i]

[b]- P.P.[/b]

Faksymile, czyli pieczęć odtwarzająca podpis własnoręczny, nie powinna być używana tam, gdzie dla ważności czynności prawnej zastrzeżona jest forma pisemna (art. 73 § 1 [link=http://www.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=70928]kodeksu cywilnego[/link]). Nie znaczy to, że sam dokument potwierdzający dokonanie czynności, musi być pisany odręcznie. Dla zachowania formy pisemnej wystarczy własnoręczny podpis pod drukowanym dokumentem. Dokument z faksymile pozwala uznać, że czynność prawna została dokonana w formie ustnej, a jej treść jedynie odzwierciedlono na piśmie.

[link=http://aktyprawne.rp.pl/aktyprawne/akty/akt.spr?id=128489] Ustawa o własności lokali[/link] narzuca członkom wspólnoty szczególną formę dokonania czynności prawnej tylko w kilku przypadkach:

- gdy chodzi o ustanowieniu odrębnej własności lokalu,

- gdy właściciele określają sposób zarządu i powierzają go podmiotowi zewnętrznemu.

Umowy w tych sprawach muszą mieć formę aktu notarialnego (art. 7 ust. 2 i 18 ust. 1). Zmiana sposobu zarządu wymaga zaś uchwały zaprotokołowanej przez notariusza (art. 18 ust. 2a).

W jednym przypadku ustawa nakazuje zarządowi lub zarządcy zawiadamiać właścicieli lokali na piśmie. Chodzi o powiadomienie o terminie zebrania, jego miejscu i porządku obrad (art. 32 ust. 1). W jeszcze innym - gdy chodzi o powiadomienie o treści uchwały, która została podjęta z udziałem głosów zebranych indywidualnie (art. 23 ust. 3) - wskazuje, że właściciel lokalu "powinien zostać powiadomiony na piśmie".

Ustawa nie precyzuje jednak, co to znaczy "na piśmie". Czy wystarczy wywiesić pisemne zawiadomienie na klatce schodowej, czy też trzeba dostarczyć odpowiednie pismo każdemu właścicielowi na jego nazwisko. A może wystarczy zawiadomić mieszkańców mailem? Wreszcie - czy zawiadomienie musi być podpisane przez zawiadamiającego własnoręcznie? Sprawę komplikuje fakt, że ustawa nie wskazuje sankcji za naruszenie obowiązku pisemnego zawiadomienia.

Z analizy innych przepisów uwl oraz orzecznictwa (wyrok Sądu Najwyższego z 16 października 2002 r., sygnatura akt IV CKN 1351/00) wynika, że kluczowe znaczenie ma to, by właściciel lokalu faktycznie odebrał skierowany do niego komunikat, gdyż od tego zależą jego uprawnienia, np. uprawnienie do zaskarżenia uchwały wspólnoty. E-mail ani wywieszenie powiadomienia na klatce schodowej nie gwarantują, że komunikat dotrze do każdego uprawnionego. Dlatego w wielu wspólnotach praktyka jest taka, że zarząd dostarcza powiadomienia indywidualnie, za potwierdzeniem odbioru. W innych powiadomienia (zwłaszcza o treści uchwały podjętej w trybie indywidualnego zbierania głosów) są dostarczane pocztą, również za potwierdzeniem odbioru.