Roczne zebrania we wspólnotach mieszkaniowych

Zebranie we wspólnotach to nie tylko okazja do spotkania sąsiadów, ale także obowiązek, z którego powinien wywiązać się każdy właściciel. Jest to bowiem okazja do oceny zarządzania wspólnotą w minionym roku. W jego trakcie podejmuje się także decyzje na najbliższe 12 miesięcy.

Wcześniej i na piśmie

Roczne zebranie obowiązkowo zwołuje się w tzw. dużych wspólnotach mieszkaniowych (powyżej siedmiu lokali). Jego organizacja jest obowiązkiem zarządu. Zwołuje on je w I kwartale każdego roku. Zdarza się, że tego nie robi, a wówczas prawo do tego ma każdy właściciel (wszyscy lub kilku z nich).

– Bardzo ważne jest, by zebranie zostało zorganizowane prawidłowo. W przeciwnym razie można w sądzie kwestionować jego ważność – wyjaśnia Jacek Łapiński, dyrektor Gdańskiego Zarządu Nieruchomości.

–Zawiadomienie powinno być na piśmie i zawierać: dzień, godzinę, miejsce, porządek obrad. Dołącza się do niego projekty uchwał, które mają być głosowane na zebraniu. Każdy właściciel musi być ponadto poinformowany o zebraniu co najmniej z tygodniowym wyprzedzeniem – dodaje.

Przepisy nie narzucają przebiegu zebrania. Zwykle otwiera je przewodniczący zarządu i proponuje wybór prowadzącego. Następnie zarządza się wybór protokolanta oraz komisji skrutacyjnej. Protokolant zapisuje przebieg obrad, sporządzając protokół po zakończeniu zebrania. Podpisują go przewodniczący oraz protokolant. Rolą komisji skrutacyjnej (w jej skład wchodzą zazwyczaj dwie, trzy osoby) jest liczenie głosów oddawanych podczas głosowania nad poszczególnymi uchwałami. Komisja skrutacyjna ze swej pracy sporządza protokół, który dołącza się do protokołu z zebrania.

Integralną część każdego protokołu powinny też stanowić: zawiadomienie o zebraniu, potwierdzenie odbioru zawiadomienia oraz lista obecności.

Dyskusja i głosowanie

W trakcie zebrania członkowie zarządu informują o swojej działalności w roku ubiegłym i składają sprawozdanie finansowe. Wspólnota ocenia następnie pracę zarządu i udziela albo nie – absolutorium. Udzielenie absolutorium jest formą akceptacji przez właścicieli lokali działalności zarządu w danym roku i jednocześnie przyzwoleniem na dalsze zarządzanie nieruchomością wspólną. Nieudzielenie absolutorium nie jest równoznaczne z odwołaniem zarządu. Aby bowiem zawiesić w czynnościach lub odwołać zarząd lub poszczególnych jego członków, właściciele lokali muszą podjąć stosowne uchwały.

Właściciele uchwalają też roczny plan gospodarczy zarządu nieruchomością wspólną i wysokość opłat na pokrycie kosztów zarządu. Decydują więc, jakie przez najbliższy rok będą płacić zaliczki na pokrycie kosztów utrzymania nieruchomości wspólnej. Wszystkie decyzje zapadają w formie uchwał.

Nie wszyscy zwołują

Małe wspólnoty (do siedmiu lokali), które rządzą się przepisami kodeksu cywilnego, nie muszą zwoływać takiego zebrania. Są jednak wyjątki. Zebrania zwołują małe wspólnoty, które podjęły decyzję, że do ich zarządu stosuje się ustawę o własności lokali.

masz pytanie, wyślij e-mail do autorki r.krupa@rp.pl

Co mówią przepisy

Muszą się znaleźć w porządku dnia

Przepisy zawierają wykaz spraw, którymi właściciele powinni się zająć na zebraniu (art. 30 ust. 2 ustawy o własności lokali

). Są to:

uchwalanie rocznego planu gospodarczego zarządu nieruchomością wspólną i opłat na pokrycie kosztów zarządu,ocena pracy zarządu,sprawozdanie zarządu i podjęcie uchwały o udzieleniu mu absolutorium.

Nie jest to jednak lista zamknięta. Właściciele mogą poszerzyć porządek zebrania o inne ważne dla nich sprawy.

Zasady organizowania rocznych zebrań reguluje ustawa o własności lokali.