Dodatkowym dokumentem wymaganym przez odrębne przepisy jest też nadmiernie wykorzystywane przez pracodawców zaświadczenie o niekaralności. To informacja z Krajowego Rejestru Karnego o danej osobie lub podmiocie zbiorowym.
W niektórych sytuacjach może o nią wystąpić pracodawca, ale tylko w zakresie niezbędnym dla zatrudnienia pracownika, co do którego z przepisów ustawy wynika wymóg niekaralności, korzystania z pełni praw publicznych, a także ustalenia uprawnienia do zajmowania określonego stanowiska, wykonywania określonego zawodu lub prowadzenia określonej działalności gospodarczej.
Wynika tak z art. 6 ust. 1 pkt 10 [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2008/DU2008Nr%2050poz%20292.asp]ustawy z 24 maja 2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (tekst jedn. DzU z 2008 r. nr 50, poz. 292 ze zm.)[/link]. Przepis ten jest ogólny i lakoniczny, ale bez wątpienia dostęp do danych o zatrudnionym lub kandydacie do pracy daje tylko niektórym jednostkom. Prawo do informacji o niekaralności musi wynikać bowiem bezpośrednio z ustaw branżowych. Takie zastrzeżenia znajdujemy przykładowo w przepisach o służbie cywilnej.
Pracownicy rejestru każdorazowo weryfikują wnioski potencjalnych pracodawców o wydanie zaświadczenia o niekaralności kandydata do pracy. Gdy z pozyskanych informacji wynika, że wniosek jest nieuzasadniony, pracodawca takiego dokumentu nie dostanie. Takiej odmowy nie będzie jednak, gdy o zaświadczenie wystąpi sam zainteresowany. Pracownicy KRK nie wnikają bowiem, w jakim celu potrzebuje on swoich danych. Obowiązkowo zaświadczenia o niekaralności muszą złożyć przykładowo prokuratorzy, sędziowie, urzędnicy samorządowi, policjanci, inspektorzy kontroli skarbowej.
Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może z własnej inicjatywy przedłożyć inne, dodatkowe dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie, oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
- Wszystkie wskazane wyżej dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się danej osoby o zatrudnienie pracodawca przechowuje w części A akt osobowych pracownika.
Gromadzi w niej wyłącznie odpisy i kopie składanych dokumentów, które powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane. Oryginałów dokumentów przechowywanych w części A akt osobowych pracodawca może żądać wyłącznie do wglądu lub w celu sporządzenia ich odpisów albo kopii.
- Komentowany przepis rozporządzenia idzie w parze z art. 22[sup]1[/sup] k.p., który stanowi zamknięty katalog danych, których można wymagać od kandydata do pracy. Potencjalny pracodawca ma prawo do żądania:
– imienia i nazwiska,
– danych rodziców,
– daty urodzenia,
– miejsca zamieszkania,
– wykształcenia i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia.
To ostatnie potwierdzi świadectwo pracy. Ani kodeks pracy, ani przepisy wykonawcze do niego nie wspominają o takim dokumencie, jak referencje. Tymczasem pracodawcy często ich wymagają, nie zdając sobie sprawy z tego, że na razie nie ma podstaw prawnych, by ich żądać od kandydata do pracy.
Mało tego, potencjalny pracodawca, który poprosi o przedstawienie opinii o pracowniku, może naruszyć przepisy o ochronie danych osobowych. Tak twierdzi generalny inspektor ochrony danych osobowych (GIODO).
Przyszły pracownik przekazuje dane dotyczące swojej osoby w formie oświadczenia. Jednak, choć przepis o tym nie stanowi, nie ma przeszkód prawnych, by potencjalny pracodawca zażądał potwierdzenia tych informacji przez przedłożenie stosownej dokumentacji, np. dowodu osobistego czy dyplomu ukończenia szkoły wyższej.
[b]Zobacz [link=http://www.rp.pl/artykul/559743.html]Stanowisko Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych nadesłane do "Rz" 4 listopada 2010 r. w sprawie referencji, które naruszają ochronę danych osobowych[/link][/b]
- Wśród wymienionych danych nie ma linii papilarnych, o które proszą niektórzy pracodawcy. [b]W wyroku z 1 grudnia 2009 r. Naczelny Sąd Administracyjny[/b] potwierdził, że „dane biometryczne można pobierać i przetwarzać tylko wtedy, gdy zezwala na to ustawa, np. o policji, o paszportach czy o Straży Granicznej.
Kodeks pracy nie zawiera takich przepisów. Zgodnie z zasadą zawartą w [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2002/DU2002Nr101poz%20926.asp]ustawie z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (DzU z 2002 r. nr 101, poz. 926 ze zm.)[/link] administrator danych powinien zapewnić, że będą one adekwatne do celów, w jakich są zbierane. Trudno jednak uznać za adekwatne pobieranie danych biometrycznych do kontrolowania czasu pracy [b](I OSK 249/09) - czytaj więcej w artykułach [link=http://www.rp.pl/artykul/402984.html]"Czytnik bez linii papilarnych"[/link], [link=http://www.rp.pl/artykul/423665.html]"Linie papilarne pracowników to dane osobowe pod ochroną"[/link][/b]”.
Generalny Inspektorat Ochrony Danych Osobowych jest tego samego zdania (stanowisko z 17 września 2009 r.).
[srodtytul]Sporządzenie umowy o pracę[/srodtytul]
[b]§ 2.1. Pracodawca sporządza umowę o pracę co najmniej w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden doręcza się pracownikowi, a drugi włącza do jego akt osobowych.
2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio do pisemnego potwierdzenia przez pracodawcę rodzaju umowy o pracę zawartej z pracownikiem i warunków tej umowy. Potwierdzenie to doręcza się pracownikowi za pisemnym potwierdzeniem odbioru.
3. Pomocniczy wzór umowy o pracę stanowi załącznik nr 2 do rozporządzenia.[/b]
[b]Komentarz[/b]
- Nawiązanie stosunku pracy następuje w wyniku zawarcia umowy o pracę. Komentowany przepis zastrzega, że należy sporządzić dwa jednobrzmiące angaże pracownicze. Pracodawcy mają w związku z tym wątpliwość, czy w aktach osobowych należy przechowywać oryginał, czy kopię takiej umowy.
Odpowiedź jest bardzo prosta. Każda umowa (muszą być co najmniej dwie, ale może być ich więcej) to podpisane własnoręcznie oświadczenie pracownika i pracodawcy. Pracownik otrzymuje zawsze jeden egzemplarz, a drugi i trzeci czy czwarty, jeśli takie są, dołącza się do części B akt osobowych.
Jeden z pracodawców zapytał, czy umowę wolno skopiować i tylko taką kopię włożyć do akt. Nie. Można ją sporządzić na druku samokopiującym, ale i tak musi być on podpisany własnoręcznie przez obydwie strony umowy. Wtedy angaż przygotowany na druku samokopiującym też będzie oryginałem.
Przypominam, że umowa o pracę nie musi być zawarta w formie pisemnej, ale wtedy w ciągu siedmiu dni od przystąpienia do pracy strony muszą potwierdzić warunki zatrudnienia oraz informację co do stron i rodzaju umowy. Wówczas to one stanowią dowód nawiązania stosunku pracy, który musi się znaleźć w części B akt osobowych.
[srodtytul]Potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy[/srodtytul]
[b]§ 3. Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do pracy uzyskuje jego pisemne potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy, a w przypadku określonym w art. 29 § 3 kodeksu pracy – z informacją, o której mowa w tym przepisie, oraz z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy, z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w obowiązujących ustawach dla umówionego z pracownikiem rodzaju pracy, a także z obwieszczeniem, o którym mowa w art. 150 kodeksu pracy.[/b]
[b]Komentarz[/b]
- Wszyscy pracodawcy w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy informują nowo przyjętego o warunkach zatrudnienia. Zgodnie z art. 29 § 3 k.p. powiadamiają go o:
– obowiązującej dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,
– częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,
– wymiarze przysługującego urlopu wypoczynkowego,
– obowiązującej długości okresu wypowiedzenia,
– układzie zbiorowym pracy, którym jest objęty.
Ponadto, jeżeli firma nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy, a tak jest w przypadku pracodawcy zatrudniającego poniżej 20 pracowników, w informacji zawiera dane dotyczące pory nocnej, miejsca, terminu i czasu wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętego sposobu potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.
O warunkach zatrudnienia można poinformować przez wskazanie odpowiednich przepisów prawa pracy. Bez względu na sposób przekazanej informacji w części A akt osobowych należy umieścić pismo potwierdzające, że zatrudniony zapoznał się z tymi informacjami.
Dodatkowo pracownik musi potwierdzić, że zapoznał się z informacją dotyczącą systemów i rozkładów czasu pracy oraz przyjętych okresów rozliczeniowych (te mogą wynikać z układu zbiorowego pracy, regulaminu pracy lub z obwieszczenia). To nie wszystko. Pracownicy będący rodzicami (opiekunami dziecka do lat czterech) powinni złożyć także oświadczenie o udzieleniu lub nieudzieleniu zgody na pracę:
– w godzinach nadliczbowych,
– w porze nocnej,
– w systemie przerywanego czasu pracy,
– w podróży służbowej.
Wynika to z tego, że tych osób do pracy we wskazanych warunkach angażować nie wolno, chyba że wyrażą na to zgodę. Tak stanowi art. 178 § 2 k.p.
[srodtytul]Legitymacja służbowa[/srodtytul]
[b]§ 4. Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika wystawia legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem.[/b]
[b]Komentarz[/b]
- Powszechne jest, że nowo przyjęty pracownik otrzymuje dokument (legitymację, przepustkę, kartę wejściową), który daje mu prawo wejść do firmy i przebywać na jej terenie. W tym zakresie przepis nie budzi żadnych wątpliwości. Problem jest tylko wtedy, gdy tzw. wejściówka do firmy ma być ze zdjęciem.
Zdaniem GIODO pracodawca nie może się domagać takiej fotografii, bo zdjęcie na identyfikatorze firmy to wizerunek, a ten zgodnie z art. 23 k.c. jest dobrem osobistym chronionym przez prawo [b](stanowisko z 5 marca, DOLIS-035-219/07/461/08)[/b].
[b]Zobacz [link=http://www.rp.pl/artykul/103408.html]pismo Generalnego Inspektora Ochrony Danych Osobowych z 5 marca 2008 r. w sprawie zamieszczania zdjęć pracownika na identyfikatorach (DOLIS-035-219/07/461/08)[/link][/b]
Zatem pracodawca, który bez zgody zatrudnionego zamieści na wejściówce do firmy jego fotografię, musi się liczyć z tym, że pracownik zażąda np. usunięcia skutków naruszenia swojego dobra osobistego, a nawet zadośćuczynienia pieniężnego lub zapłaty odpowiedniej sumy pieniężnej na wskazany cel społeczny.
Wynika tak z art. 24 k.c. Ale pracownik nie będzie mógł wystąpić z takimi roszczeniami, gdy obowiązek noszenia identyfikatora ze zdjęciem wynika z wewnętrznych przepisów firmy. GIODO podkreśla bowiem, że wprowadzenie takiego wymogu w regulaminie pracy bądź układzie zbiorowym pracy nie narusza art. 23 ustawy o ochronie danych osobowych.
Uzasadnia to art. 9 k.p., który stanowi, że źródłem prawa pracy są nie tylko ustawy, ale też przepisy wewnętrzne określające porządek organizacyjny w firmie oraz prawa i obowiązki stron stosunku pracy. Poza tym to właśnie regulamin pracy powinien określać zasady przebywania na terenie firmy. Interpretacja GIODO potwierdza, że ochrona wizerunku nabiera szczególnego znaczenia również w sprawach pracowniczych.
Przykładowo SN uznał, że ujawnienie przez pracodawcę imienia i nazwiska pracownika bez jego zgody nie stanowi bezprawnego naruszenia dobra osobistego, jeżeli jest to usprawiedliwione zadaniami i obowiązkami pracodawcy związanymi z prowadzeniem zakładu, jest niezbędne i nie narusza praw oraz wolności pracownika [b](wyrok z 19 listopada 2003 r., I PK 590/02) - czytaj więcej w artykule [link=http://www.rp.pl/artykul/259906.html]"Nazwisko pracownika jest jawne"[/link].[/b]
[srodtytul]Zawiadomienie komornika[/srodtytul]
[b]§ 5. Jeżeli świadectwo pracy przedłożone przez pracownika zawiera wzmiankę o zajęciu wynagrodzenia za pracę, pracodawca zawiadamia o zatrudnieniu takiego pracownika komornika prowadzącego postępowanie egzekucyjne oraz pracodawcę, który wydał świadectwo (art. 884 § 3 kodeksu postępowania cywilnego).[/b]
[b]Komentarz[/b]
- Nowy zakład pracy, któremu pracownik przedstawi świadectwo pracy z informacją o zajęciu należności, o jego zatrudnieniu zawiadamia zakład, który wydał świadectwo oraz wskazanego w informacji komornika.
Jeżeli nowy zakład pracy, któremu pracownik nie okazał świadectwa, dowie się, gdzie był przedtem zatrudniony, musi zawiadomić poprzednią firmę, że teraz jest jego pracownikiem, chyba że ten okaże zaświadczenie starej firmy stwierdzające, że jego należności nie były zajęte. Tak stanowi art. 884 § 3 k.p.c. Warto też wiedzieć, że komornika trzeba również poinformować o rozstaniu z pracownikiem, a informację o zajęciu komorniczym należy umieścić w świadectwie pracy.
Jeżeli znamy nowego pracodawcę dłużnika, to możemy przesłać mu zawiadomienie komornika i dokumenty dotyczące zajęcia wynagrodzenia oraz powiadomić o tym komornika i dłużnika, przeciwko któremu toczy się postępowanie egzekucyjne.
Przypominam, że wzmianka w świadectwie pracy powinna zawierać oznaczenie komornika, który zajął należność, i numer sprawy egzekucyjnej oraz wskazać wysokość potrąconych już kwot. Wynika tak z art. 884 k.p.c. O zmianie zatrudnienia komornika powinien poinformować również dłużnik.
[srodtytul]Rozdział 2[/srodtytul]
[srodtytul]Prowadzenie akt osobowych i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy[/srodtytul]
[srodtytul]Zakres akt osobowych[/srodtytul]
[b]§ 6.1. Pracodawca zakłada i prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.
2. Akta osobowe pracownika składają się z trzech części i obejmują:
1) w części A – dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, określone w przepisach § 1 ust. 1 i 2;
2) w części B – dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:
a) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta na piśmie – potwierdzenie ustaleń co do rodzaju umowy oraz jej warunków, a także zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę,
a[sup]a[/sup]) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy,
b) pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w § 3 oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,
c) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień określonych w przepisach wymienionych w art. 189[sup]1[/sup] kodeksu pracy,
d) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się,
e) dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych,
f) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie,
g) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia oraz wymierzeniem kary porządkowej,
h) pisma dotyczące udzielenia pracownikowi dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu wychowawczego oraz urlopu bezpłatnego,
h[sup]a[/sup]) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku określonym w art. 186[sup]7[/sup] kodeksu pracy,
i) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,
j) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy,
j[sup]a[/sup]) wnioski pracownika dotyczące ustalenia indywidualnego rozkładu jego czasu pracy (art. 142 kodeksu pracy), stosowania do niego systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 kodeksu pracy), a także stosowania do niego systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 kodeksu pracy),
j[sup]b[/sup]) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy,
k) korespondencję z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową we wszystkich sprawach ze stosunku pracy wymagających współdziałania pracodawcy z tą organizacją lub innymi podmiotami konsultującymi sprawy ze stosunku pracy,
l) informacje dotyczące wykonywania przez pracownika powszechnego obowiązku obrony;
3) w części C – dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia, w tym:
a) oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę,
a[sup]a[/sup]) dotyczące żądania wydania świadectwa pracy (art. 97 § 11 kodeksu pracy) oraz związane z niewypłaceniem pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 kodeksu pracy),
b) kopię wydanego pracownikowi świadectwa pracy,
c) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym (art. 884 § 2 kodeksu postępowania cywilnego),
d) umowę o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę,
e) orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku pracy.
3. Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane; każda z tych części powinna zawierać pełny wykaz znajdujących się w nich dokumentów.
4. Pomocnicze wzory pism dotyczących oświadczeń pracodawcy o wypowiedzeniu umowy o pracę, wypowiedzeniu warunków umowy o pracę oraz rozwiązaniu umowy o pracę bez wypowiedzenia stanowią załączniki nr 3 – 6 do rozporządzenia.[/b]
[b]Komentarz[/b]
- Obowiązek prowadzenia teczek osobowych dotyczy tylko pracodawców względem pracowników. Chodzi więc o osobę pracującą na podstawie stosunku pracy, czyli zatrudnioną na podstawie umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę. Zatem teczki osobowej nie trzeba prowadzić dla wykonujących pracę na jakiejkolwiek innej podstawie (np. umowę cywilnoprawną czy własną działalność gospodarczą).
- Nie prowadząc dokumentacji pracowniczej, pracodawca popełnia wykroczenie, za które grozi od 1 tys. do 30 tys. zł grzywny (art. 281 pkt 6 k.p.).
To nie wszystko. Jeżeli na skutek nieprowadzenia dokumentacji pracowniczej zatrudniony poniesie szkodę, to może żądać od pracodawcy odszkodowania, a ponadto ten ostatni musi się liczyć z tym, że w razie sporu sądowego to na nim będzie spoczywał ciężar udowodnienia np. nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia[b] (wyrok SN z 14 maja 1999 r., I PKN 62/99)[/b].
- Teczka każdego pracownika powinna być ułożona według jednego wzoru. Po pierwsze musi składać się z trzech części:
[b]A[/b] – związanej z ubieganiem się o zatrudnienie,
[b]B[/b] – dotyczącej nawiązania stosunku pracy i przebiegu zatrudnienia pracownika,
[b]C[/b] – związanej z ustaniem stosunku pracy.
Poszczególne części poświęcone odpowiednim etapom współpracy zawodowej wskazują, jakie dokumenty należy w nich zamieszczać, pamiętając o tym, że muszą być one ponumerowane, ułożone chronologicznie i zebrane w spis treści. Podkreślam jednak, że ten ostatni musi być odrębny dla każdej części akt osobowych, bo każda z nich musi mieć odrębny wykaz zawartych w niej dokumentów.
Zdarza się, że dokumenty trafiają do pracodawcy z opóźnieniem (dopiero po kilku tygodniach od zawarcia umowy o pracę). Wówczas należy oznaczyć datę wpłynięcia dokumentu i załączyć go do akt według daty wpływu.
- Na ogół prowadzenie tych teczek nie budzi większych wątpliwości. Jest jednak pytanie, na które nie ma precyzyjnej odpowiedzi. Chodzi o to, czy katalog dokumentów wymieniony przez komentowane rozporządzenie jest otwarty czy zamknięty.
Najwięcej pytań w tym zakresie dotyczy części B akt osobowych, bo ona z racji złożoności wielu sytuacji w okresie zatrudnienia jest najbardziej rozbudowana. Wydawać by się mogło, że należy w niej umieścić wszystkie dokumenty mające jakikolwiek związek z pracownikiem i jego okresem zatrudnienia.
Ustawodawca wymienia wiele, np. dokumenty związane z przyznawaniem nagród, wyróżnień czy kar porządkowych. Nie mówi jednak nic o informacjach potwierdzających, że pracownik nie wywiązuje się albo wykonuje należycie swoje obowiązki pracownicze, a przecież one bez wątpienia dotyczą okresu zatrudnienia.
Tymczasem w [b]wyroku z 10 października 2003 r. (I PK 295/02) Sąd Najwyższy[/b] potwierdził, że pracodawca ma prawo dokumentować niewywiązywanie się pracownika z jego obowiązków. Zatrudnionemu nie wolno żądać zniszczenia i zaprzestania gromadzenia takiej dokumentacji jako dotyczącej przebiegu jego zatrudnienia. Może jednak wymagać włączenia tej dokumentacji do akt osobowych i nakazania pracodawcy dalszego jej gromadzenia w ramach tych akt.
A co ze skargami i anonimami kolegów, które pracownika dotyczą? Czy trzeba je dołączyć do część B akt osobowych? Według niektórych ekspertów wręcz nie ma podstaw prawnych, by tak robić, bo wskazany w rozporządzeniu katalog rodzajów dokumentów, które pracodawca ma obowiązek przechowywać w aktach, jest zamknięty.
Wyjątek: gdy np. skarga osoby trzeciej była podstawą do nałożenia na pracownika kary porządkowej. Wtedy można takie pismo zakwalifikować jako wskazany w treści rozporządzenia dokument związany z wymierzeniem tej kary. Jednak w takim wypadku dokument ten powinien zostać usunięty w odpowiednim czasie wraz z dokumentem potwierdzającym nałożenie kary porządkowej. Nie wszyscy jednak zgadzają się z tym poglądem.
Większość prawników uważa, powołując się zresztą na wskazane wcześniej orzeczenie, że pracodawca ma prawo gromadzić skargi (w tym anonimowe) w aktach pracowniczych, ale pod warunkiem że dotyczą niewywiązywania lub nienależytego wywiązywania się przez pracownika z jego obowiązków. Podkreślają jednak, że inną – bardziej skomplikowaną – kwestią jest to, czy zatrudniony może mieć dostęp do treści tych anonimów.
- Dokumentacja pracownicza jest chroniona przez ustawę o ochronie danych osobowych. W związku z tym krąg osób mających prawo wglądu do zawartych w niej informacji jest ograniczony. Ma do nich dostęp oczywiście pracownik, którego dokumentacja dotyczy, oraz pracownicy, którzy zostali upoważnieni przez pracodawcę jako administratora danych do ich przetwarzania.
Każda inna osoba, zanim zajrzy do dokumentacji pracowniczej konkretnego pracownika, musi uzyskać jego zgodę. Nie jest ona jedynie wymagana, gdy prawo wglądu do dokumentacji wynika z konkretnych przepisów. Jest nim np. art. 23 [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2007/DU2007Nr%2089poz%20589a.asp]ustawy z 13 kwietnia 2007 r. o Państwowej Inspekcji Pracy (DzU nr 89, poz. 589 ze zm.)[/link], który upoważnia inspektorów pracy do przeglądania dokumentacji pracowniczej.
Właśnie dlatego że gromadzenie dokumentów związanych z zatrudnianiem pracowników łączy się z ochroną ich danych osobowych, pracodawca musi pamiętać, że ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie tych informacji. Pełni obowiązki administratora zbioru danych osobowych, ale nie musi go rejestrować w ogólnokrajowym rejestrze prowadzonym przez GIODO.
- W aktach osobowych, z małymi wyjątkami, należy przechowywać odpisy lub kopie składanych dokumentów. Oryginałów można żądać tylko do wglądu lub sporządzenia tych odpisów bądź kopii. Wyjątek dotyczy:
– umowy o pracę,
– informacji o badaniach lekarskich pracownika,
– świadectwa pracy.
To w zasadzie jedyne oryginalne dokumenty, które trzymamy w aktach. Pracodawca, który zatrzymał oryginalne dokumenty i nie zwrócił ich pracownikowi po rozwiązaniu stosunku pracy, a ten poniósłby przez to szkodę (np. nie otrzymał nowej pracy), musi się liczyć z koniecznością zapłaty odszkodowania, jeśli pracownik wystąpi z takim żądaniem.
Odszkodowanie może zostać przyznane przez sąd w wysokości wynagrodzenia za czas pozostawania bez pracy, ale nie dłuższy niż sześć tygodni[b] (wyrok SN z 22 listopada 1990 r., I PR 362/90).[/b]
- Rozporządzenie o dokumentacji pracowniczej nie ustala, jak długo pracodawca powinien przechowywać dokumenty z akt osobowych pracownika. Nie oznacza to jednak, że nie ma w tym wypadku żadnego limitu.
Z art. 51u [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2006/DU2006Nr%2097poz%20673.asp]ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (DzU z 2006 r. nr 97, poz. 673 ze zm.)[/link] wynika, że akta osobowe należy przechowywać przez okres zatrudnienia pracownika u pracodawcy, a po jego zakończeniu jeszcze przez 50 lat. Ten sam termin dotyczy dokumentów płacowych potrzebnych do wyliczenia emerytury.
Dokumenty muszą być przechowywane, nawet gdy firma została zlikwidowana bądź ogłosiła upadłość. Wówczas dokumentację płacową i akta osobowe trzeba przekazać prywatnej lub państwowej firmie prowadzącej działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji i zapewnić pieniądze na przechowywanie tej dokumentacji na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu. Jeśli pracodawca takich środków finansowych nie ma, to może się zwrócić się do sądu rejestrowego z wnioskiem o przejęcie dokumentacji przez archiwum państwowe.
Gdy sąd rejestrowy wyda postanowienie, że pracodawca nie ma możliwości zapewnienia środków na koszty dalszego przechowywania, dokumentację przejmuje archiwum państwowe, utworzone w tym celu przez ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego. Chodzi o Archiwum Państwowe Dokumentacji Osobowej i Płacowej ([link=www.milanowek.ap.gov.pl]www.milanowek.ap.gov.pl[/link]).
[srodtytul]Dokumentacja chorób zawodowych i wypadków oraz ewidencja czasu pracy, wynagrodzenia i przydziału odzieży[/srodtytul]
[b]§ 7. Pracodawca prowadzi dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami.
§ 8. Pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:
1) kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy;
w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,
2) imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
3) kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.[/b]
[b]Komentarz[/b]
- Oprócz standardowej dokumentacji pracowniczej każdy pracodawca prowadzi jeszcze:
– dokumentację dotyczącą podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy i wypadków w drodze do pracy i z pracy, a także świadczeń związanych z tymi chorobami i wypadkami,
– kartę ewidencji czasu pracy,
– imienną listę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń z nią związanych oraz
– dodatkowo kartę ewidencyjną przydziału odzieży, obuwia roboczego i innych środków ochrony indywidualnej.
Ponadto pracodawca przechowuje dokumenty potwierdzające opłacanie składek emerytalnych i rentowych.
Zgodnie z art. 125a [link=http://akty-prawne.rp.pl/Dokumenty/Ustawy/2009/DU2009Nr153poz1227.asp]ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (DzU z 2009 r. nr 153, poz. 1227 ze zm.)[/link] są to listy płac, karty wynagrodzeń i inne dowody, według których ustala się podstawę wymiaru emerytury lub renty. W zakresie tej dokumentacji też pojawia się często pytanie, czy pracownikowi wolno je kserować?
Art. 149 § 1 k.p. stanowi, że pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy zatrudnionego w celu prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, a dokument ten udostępnia na każde jego żądanie. Przepis nie precyzuje, w jakiej formie ma tego dokonać.
Czyni to jednak art. 85 § 5 k.p. Stanowi, że dokumenty, na podstawie których zostało obliczone wynagrodzenie, pracodawca musi udostępnić na żądanie pracownika, ale do wglądu. Zdaniem ekspertów użyty przez ustawodawcę zwrot „do wglądu” przesądza, że pracownik nie ma prawa robić kopii tego dokumentu. Jego udostępnienia może żądać w trakcie rozprawy sądowej.
[srodtytul]Wnioski o udzielenie czasu wolnego[/srodtytul]
[b]§ 8a. Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.[/b]
[b]Komentarz[/b]
- Pracę w godzinach nadliczbowych z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy można zrekompensować czasem wolnym. Udzielamy go na wniosek pracownika albo bez niego. Czas wolny udzielony na wniosek pracownika ma taki sam wymiar jak praca w godzinach nadliczbowych. Za dwie nadgodziny udzielamy więc odpowiednio dwóch godzin czasu wolnego od pracy. Inaczej jest, gdy zatrudniony nie wnioskuje o rozliczenie nadgodzin w tej formie. Gdy następuje to z naszej inicjatywy, dajemy mu czas wolny w wymiarze o połowę wyższym niż wymiar pracy w godzinach nadliczbowych. Jeżeli zatem podwładny przepracował dwie godziny nadliczbowe, to pracodawca udziela mu trzech godzin czasu wolnego od pracy. Jeżeli godzin nadliczbowych było 10, to pracownik dostanie 15 godzin czasu wolnego.
- Złożony przez pracownika wniosek o odbiór czasu wolnego trzeba załączyć do ewidencji czasu pracy pracownika. To dowód na to, dlaczego odbiór wolnego nastąpił w wymiarze 1:1, a nie 1:1,5.
[srodtytul]Przekazanie akt osobowych[/srodtytul]
[b]§ 9. W sytuacji określonej w art. 23[sup]1[/sup] kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez poprzedniego pracodawcę dotychczasowy pracodawca jest obowiązany przekazać akta osobowe pracownika oraz pozostałą dokumentację w sprawach związanych z jego stosunkiem pracy pracodawcy przejmującemu tego pracownika.[/b]
[b]Komentarz[/b]
- Art. 23[sup]1[/sup] k.p., do którego odsyła komentowany paragraf, dotyczy przejścia zakładu pracy na innego pracodawcę (tzw. transfer przedsiębiorstwa). W ramach transferu nowy szef przejmuje inną firmę w całości lub w części, stając się właścicielem lub współwłaścicielem jej majątku oraz następcą w stosunkach pracy zatrudnianych przez nią pracowników.
Przejęcie praw i obowiązków wobec nowych pracowników skutkuje także tym, że dotychczasowy pracodawca musi przekazać następcy wszystkie akta osobowe i dokumentacje pracownicze przejętych pracowników. Na nowego pracodawcę przechodzą też obowiązki związane z przechowywaniem tych dokumentów.
[srodtytul]Odpowiednie stosowanie[/srodtytul]
[b]§ 10. Przepisy rozporządzenia dotyczące dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę stosuje się odpowiednio w razie nawiązania stosunku pracy na podstawie innych aktów niż umowa o pracę, z zastrzeżeniem odrębności wynikających z tych aktów.[/b]
[b]Komentarz[/b]
- Obowiązek prowadzenia teczek osobowych dotyczy nie tylko osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, ale także innych objętych stosunkiem pracy, tj. zatrudnionych na podstawie mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę (art. 22 § 1 k.p.).
[srodtytul]Rozdział 3[/srodtytul]
[srodtytul]Przepisy przejściowe i końcowe[/srodtytul]
[srodtytul]Przepisy przejściowe i końcowe[/srodtytul]
[b]§ 11. W okresie sześciu miesięcy od dnia wejścia w życie rozporządzenia pracodawcy dostosują prowadzoną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników do przepisów tego rozporządzenia.
§ 12. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 2 czerwca 1996 r.[/b]
[ramka][b]ZOBACZ WZORY:[/b]
[b][link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/prawo/pdf/dokumentacja_pracownicza/kwestionariusz_ubiegajacy_o_zatrudnienie.pdf]KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA OSOBY UBIEGAJĄCEJ SIĘ O ZATRUDNIENIE[/link]
[link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/prawo/pdf/dokumentacja_pracownicza/umowa_o_prace.pdf]UMOWA O PRACĘ[/link]
[link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/prawo/pdf/dokumentacja_pracownicza/kwestionariusz_pracownika.pdf]KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA PRACOWNIKA[/link]
[link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/prawo/pdf/dokumentacja_pracownicza/rozwiazanie_za_wypowiedzeniem.pdf]ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ ZA WYPOWIEDZENIEM[/link]
[link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/prawo/pdf/dokumentacja_pracownicza/rozwiazanie_skrocone_wypowiedzenie.pdf ]ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ Z ZASTOSOWANIEM SKRÓCONEGO OKRESU WYPOWIEDZENIA[/link]
[link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/prawo/pdf/dokumentacja_pracownicza/wypowiedzenie_warunkow.pdf]WYPOWIEDZENIE WARUNKÓW UMOWY O PRACĘ[/link]
[link=http://www.rzeczpospolita.pl/pliki/prawo/pdf/dokumentacja_pracownicza/rozwiazanie_bez_wypowiedzenia.pdf]ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ BEZ WYPOWIEDZENIA[/link][/b][/ramka]
[ramka][b]Zobacz też [link=http://www.rp.pl/artykul/600055.html]komentarz do rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. dotyczącego świadectwa pracy[/link] [/b][/ramka]
