Najem lokali użytkowych: jak wynająć pomieszczenie na biuro czy sklep

Co do zasady nie ma ograniczeń w zawieraniu umów najmu lokali użytkowych. Można je zawierać na czas określony albo nieoznaczony, w zależności od potrzeb stron i zabezpieczenia ich interesów.

Umowę najmu na czas nieokreślony można  w zasadzie swobodnie wypowiedzieć z zachowaniem terminów wypowiedzenia, natomiast umowę na czas oznaczony wypowiada się tylko z przyczyn wskazanych w ustawie bądź określonych w umowie. Umowa nie musi być wykonywana od dnia jej podpisania, może przewidywać nawiązanie stosunku najmu od innego terminu w przyszłości albo określać go na dzień wydania lokalu najemcy.

Warto jednak zwrócić uwagę na regulacje art. 661 k.c. Przepis ten przewiduje, że najem zawarty na czas dłuższy niż lat dziesięć poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony.

Dotyczy to sytuacji, gdy jedna ze stron jest przedsiębiorcą, a druga nie ma takiego statusu albo obie strony nie są przedsiębiorcami. Inaczej jest natomiast w sytuacji, gdy umowa najmu lokalu użytkowego jest zawierana pomiędzy przedsiębiorcami. Wtedy taki najem zawarty na czas dłuższy niż lat 30 poczytuje się po upływie tego terminu za zawarty na czas nieoznaczony.

Przystosowanie lokalu

Lokal użytkowy powinien nadawać się do prowadzenia w nim działalności określonej w umowie najmu, zwłaszcza powinien mieć wymagane przepisami budowlanymi wszelakie zgody i zezwolenia. Ich brak – mimo wcześniejszych zapewnień wynajmującego – oznacza, że lokal ma wady prawne.

Może więc to być powód wypowiedzenia umowy przez najemcę, i to bez zachowania terminów wypowiedzenia, bo taka wada prawna w praktyce uniemożliwia prowadzenie działalności (chodzi np. o lokale na apteki, działalność gastronomiczną, przedszkola, składy niektórych materiałów). Wynajmujący może też zostać zmuszony do zapłaty odszkodowania, jeśli z powodu takiej wady (usuwalnej) np. najemca opóźnia otwarcie swojej działalności albo musi poszukać nowego lokalu.

Brak różnego rodzaju zezwoleń, zgód i ustaleń strony mogą też załatwić w inny sposób – zawierając umowę z zastrzeżeniem warunku bądź terminu. Płatności czynszu będą wtedy uzależnione od tego, czy wynajmujący załatwi wszelkie wymagane formalności urzędowe, a najemca będzie miał pewność, że w przyszłości może rozpocząć działalność w tym lokalu i nie musi na razie szukać innej lokalizacji.

Przeszkody mogą być różne – brak zgody urzędników budowlanych na planowaną przebudowę, niechęć wspólnoty mieszkaniowej, kwestie partycypacji w kosztach itp.

Przeznaczenie lokalu ma też znaczenie dla wynajmującego. Ma on prawo wypowiedzieć umowę, jeśli najemca korzysta z lokalu niezgodnie z jego przeznaczeniem.

Przykład

Spółka wynajęła lokal na magazyn materiałów budowlanych, ale wykorzystuje go jednocześnie na pomieszczenie mieszkalne dla ekipy remontowej, mimo że lokal ten nie spełnia jakichkolwiek standardów wymaganych od lokali mieszkalnych.

W interesie wynajmującego jest też dokładne określenie, jaki rodzaj działalności można prowadzić w lokalu. Nie wystarczy stwierdzenie, że chodzi o działalność handlową lub usługową.

Jeśli w umowie precyzyjnie się określi, jaką działalność można tam prowadzić, to klauzula taka może być podstawą wypowiedzenia umowy z powodu korzystania z lokalu niezgodnie z jego przeznaczeniem.

Przykład

Lokal wynajęty pod bliżej niesprecyzowaną działalność usługową najemca przekształcił w agencję towarzyską. Jest to rodzaj biznesu, którego wynajmujący sobie nie życzy, ale nie zastrzegł tego wcześniej w umowie.

Umowa powinna jednak być w miarę elastyczna, aby nie każda zmiana profilu działalności albo wprowadzenie innego asortymentu oznaczało możliwość nagłego wypowiedzenia umowy.

Strony mogą w umowie dokładnie opisać zasady postępowania przy rozszerzaniu przez najemcę profilu działalności lub zmianie asortymentu, aby nie było w tej kwestii wątpliwości.

Dotyczy to również sytuacji, gdy wynajmującym jest profesjonalista i przy planowaniu zasad wynajmu korzysta z wcześniej ustalonego przez siebie (lub właściciela nieruchomości) tzw. planu wynajmu. Umowa może zastrzegać, na co najemca musi mieć pisemną zgodę wynajmującego.

Plany wynajmu i operaty szacunkowe

Nie wszystkie kwestie podlegają negocjacji. W niektórych obiektach wynajmujący są związani specjalnymi dokumentami marketingowymi, czyli tzw. planami wynajmu, a także wycenami nieruchomości. Plany wynajmu to domena rynku wynajmu lokali użytkowych, a bardzo rzadko lokali mieszkalnych.

Dotyczy to najczęściej centrów handlowych, specjalistycznych targowisk, prestiżowych biurowców. Są to dokumenty określające dokładnie, jakich najemców poszukuje właściciel nieruchomości, w jakiej wysokości może być minimalny czynsz i minimalna długość umowy, jakie dodatkowe warunki muszą spełniać chętni na lokale użytkowe, jaka ma być minimalna bądź maksymalna powierzchnia do wynajęcia dla jednego zainteresowanego podmiotu itp.

Narzucanie minimalnych standardów potencjalnym najemcom wynika wtedy z dominującej siły rynkowej wynajmującego. Chodzi o to, aby np. w centrum handlowym nie było zbyt dużo najemców z pokrewnych branż, którzy konkurowaliby ze sobą o klientów.

O ile negocjacjom podlega stawka czynszu, o tyle warto mieć świadomość, że podmioty wynajmujące duże powierzchnie biurowe, magazynowe lub handlowe badają rynek, zamawiają raporty o stawkach czynszu najmu w podobnych miejscach na lokalnym rynku, jak również operaty szacunkowe. Stawki proponowane przez takich wynajmujących uwzględniają oczywiście możliwość ich negocjacji, ale nie powinny drastycznie odbiegać od cen rynkowych.

Klauzula o porządku domowym

Często w praktyce powstaje konflikt pomiędzy np. spółdzielnią mieszkaniową lub wspólnotą mieszkaniową a najemcami z powodu tzw. porządku domowego. Klienci najemców lokali użytkowych są uciążliwi – panuje duży ruch, część usług jest świadczona  w godzinach nocnych, wizytujący korzystają z wind i klatek schodowych całego budynku itp. Warto zwrócić uwagę na art. 683 k.c.

Przewiduje on, że najemca lokalu powinien się  stosować do porządku domowego, ale tylko wtedy, gdy nie jest on sprzeczny z uprawnieniami wynikającymi z umowy. Powinien również liczyć się z potrzebami innych mieszkańców i sąsiadów. Wynajmujący może się zabezpieczyć przed konfliktami klauzulą, że regulamin porządku domowego jest załącznikiem do umowy.

W umowie może się też znaleźć zobowiązanie do przestrzegania porządku domowego i odpowiednie klauzule na wypadek jego zmiany w trakcie trwania najmu. Wynajmujący może też przewidzieć w umowie możliwość wypowiedzenia najmu.

Większe uprawnienia ma wynajmujący, jeśli działania najemcy łamią nie tylko regulamin porządku domowego, ale również samą umowę najmu. Wtedy można zastosować sankcje przewidziane w art. 685 k.c.

Przepis ten mówi, że jeżeli najemca lokalu wykracza w sposób rażący lub uporczywy przeciwko obowiązującemu porządkowi domowemu albo przez swoje niewłaściwe zachowanie czyni korzystanie z innych lokali w budynku uciążliwym, wynajmujący może wypowiedzieć najem bez zachowania terminów wypowiedzenia.

Protokoły odbioru

Warto, aby zarówno na początku, jak i na końcu najmu  strony spisały protokół odbioru lokalu użytkowego od drugiej strony. Protokół ten może być jednym z dowodów, że wynajmujący bądź najemca wywiązali się ze swoich ustawowych i umownych obowiązków. A tych powinności jest niemało.

Ponadto wynajmujący odpowiada za wady fizyczne i prawne lokalu, w trakcie umowy musi też utrzymywać go w odpowiednim stanie, a po zakończeniu najmu ma prawo odebrać lokal od najemcy w stanie niepogorszonym (z uwzględnieniem normalnego zużycia).

Protokół – oprócz opisu stanu faktycznego i technicznego lokalu – zawiera też oświadczenie stron, że znają stan lokalu użytkowego, akceptują go lub wnoszą do niego zastrzeżenia. Im precyzyjniejsze zapisy protokołu, tym mniej niepewności dla obu stron, że w razie sporu dojdzie do twierdzeń, że ktoś coś zataił.

Protokół dokumentujący wydanie lokalu najemcy ma również znaczenie przy zwrocie lokalu wynajmującemu, bo na jego podstawie można ustalić stan lokalu, w jakim powinien go zostawić najemca.

Większość kwestii związanych z odpowiedzialnością za stan lokalu strony mogą uregulować w umowie, ale zdarza się to rzadko, z reguły przy skomplikowanych umowach pomiędzy przedsiębiorcami. W innych przypadkach strony ograniczają się do powielenia norm kodeksu cywilnego, dlatego należy je przypomnieć, bo obowiązują one strony umowy najmu, jeśli w umowie nie uregulują one tych kwestii odmiennie.