Automatyczna rejestracja zgłoszeń w SWD nie była możliwa, ponieważ System nie miał w ogóle takiej funkcji i nie był połączony z urządzeniami nagrywającymi rozmowy telefoniczne. W efekcie konieczne było ręczne wpisywanie do Systemu danych o przyjęciu zgłoszenia po zakończeniu rozmowy (w rzeczywistości - często po zakończeniu obsługi zdarzenia). Utrudniało to pracę dyżurnych i opóźniało rejestrację zdarzeń. Dyżurni w pierwszej kolejności zajmowali się bowiem poszukiwaniem patrolu i kierowaniem go na miejsce zdarzenia, a dopiero później przystępowali do rejestracji zgłoszenia w SWD. NIK nie zgłasza żadnych zastrzeżeń do przyjmowanej w takich sytuacjach hierarchii czynności. Zwraca jednak uwagę, że konieczność działania w ten sposób powodowała, że czas reakcji policji na zdarzenie, był często zaniżany. Jest to istotne, ponieważ to czas reakcji na zgłoszenia jest jednym z mierników skuteczności działania, wybranych przez Policję. Tymczasem był on najczęściej liczony od momentu wpisania danych do SWD, a nie od momentu faktycznego zakończenia rozmowy ze zgłaszającym. Stąd też możliwe były m.in. stwierdzone przez kontrolerów przykłady odnotowanych w SWD bardzo krótkich czasów reakcji na zdarzenia (w skrajnych przypadkach zaledwie kilkanaście sekund).
Czas reakcji
Nieprawidłowości w rejestracji zgłoszeń w SWD, polegające na opóźnieniu wprowadzania danych do systemu, a co za tym idzie zaniżania czasu reakcji rejestrowanego w SWD i wykazywanego w statystykach stwierdzono w 16 z 24 skontrolowanych jednostek Policji, które posiadały rejestratory rozmów i służby dyżurne. Np. w jednej z komend w Krakowie średni odnotowany czas reakcji w 2013 r. wyniósł 18 minut 19 sekund i uległ obniżeniu do 15 minut 21 sekund w 2014 r. Jednak odsłuchane przez kontrolerów NIK rozmowy telefoniczne wykazały opóźnienie w rejestracji zgłoszeń o ok. 7-8 min, co wskazuje, że rzeczywisty czas reakcji wynosił około 23 minuty. Należy zaznaczyć, że część skontrolowanych jednostek Policji nie posiadała w ogóle rejestratorów rozmów, co uniemożliwiało porównanie danych zawartych w SWD z danymi rzeczywistymi.
Czas reakcji na zdarzenie oraz liczba patroli w służbie były głównymi miernikami, jakie Policja wyznaczyła sobie do oceny własnych działań w zakresie obsługi zgłoszeń obywateli. Z analiz prowadzonych w Komendzie Głównej Policji wynika, że w odniesieniu do 2013 r. średni czas reakcji na zgłoszenie rejestrowany w Systemie Wspomagania Dowodzenia został skrócony w 2014 r. dla terenów wiejskich o 58 sekund, a w miastach o 17 sekund, i wynosił: w terenie wiejskim 12 min 2 s oraz miejskim 9 min 19 s. Według stanu na 31 marca 2015 r. osiem z 17 komend nie osiągnęło oczekiwanego czasu reakcji. Dane dotyczące czasu reakcji na zgłoszenie nie były jednak, w ocenie NIK, w pełni wiarygodne, ponieważ opierały się m.in. na danych zarejestrowanych w Systemie Wspomagania Dowodzenia, a te w części przypadków nie odzwierciedlały rzeczywistego czasu reakcji.
SWD nie pozwalał dyżurnym na bieżący wgląd w lokalizację i dostępność patroli, przede wszystkim z powodu nieprawidłowego funkcjonowania Uniwersalnego Modułu Mapowego. Brak aktualnych map powodował, że nie można było przypisać do patrolu konkretnego adresu. Z kolei problemy z odświeżaniem danych powodowały, że na ekranie oprócz patroli na służbie, widoczne jako dostępne były także te jednostki, które już służbę zakończyły.
Dopiero wdrażany od grudnia 2014 r. pilotaż Formatkowego przekazywania zgłoszeń, którym od 3 lipca 2015 r. objęte zostały wszystkie jednostki podległe Komendzie Wojewódzkiej Policji w Krakowie, a którego kolejnym etapem było wdrażanie pilotażu na terenie Radomia i powiatu radomskiego, przewidywał uruchomienie automatycznego przekazywania i rejestracji zgłoszeń. Zaznaczyć należy jednak, że obejmował on jedynie zgłoszenia pod nr 112. Połączenia pod innymi numerami, w tym 997, nadal musiały być rejestrowane ręcznie.
W ocenie NIK różnice pomiędzy rzeczywistym a odnotowywanym czasem reakcji na zgłoszenie mogłyby zostać wyeliminowane dzięki funkcji automatycznej rejestracji zgłoszeń przez System Wspomagania Dowodzenia. Taka funkcja zapobiegałaby również ryzyku nierejestrowania zgłoszeń. Przypadki niezarejestrowania zgłoszeń stwierdzono w czterech kontrolowanych jednostkach, które obsługiwały bezpośrednio zgłoszenia. Wśród nich były zarówno takie, w których podjęto interwencję, jak również takie, które nie zostały zakwalifikowane przez dyżurnego do interwencji (nie każde zgłoszenie kwalifikowane jest jako wymagające interwencji). Na 330 zbadanych przez NIK zgłoszeń, do SWD nie wprowadzono 64. Np. w jednej z komend w Krakowie nie zarejestrowano 40 spośród 264 zbadanych zgłoszeń; w Czarnkowie - nie zarejestrowano 21 spośród 38 zgłoszeń, a w Trzciance - nie zarejestrowano jednego spośród pięciu zgłoszeń. W żadnym z ww. przypadków dane dotyczące okoliczności zdarzenia nie zostały uwzględnione w bazie informatycznej Policji. Należy podkreślić, że niezarejestrowane przypadki zgłoszeń dotyczyły różnych spraw: zarówno przemocy w rodzinie, kradzieży jak i zakłócania ciszy nocnej. Zdaniem NIK wszystkie zgłoszenia powinny być bezwzględnie rejestrowane w SWD.