Tak orzekł Wojewódzki Sąd Administracyjny w Warszawie i oddalił skargę Klaudii R., właścicielki firmy Pollana w Sierosławiu w woj. wielkopolskim (sygn. II SA/Wa 143/08).
Firma produkuje i sprzedaje bezpośrednio klientom pościel zdrowotną i wyroby z dzianin wełnianych. Umowy kupna-sprzedaży gromadzi chronologicznie w formie papierowej w segregatorach. Wprowadza je także do systemu elektronicznego Symfonia służącego do rozliczeń podatkowych. Po kontroli przeprowadzonej w ubiegłym roku inspektor GIODO uznał, że gromadzone personalia klientów są zbiorem i nakazał właścicielce firmy zgłoszenie go do rejestracji u generalnego inspektora ochrony danych osobowych. Podzielając tę opinię, GIODO utrzymał nakaz w mocy. Zgodnie z definicją z art. 7 ustawy o ochronie danych osobowych zbiorem jest każdy posiadający strukturę zestaw danych o charakterze osobowym, dostępnych według określonych kryteriów, niezależnie od tego, czy zestaw ten jest rozproszony lub podzielony funkcjonalnie.
– Nie prowadzę żadnego zbioru w rozumieniu art. 7, nie mam więc obowiązku zgłaszania go do rejestracji – argumentowała Klaudia R. w skardze do sądu. Prowadzony skorowidz umów nie ma charakteru osobowego, a dane w programie Symfonia służą wyłącznie do rozliczeń podatkowych.
Przedstawiciel GIODO podkreślał natomiast, że nie można danych w umowach i w systemie elektronicznym traktować jako dwóch odrębnych kategorii. Klientów łatwo zidentyfikować, ponieważ zarówno w skoroszytach, jak i w komputerze figurują imię, nazwisko i adres. Jest to więc jeden tylko zbiór danych.
Sąd podzielił to stanowisko i oddalił skargę. GIODO mógł wydać taki nakaz – orzekł. W sporze o interpretację pojęcia „zbiór danych” GIODO miał rację. Oba systemy: papierowy i elektroniczny, poprzez który można na różne sposoby dotrzeć do danych osobowych klientów, tworzą jedną całość. Dlatego należało uznać to za zbiór, który musi być zarejestrowany. Procedurę rejestracji oraz obowiązki administratorów zbiorów danych określają przepisy ustawy o ochronie danych osobowych. Wyrok jest nieprawomocny.
