Mniejsze inwestycje w IT

Przemyślane inwestycje w technologie mogą przynieść firmom wymierne oszczędności – podkreślają specjaliści. Kiedy kryzys minie, może się okazać, że przedsiębiorstwa, które w trudnym czasie podjęły ryzyko inwestycji, zdobyły przewagę nad konkurencją.

Jak wylicza Nina Korzeniowska z Sygnity, firmy planujące inwestycje w czasie kryzysu powinny się zastanowić nad nowymi systemami klasy ERP (zarządzanie zasobami firmy), CRM (zarządzanie relacjami z klientem) czy rozwiązaniami Business Intelligence (przekształcanie rozproszonych danych w informacje ważne dla firmy).

– Przynosi to konkretne korzyści, np. redukcję poziomu zapasów, usprawnienie procesów zaopatrzeniowych, lepszą organizację produkcji czy zwiększenie poziomu kontroli księgowej – wylicza Korzeniowska.

Decyzja o inwestycji w rozwiązanie tej klasy powinna być jednak dobrze przeanalizowana. Jednym z kluczowych czynników jest czas zwrotu z inwestycji. Według Marka Ryńskiego, dyrektora handlowego Sybase Polska, klienci branży IT powinni mieć świadomość, że np. w przypadku kupna systemu CRM zwiększającego wydajność handlowców o 10 proc. moment, kiedy inwestycja się zwróci, łatwo określić. Jednak w przypadku systemów do zarządzania zasobami ludzkimi czy rozwiązań billingowych nie jest to już łatwe. W takim przypadku warto rozważyć skorzystanie z profesjonalnego doradztwa.

Oszczędności powinny poszukać nawet te firmy, których podstawowa działalność opiera się na technologiach, np. e-sklepy. – Kryzys sprawił, że zaczęliśmy liczyć każdy grosz – przyznaje Tomasz Bator, wiceprezes Agito, jednego z największych w Polsce sklepów internetowych z elektroniką. – Jednak wydatki na IT ograniczyliśmy tylko częściowo. Rozwijamy platformę handlową, pracujemy nad własnym oprogramowaniem – wylicza Bator. Wobec konieczności cięcia kosztów firma wolała zmniejszyć zatrudnienie ze 100 do ok. 70 osób, niż zmniejszyć nakłady na technologie.

Spółki, które muszą zmniejszyć wydatki na IT, mają kilka opcji do wyboru. Alternatywą jest wykorzystanie oprogramowania bez opłat licencyjnych. – W modelu oprogramowania jako usługi (software as a service) płacimy tylko za rzeczywisty czas wykorzystania produktu. Wiele aplikacji tego typu dostępnych jest za pośrednictwem przeglądarki internetowej. Z kolei model wykupu czasowych subskrypcji (Application Service Provider) pozwala wynająć potrzebne oprogramowanie tylko na czas trwania konkretnego projektu, bez konieczności kupowania licencji – tłumaczy Konrad Siatka, wiceprezes informatycznej spółki Software Mind.

Oszczędności można też poszukać przy zakupie sprzętu. Dzięki firmom wyspecjalizowanym w tzw. wirtualizacji nie jest już konieczny zakup nie tylko serwerów, ale nawet komputerów, z których korzystają pracownicy firmy (zostają one zastąpione terminalami). Do rozważenia jest także outsourcing. Dziś standardem jest zlecanie na zewnątrz obsługi poczty elektronicznej czy usług hostingowych. Wymierne korzyści może przynieść wyprowadzenie z firmy również zarządzania kadrami, obsługi finansowej czy księgowości.

Część firm zdecydowała się nawet na całkowite zamrożenie inwestycji w technologie. – Chcieliśmy zintegrować nasz system informatyczny z firmą kurierską, która nam wozi towar. Nie wiadomo jednak, jak długo kurier przetrwa na rynku, a inwestycja zwróciłaby się po półtora roku. Dlatego wolimy zatrudnić człowieka do przepisywania niekompatybilnych danych – wyjaśnia Sławomir Kubiński z bydgoskiej firmy Intersystem.

Droga do znalezienia oszczędności nie musi jednak oznaczać tylko cięcia wydatków. Jak wskazują eksperci, wiele rozwiązań informatycznych zostało zaprojektowanych w czasie szybkiego wzrostu gospodarki. W czasie dekoniunktury ich część może zostać bez większej straty dla firmy wyłączona czy ograniczona. Od profilu firmy i skali jej działalności zależy, jakie konkretnie ograniczenia można wprowadzić. – Nie ma tu uniwersalnej recepty – przyznaje Tomasz Grabowski, menedżer w firmie KPMG.

Zestaw reguł, według których należy zacząć szukać oszczędności informatycznych, zawiera m.in.: przejrzenie istniejących zasobów firmy w celu zwiększenia ich efektywności czy wydłużenie cyklu życia używanych produktów oraz wstrzymanie procesów wymiany sprzętu i oprogramowania na nowsze, chyba że jest to konieczne.

[ramka]„RZECZPOSPOLITA” RADZI

? Nie wstrzymuj całkowicie wydatków na IT. Mądrze wydane pieniądze mogą szybko przynieść oszczędności.

? Inwestuj w projekty, które najbardziej precyzyjnie określają moment zwrotu z inwestycji.

? Rozważ wynajem oprogramowania lub korzystanie z usług typu software as a service, gdzie płaci się tylko za rzeczywisty czas wykorzystania produktu.

? Wydaj, by oszczędzić. Lepszy system zarządzania zasobami (ERP) lub sprzedażą (CRM) może zredukować koszty.

? Rozważ outsourcing. Wyprowadzenie na zewnątrz finansów, księgowości czy HR może pomóc zmniejszyć koszty.

? Dokonaj przeglądu zasobów firmy. Część usprawnień kosztowych można wprowadzić na drodze innowacji organizacyjnych.

? Płatnych aktualizacji sprzętu i oprogramowania dokonuj,

tylko, jeśli jest to naprawdę konieczne. [/ramka]

[ramka]Rezygnacja z inwestycji w IT nie jest rozsądna

Tomasz Grabowski, menedżer w firmie doradczej KPMG

[b]Rz: Jak zarządzać informatyką, kiedy trzeba na niej oszczędzać?[/b]

Tomasz Grabowski: Polityka IT zależy od specyfiki działalności firmy i kondycji przedsiębiorstwa. Nie ma uniwersalnych strategii, które sprawdzają się zawsze, ale jest kilka pomysłów, które sprawdzają się w większości przypadków. Można się zastanowić nad oszczędnościami przez obniżenie poziomu świadczonych usług. Mówię np. o skróceniu czasu pracy tzw. helpdesku z 24 godzin na dobę do godzin biznesowych. Warto też się przyjrzeć wewnętrznym systemom, przemyśleć, czy firma potrzebuje ich wszystkich. Poza tym warto się zastanowić nad wewnętrzną architekturą systemów i rozważyć np. standaryzację i wirtualizację pewnych rozwiązań. Rośnie też popularność outsourcingu.

[b]To kosztuje, a firmy szukają dziś oszczędności...[/b]

Kiedy brakuje środków na inwestycje, należy rozważyć wykorzystanie funduszy unijnych. Poza tym usprawnić działalność firmy można też, korzystając z dostępnych zasobów, dokonując zmian organizacyjnych wewnątrz firmy. Oczywiście dużo zależy od branży i skali działalności przedsiębiorstwa.

[b]Czy w kryzysie małe i średnie firmy powinny zupełnie wstrzymać się z nowymi inwestycjami?[/b]

Nie ma tu jednoznacznej odpowiedzi. Każda inwestycja w nowinkę powinna mieć uzasadnienie ekonomiczne i zwrócić się w rozsądnej perspektywie. W obecnej sytuacji jest to maksymalnie 12 – 18 miesięcy. Najnowsze rozwiązania nie zawsze są konieczne. Z drugiej strony zupełna rezygnacja z inwestycji nie jest rozsądna. Nowocześniejszy sprzęt często zużywa mniej energii, zajmuje mniejszą powierzchnię, a do jego obsługi potrzeba mniejszej ilości osób.