fbTrack
REKLAMA
REKLAMA

VAT

Służbowy telefon - gdy pracownik dopłaca do rachunku

www.sxc.hu
Spółka, która obciąża zatrudnionych kosztami prywatnych rozmów ze służbowych komórek, może udokumentować to listą nazwisk i należnych kwot. Będzie to prawidłowe także dla rozliczeń VAT.

- Pracownicy naszej firmy, wykonując obowiązki służbowe, korzystają z telefonów komórkowych. Każdy pracownik ma określony limit korzystania z telefonu (określony liczbą darmowych minut wynikających z abonamentu). Za rozmowy wykonane ponad ustalony limit pracownik musi zapłacić sam. Jak prawidłowo ująć koszty prywatnych rozmów pracowników w księgach rachunkowych? – pyta czytelnik.

Co do zasady koszty zakupu usług telekomunikacyjnych stanowią dla firmy koszty działalności operacyjnej i są księgowane na koncie „Usługi obce". Podstawą zaewidencjonowania kosztu jest faktura otrzymana od firmy telekomunikacyjnej. Ujmując koszty rozmów telefonicznych warto pamiętać o właściwym momencie ich zarachowania. Zgodnie z art. 6 ust. 1 ustawy o rachunkowości (uor), w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na jej rzecz przychody i obciążające ją koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Oznacza to, że poniesione wydatki muszą obciążać koszty okresu sprawozdawczego, którego dotyczą (w którym prowadzone były rozmowy), niezależnie od terminu wystawienia faktury bądź jej opłacenia.

Jak świadczenie usług

Rozliczanie prywatnych rozmów pracowników jest – na podstawie art. 8 ust. 1 ustawy o VAT – świadczeniem usług i podlega opodatkowaniu VAT na zasadach ogólnych.

Po otrzymaniu faktury od firmy telekomunikacyjnej pracodawca obciąża pracownika ustaloną częścią kosztów rozmów telefonicznych. W przypadku opisanym w pytaniu będzie to kwota powyżej limitu abonamentu. W praktyce dokumentem, na podstawie którego firma obciąża pracownika kosztami prywatnych rozmów telefonicznych, jest najczęściej faktura (refaktura) VAT.

Refakturując koszty na pracowników spółka powinna zastosować taką samą stawkę VAT, jaka widniała na fakturze pierwotnej.

Sposób uregulowania należności przez pracownika jest uzależniony od praktyki obowiązującej w danej jednostce. Pracownik może rozliczyć się z pracodawcą gotówką lub zgodzić się na potrącenie przy wypłacie wynagrodzenia.

Refakturowanie nie jest konieczne

Przepisy ustawy o VAT nie wymagają, aby podatnik wystawił fakturę osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej. Zgodnie jednak z art. 106b ust. 3 ustawy o VAT, osoby te mają prawo zażądać wystawienia faktury. Jednak w przypadku dostawy mediów nawet żądanie nabywcy nie zobowiązuje sprzedawcy do wystawienia faktury. Oczywiście może ją wystawić, nie jest to błąd, ale nie musi tego robić.

Jeżeli firma nie będzie wystawiała pracownikom refaktur na kwotę przekraczającą przyznany im limit rozmów telefonicznych, to może dokumentować to rozliczenie, wstawiając inny niż faktura dokument, np. listę obciążanych pracowników wraz z właściwymi kwotami.

To pozostała działalność operacyjna

W księgach rachunkowych część kosztów rozmów telefonicznych, które są refakturowane na pracowników, ujmuje się na koncie „Pozostałe koszty operacyjne". Natomiast przychód uzyskany przez pracodawcę ze zwrotu przez pracownika kosztów rozmów prywatnych wykonywanych z telefonów służbowych ewidencjonuje się na koncie „Pozostałe przychody operacyjne".

Przykład

Spółka otrzymała fakturę VAT za usługi telekomunikacyjne na kwotę netto 1000 zł plus 23-proc. VAT: 230 zł. Abonament miesięczny wynosił 600 zł, a wartość wykonanych połączeń telefonicznych wyniosła 400 zł. Na podstawie billingu ustalono, że 400 zł to koszty rozmów prywatnych trzech pracowników. Spółka wystawiła refaktury dla pracowników za przeprowadzone rozmowy, doliczając 23-proc. VAT.

Ewidencja księgowa:

1. Faktura za usługi telekomunikacyjne

a) wartość brutto

Wn „Rozliczenie zakupu" 1230 zł

Ma „Rozrachunki z dostawcami" 1230 zł

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu

Wn „VAT naliczony" 230 zł

Ma „Rozliczenie zakupu" 230 zł

2. Rozliczenie kosztów usług telekomunikacyjnych

a) część pokrywana przez pracodawcę

Wn „Usługi obce" 600 zł

Ma „Rozliczenie zakupu" 600 zł

b) część podlegająca refakturowaniu na pracownika

Wn „Pozostałe koszty operacyjne" 400 zł

Ma „Rozliczenie zakupu" 400 zł

3. Wystawienie faktury VAT (refaktury) dla pracownika na koszty rozmów prywatnych

Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami" 492 zł

Ma „Pozostałe przychody operacyjne" 400 zł

Ma „VAT należny" 92 zł

Źródło: Rzeczpospolita
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
NAJNOWSZE Z RP.PL
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA
REKLAMA: automatycznie wyświetlimy artykuł za 15 sekund.
REKLAMA
REKLAMA