Nowe technologie w pracy prawników i transformacje działów prawnych

Postęp technologiczny w niemal każdym obszarze biznesu determinuje zmiany w branży prawniczej – podkreśla się w raporcie kancelarii PwC Legal „Nowe technologie w pracy prawników i transformacje działów prawnych" do którego dotarła "Rzeczpospolita".

Czytaj także: Sztuczna inteligencja w kancelariach prawnych

– Pytaliśmy m.in. o sposób funkcjonowania działów prawnych, technologie wykorzystywane w ich codziennej pracy, a także o największe wyzwania – wylicza Cezary Żelaźnicki, partner zarządzający w kancelarii PwC Legal.– Nasi respondenci dostrzegają rosnący wpływ rozwiązań technologicznych na funkcjonowanie ich działów prawnych, przy czym to właśnie trudności z wdrażaniem nowych technologii i ograniczenia budżetowe są dla nich wyzwań – dodaje.

Z badania wynika, że ponad 50 proc. dyrektorów działów prawnych jest skłonnych zainwestować w technologię, jeżeli będzie to uzasadnione potrzebami biznesowymi. Tylko 13 proc. badanych odpowiedziało negatywnie. W ocenie profesora Ryszarda Sowińskiego brak otwartości na zmiany może sporo kosztować.

– Wdrażanie nowych technologii w działach prawnych i kancelariach jest koniecznością. Kto tego nie zrozumie, wkrótce boleśnie to odczuje – mówi Ryszard Sowiński, profesor Wyższej Szkoły Bankowej, wspólnik w Naveo Sowiński i Sęk sp.j. Przekonuje, że nowe technologie pozwalają na poprawę skuteczności i efektywności działania.

Szkoda być w tyle

– Mówią o tym zarządy przedsiębiorstw i wynika to z rozwoju konkurencji na rynku. Spadek cen i presja płacowa powodują, że właściciele kancelarii szukają źródeł poprawy rentowności. Kancelarie zaniedbujące wdrażanie nowych technologii mogą być mniej dochodowe i mieć problem z utrzymaniem talentów – akcentuje ekspert, który trudni się doradztwem biznesowym dla kancelarii.

Z jego obserwacji wynika, że często prawnicy nie wykorzystują w pełni możliwości, które oferują im istniejące już rozwiązania technologiczne.

– Przyczyny to brak świadomości ich istnienia i korzyści z nich płynących oraz umiejętności menedżerskich do ich skutecznego wdrożenia – wskazuje prof. Sowiński.

Z raportu wynika, że wiele rozbija się o pieniądze. 56 proc. badanych wskazuje, że budżet jest jedną z największych blokad w zwiększaniu efektywności pracy departamentu prawnego. 40 proc. utyskiwało, że używane rozwiązania technologiczne nie zaspokajają potrzeb wynikających ze specyfiki pracy prawnika. Chodzi zarówno o sferę merytoryczną (związaną z systemem prawnym), jak i bariery transgraniczne (co ma znaczenie dla polskich organizacji).

W służbie RODO

Raport wskazuje, w których obszarach technologia może pomóc prawnikom: to procesy wdrażania zmieniających się regulacji i compliance.

„Najlepszym i najświeższym przykładem jest tutaj RODO, gdzie znajomość systemów i technologii była niezbędna do identyfikacji procesów, w trakcie których dochodzi do przetwarzania danych osobowych. Wdrożenie nowej regulacji wymagało zrozumienia biznesu klientów – nierzadko opartego o nowe technologie" – czytamy.

Z raportu wynika, że firmy chętnie (61 proc. badanych) zlecają część procesów, za które odpowiada departament prawny, podmiotom zewnętrznym, dokonując outsourcingu do kancelarii prawnej lub alternatywnego dostawcy usług.

– Załóżmy, że klient zobligowany jest do inwentaryzacji wielu umów, bo łączy się z drugą spółką. W takim przypadku zidentyfikować należy wszelkie kontrakty, które zawierają tzw. klauzule zmiany kontroli. To dla działu prawnego duże przedsięwzięcie. W krótkim czasie trzeba bowiem przeanalizować dużą liczbę umów. Można to robić tradycyjnie w kancelarii albo przekazać właśnie do centrum kompetencji, które zajmuje się obsługą powtarzalnych czynności prawnych – wskazuje Cezary Żelaźnicki.

Z wcześniejszych badań PwC wynika, że odpowiednio zaprojektowany algorytm niekiedy robi mniej błędów niż człowiek.

– Dlatego w pisaniu prostych nakazów zapłaty czy wyszukiwaniu klauzul umownych będę nas zastępowały maszyny. Nie oznacza to, że całkowicie wyeliminują prawników. Z pewnością wspomogą ich jednak w pracy – puentuje Żelaźnicki. ©?

Czym dysponują działy prawne

26 proc. Scentralizowany system archiwizacji dokumentów

18 proc. Programy do zarządzania sprawami/sporami

17 proc. Narzędzia do organizacji pracy i komunikacji

16 proc. Posługują się podpisem elektronicznym

14 proc. Systemy zarządzania umowami – prawami i obowiązkami

5 proc. Programy do automatycznego gromadzenia dokumentów

3 proc. System elektronicznego rozpoznawania dowodów dla celów postępowań sądowych